PowerPoint เป็นโปรแกรมนำเสนองานแบบสไลด์ หรือ Slide Presentation ในชุด MicroSoft Office ที่ถือเป็นพื้นฐานจำเป็นที่คนทำงานด้วยคอมพิวเตอร์จะต้องสร้างงานบน PowerPoint ได้และใช้งาน PowerPoint เป็น… ซึ่งการสร้างได้ใช้เป็น กับการสร้างอย่างดีใช้อย่างโดน ที่หมายถึงสไลด์ PowerPoint สร้างมาอย่างปราณีต และเมื่อเอาไปช่วยอธิบายเรื่องยากๆ แล้วคนรับสารถูกใจและได้ข้อความหรือ Messages ครบถ้วนจากคนส่งสาร… มีความแตกต่างกันมาก
ประเด็นก็คือ… PowerPoint เป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายมาก ง่ายชนิดที่ทำออกมาลวกๆ ก็ใช้ได้แล้ว ซึ่งด้านมืดของความง่ายในหลายๆ ประเด็น ทำให้คนส่วนใหญ่ทำ PowerPoint ออกมาได้ห่วย และใช้เครื่องมือเตรียมสไลด์บน Toolbar เพียงไม่กี่ตัวก็ได้สไลด์นำเสนอที่ “ใช้ได้แล้ว” ซึ่งนั่นเป็นคนละเรื่องกับสไลด์สวย ดึงดูด เข้าใจง่าย สบายตาและเป็นหน้าเป็นตาให้คนทำ
โดยทั่วไป คนที่ต้องใช้ PowerPoint จะเตรียมไฟล์ PowerPoint โดยแยกข้อมูลเรียงลงสไลด์ตามลำดับไปก่อน แล้วค่อยมาจัดรูปแบบ เติมรูป ปรับฟอนต์ หรือไม่ก็ใส่ข้อมูลไป ปรับรูปแบบใส่รูปแก้ฟอนต์ไปจนเสร็จ… ซึ่งส่วนใหญ่จะทุลักทุเลจนเสียเวลาเตรียมสไลด์มากมาย และถ้าต้องแก้ไขหรือปรับสไลด์ใหม่อีกรอบก็มักจะวุ่นวายซับซ้อน เช่น ถ้าต้องเพิ่มข้อความอีกซักประโยคสองประโยคเข้าไป บ่อยครั้ง Layout เละจนต้องเสียเวลาอีกโข… นี่ยังไม่นับทักษะการ COPY -> PASTE ที่ไม่เคยรู้ว่า PowerPoint มีโหมดการ PASTE หลายรูปแบบให้ใช้ แต่ไม่เคยรู้และไม่เคยใช้มาก่อนในชีวิต…
คำแนะนำต่อไปนี้คือเทคนิคการทำ PowerPoint ส่วนตัวที่ผมใช้ครับ
1. เลือก Template หรือแม่แบบงานนำเสนอและปรับแต่ง Template ให้พร้อมใช้
ถ้าท่านสร้างสไลด์นำเสนอด้วย PowerPoint ใหม่… โปรแกรมจะมี Template มาตรฐานให้เลือกใช้มากมาย รวมทั้งสามารถ Download เพิ่มเติมได้ด้วย ซึ่งการเลือกใช้ Template มาตรฐานไม่ใช่เรื่องน่าตำหนิอะไรเลย ถ้า… ท่านเข้าใจก่อนว่า Template มาตรฐานเหล่านั้นไม่ได้สร้างมาเพื่อท่านคนเดียว นั่นหมายความว่า เมื่อเลือก Template มาแล้วก็ต้องปรับแต่ง Template ให้เหมาะกับงานของท่านที่สุดก่อนใช้เสมอ… ซึ่งการปรับแต่ง Template หลักๆ ที่ต้องทำแน่ๆ คือเรื่องฟอนต์ครับ… เพราะ Template ส่วนใหญ่ตั้งค่าฟอนต์ปกติ หรือ Default ค่าฟอนต์มากลางๆ ซึ่งไม่เหมาะกับภาษาไทย ที่เรานิยมใช้ภาษาไทยปนภาษาอังกฤษและเลขอาราบิค ในงานนำเสนอ… ทำให้หลายครั้งเราต้องไล่แก้ฟอนต์เพื่อให้ขนาดตัวอักษร ช่องไฟและความสูงของบรรทัดข้อความให้ดูดี จนเหนื่อยกว่าจะครบทุกสไลด์… ซึ่งถ้าหากแก้จาก Template โดยเฉพาะการแก้ใน Slide Master ที่สามารถแก้ที่เดียวเปลี่ยนให้ทุกสไลด์ ขอเพียงแค่ทุกสไลด์สร้างขึ้นอ้างอิง Slide Master เท่านั้น… ส่วนท่านที่อยากได้ Template สวยๆ จากอินเตอร์เน็ต ผมแนะนำ 24slides.com ครับ… แต่ไม่ว่าจะอย่างไร เลือกและ Download มาแล้วก็ต้องเปิดมาปรับ Slide Master ก่อนใช้เช่นกันครับ
- ไปที่ View → คลิก Slide Master หรือ สไลด์ต้นแบบ จะได้ Tab Slide Master
- ที่ Tab Slide Master สามารถสร้าง Master หรือแม่แบบสไลด์เพิ่มได้ไม่จำกัด และที่ชุดคำสั่ง Master Layout ก็สามารถวางโครงสร้างแม่แบบได้ตามความต้องการ และยังสามารถปรับฟอนต์ สีและธีม เพิ่มเติมได้ที่นี่
- ปิด Tab Slide Master หรือ Close Master บน Toolbar
- ที่ Tab Home… หากคลิกที่ สามเหลี่ยมข้างปุ่ม New Slide บน Toolbar ท่านจะได้ Template จาก Slide Master เรียกมาใช้ได้ไม่จำกัด
การใช้ Slide Master จะทำให้งาน PowerPoint ที่ต้องสร้างสไลด์จำนวนมาก เสร็จเร็วขึ้นมากเมื่อต้องสร้างสไลด์ที่มีโครงสร้างคล้ายๆ กัน… ซึ่งรูปแบบของโครงสร้างสไลด์ที่จำเป็นต้องใช้บ่อยๆ ในไฟล์งานเดียวกัน ยิ่งควรต้องสร้างเป็น Slide Master เอาไว้เช่น สไลด์ที่ต้องมีหัวเรื่อง หรือ Title อยู่ด้านบน… มีรูปประกอบแบบจตุรัสด้านซ้าย… มีข้อความอยู่ด้านขวา… เมื่อสร้าง Slide Master ไว้แล้ว ก็เพียงแค่ดึงแม่แบบมาสร้างสไลด์ใหม่ เติม Title รูปภาพและข้อความ… แค่นั้นก็เสร็จแล้ว… และทุกสไลด์ที่ใช้แม่แบบนี้ก็จะมีโครงสร้างเดียวกันหมด
2. ทำงานกับรูปภาพอย่างมืออาชีพ
- รูปภาพที่ใช้ประกอบสไลด์ควรรักษาสัดส่วนของภาพตามอัตราส่วนต้นฉบับหากต้องปรับขนาดภาพ หรือ Resize
- หากต้องการใช้ภาพด้วยรูปทรงอื่นๆ เช่น รูปหัวใจ หรือรูปแปดเหลี่ยมเป็นต้น… ให้ Insert → Shapes → เลือกรูปทรงที่ต้องการเข้ามา และให้ Format Shape → Shape Options → Fill → Picture or Texture Fill → Insert Picture From… นอกจากนั้น ท่านยังสามารถ Crop รูปภาพให้ได้ตำแหน่งรูปภาพและขนาดที่พอดีกับรูปทรงที่ใช้ แล้วใช้คำสั่ง Cut แล้วเลือกรูปทรง → Format Shape → Shape Options → Fill → Picture or Texture Fill → Insert Picture From → Clipboard
- หากต้องการปรับแต่งภาพขั้นสูง… โปรดปรับแต่งรูปภาพจากโปรแกรมภายนอก เช่น PhotoShop ก่อนนำมาใช้
3. Cut/Copy → Paste อย่างมืออาชีพ
คุณลักษณะที่โดดเด่นที่สุดที่คอมพิวเตอร์ครองใจคนได้มากที่สุด ก็คือฟังก์ชั่นการสำเนาข้อมูลได้ไม่จำกัด ซึ่งชุดคำสั่งอย่าง Copy หรือการสำเนาและรักษาต้นฉบับไว้เหมือนเดิม… หรือ Cut เพื่อสำเนาและลบต้นฉบับไปก่อน… แล้วจึงนำไป Paste หรือวางสำเนายังตำแหน่งที่ต้องการ… ซึ่งสิ่งที่คนผิดพลาดมากที่สุดในการใช้คอมพิวเตอร์ก็คือการ Paste หรือวางสำเนานี่เอง… โดยเฉพาะในโปรแกรมที่มีรูปแบบการวางมากกว่าหนึ่งค่า ซึ่งโปรแกรมออกแบบไว้ช่วยการจัดรูปแบบ หรือ Format สำเนาให้อัตโนมัติ… และ PowerPoint เองก็เป็นโปรแกรมหนึ่งที่มีรูปแบบการ Paste หรือวางสำเนาให้ใช้มากถึง 3-4 ตัวเลือกทีเดียว… ก่อน Paste หรือวางสำเนาครั้งต่อไป ลองคลี่สามเหลี่ยมข้างปุ่ม Paste หรือปุ่มวางดูก่อนน๊ะครับ ถ้าไม่เคยใช้
4. เลือกฝังฟอนต์ไปกับไฟล์งานด้วย
ไฟล์งาน PowerPoint ที่สร้างจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง เมื่อนำไปเปิดใช้อีกเครื่องหนึ่ง… หลายครั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เปิด ไม่มีฟอนต์แบบเดียวกับเครื่องที่สร้างสไลด์ขึ้นมา… ทำให้ต้องแก้ไขกันใหม่เรื่อยๆ เหมือนงานที่ทำมาไม่เรียบร้อย ซึ่ง PowerPoint ได้เตรียมฟังก์ชั่นการแนบฟอนต์หรือ Embed Fonts ไปกับไฟล์งานได้เลยเพื่อแก้ปัญหาไม่มีฟอนต์ที่เครื่องปลายทาง โดย…
- ไปที่ File → Options → Save
- ไปที่ Section Preserve Fidelity when sharing this presentation เชคที่ Embed fonts in the file
5. ใช้ Video Background ให้สไลด์
สไลด์ PowerPoint โดดเด่นมาตั้งแต่ยุคแรกๆ ของซอฟท์แวร์การนำเสนอ ที่ใช้ทดแทนการนำเสนอด้วย Flip Chart Board รวมทั้งแผ่นใส่และแม้แต่เครื่องฉายสไลด์ฟิล์มเนกาทีฟ ที่หลายคนคงลืมไปแล้ว… ความโดดเด่นที่ว่าของ PowerPoint ก็คือการใส่พื้นหลังให้สไลด์หรือ Background ได้หลากหลายทั้งเลือกเป็นสีพื้นเฉดต่างๆ จนถึงรูปภาพ… แต่ที่ดึงดูดสายตามากที่สุดคงจะเป็นการ Insert Video หรือใส่คลิปวิดีโอแล้วปรับขนาดเต็มพื้นหลัง และตั้งค่าให้เล่นอัตโนมัติและเล่นวนไปหรือ Loop โดยมีข้อความ รูปภาพและสารที่ต้องการนำเสนอเหมือนเดิม โดยมีวิดีโอเล่นอยู่เบื้องหลังอีกที ซึ่งหลายๆ กรณีก็ดูมีเสน่ห์ไปอีกแบบ แต่บางกรณีก็ต้องใช้อย่างระมัดระวัง เพราะภาพเคลื่อนไหวหรือคลิปจะดึงดูดสายตามากกว่า… หากท่านอยากลองใช้เทคนิคนี้ ผมแนะนำเวบไซต์ Pexels.com/videos ที่แบ่งปัน Footage Video ฟรีมากมาย ให้เอามาใช้ทำ Background หรือแม้แต่ประกอบสไลด์และใช้ตัดต่อกับวิดีโอสื่อทุกชนิด
5 แนวทางคร่าวๆ สำหรับท่านที่ใช้งาน PowerPoint เป็นระดับหนึ่งครับ… ซึ่งถ้าท่านอ่านแล้วงงๆ แสดงว่าพื้นฐาน PowerPoint ของท่านน้อยเกินไป ควรหาคู่มือ หนังสือหรือคลิปติวดีๆ เรียนพื้นฐานให้แน่นนิดนึงก่อน… และออกตัวก่อนว่า ทั้งหมดเขียนเล่าคร่าวๆ ที่ไม่ใช่การสอนขั้นตอนการทำสไลด์ แบบคู่มือการใช้งาน ที่สุดท้าย Software ที่ Update ไปเรื่อยๆ ก็จะหน้าตาไม่เหมือนในรูปที่ Capture Screen มาสอนไว้อยู่ดี
แต่ชั่วโมงนี้… เพื่อนครูอาจารย์หลายท่านต้องทำ eLearning ที่ไม่ได้มีแต่นักเรียนในห้องเท่านั้นที่จะเห็นงานสอนและสื่อสอนของท่านเหมือนเมื่อก่อน ซึ่งการเริ่มกันที่ PowerPoint ไม่ว่าจะใช้สอนแบบ Sychronous หรือจะผลิตสื่อ Asynchronous… หรือจะแค่ใช้ PowerPoint เตรียม Storyboard ก็ตาม… ก็อยากปันประสบการณ์เล็กๆ น้อยๆ เผื่อหลายๆ ท่านยังไม่ทราบ
