9 Box Grid หรือ ตาราง 9 ช่อง เป็นเครื่องมือทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งมุ่งเป้าการพัฒนาคนในองค์กร และ วางแผนสืบทอดตำแหน่งของบุคคลากร หรือ Development and Succession Planning… ซึ่ง 9 Box Grid จะทำให้เห็นข้อมูลบุคคลากรที่ต้องใช้ประกอบการพิจารณา โดยจะมีทั้งผลการปฏิบัติงานปัจจุบัน และ ศักยภาพการพัฒนาในอนาคตไปพร้อมกัน… องค์กรขนาดใหญ่ และ ที่ปรึกษาทางธุรกิจมักจะใช้ 9 Box Grid เป็นเครื่องมือในการค้นหาพนักงานศักยภาพสูง รวมทั้งผู้นำองค์กรในอนาคตตามแผนสืบทอดตำแหน่งงาน
ข้อมูลจากเวบไซต์ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร อธิบายเกี่ยวกับ 9 Box Grid ไว้ว่า… เป็นตาราง 3 x 3 แกนนอน หรือ แกน X หมายถึงผลการปฏิบัติงาน หรือ Performance ในปัจจุบันของพนักงาน พนักงานที่ได้รับการประเมินสถานะ หรือ Standing ให้อยู่ในช่องด้านขวา จะแสดงผลการปฏิบัติงานของบุคคลที่ดีกว่าช่องด้านซ้าย… ส่วนแกนตั้ง หรือ แกน Y หมายถึงศักยภาพในการเติบโตก้าวหน้า หรือ Potential ในวิชาชีพหรือ ในการบริหารต่อไปในอนาคต โดยช่องบนจะแสดงศักยภาพของบุคคลที่ดีกว่าช่องล่าง…
เมื่อนำรายชื่อพนักงานเรียงลำดับใส่ 9 Box Grid ก็จะเห็นว่า… พนักงานที่มีชื่ออยู่ในช่องล่างสุดทางซ้ายจะเป็นพนักงานที่มีศักยภาพ และ ผลการทำงานต่ำที่สุด… ส่วนพนักงานที่มีชื่อในช่องแถวบนขวาสุดจะเป็นพนักงานที่มีศักยภาพและผลการปฏิบัติงานสูงสุด… ส่วนพนักงานที่มีชื่ออยู่ในช่องอื่นๆ ก็จะถูกจัดกลุ่มด้วย “ศักยภาพ หรือ Potential กับ ผลงาน หรือ Performance” โดยทั้งหมดจะนำไปสู่การวางแผนพัฒนาองค์กร และ กำลังคนในองค์กรได้อย่างถูกต้องเหมาะสมที่สุด โดย… ผู้ที่มีชื่อในช่องขวาบน หรือ Stars จะได้รับการวางตัวว่ามีโอกาสสืบทอดตำแหน่งจากผู้บังคับบัญชาปัจจุบัน… ส่วนผู้ที่มีชื่ออยู่ในช่องล่างซ้าย หรือ Bad Hires จะเป็นบุคคลากรที่จะได้รับการทบทวนภารกิจ และ หน้าที่ความรับผิดชอบ รวมทั้งการพิจารณาเลิกจ้างโดยเร็วด้วย
อย่างไรก็ตาม… การประเมินสถานะบุคคลเพื่อบรรจุชื่อลงช่องต่างๆ ทั้ง 9 จะมีเกณฑ์การประเมินที่ออกแบบขึ้นเฉพาะองค์กร โดยมีหลักคิด และ ขั้นตอนในการพิจารณาตามลำดับดังนี้คือ
1. การประเมินผลการปฏิบัติงาน หรือ Assessing Performance
จะใช้ระบบการบริหารผลการปฏิบัติงานเพื่อประเมินการปฏิบัติออกเป็น 3 ระดับ คือ…
- ผลการปฏิบัติงานต่ำ หรือ Low Performance… จะเป็นพนักงานผู้มีคุณสมบัติไม่เหมาะกับงานที่รับผิดชอบ ไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้ตามเป้าหมาย
- ผลการปฏิบัติงานปานกลาง หรือ Moderate Performance… จะเป็นพนักงานผู้มีคุณสมบัติเหมาะกับงานที่รับผิดชอบเพียงบางส่วน สามารถทำงานให้สำเร็จได้ในระดับปานกลาง
- ผลการปฏิบัติงานสูง หรือ High Performance… จะเป็นพนักงานมีคุณสมบัติครบถ้วนตามความต้องการของงานที่รับผิดชอบ สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จอย่างสมบูรณ์
ข้อมูลจากเวบไซต์ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร แนะนำเพิ่มเติมว่า… การประเมินตามแนวคิดนี้ จำเป็นต้องมีคำบรรยายลักษณะงานตามโครงสร้างการทำงานที่ชัดเจน โดยระบุว่าต้องการให้เกิดผลสำเร็จอะไรในงานนั้น หรือ Job Requirement และ มีตัวชี้วัดความสำเร็จของงานในหน้าที่รับผิดชอบ บางองค์กรอาจประเมินผลการปฏิบัติงานจากปัจจัยตัวอื่น เช่น จากความสำเร็จตามเป้าหมายส่วนบุคคล… จากการทำงานร่วมกับทีมงาน หรือ จากการประเมินแบบ 360 องศา… ส่วนในทางปฏิบัติ ผู้ประเมินมักไม่ผิดพลาดถึงขนาดประเมินผลการปฏิบัติจากต่ำให้เป็นสูง หรือ จากสูงให้เป็นต่ำ แต่อาจปรับผลการประเมินจากที่ควรจะเป็นต่ำให้เป็นปานกลางเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้พัฒนาตนเอง
2. ประเมินศักยภาพ หรือ Assessing Potential
ศักยภาพในการทำงานจะหมายถึงทักษะ ความรู้และความสามารถของพนักงาน รวมทั้งโอกาสที่พนักงานจะได้ใช้ทักษะ ความรู้และความสามารถนั้นให้เกิดเป็นผลการปฏิบัติงาน โดย…
- ศักยภาพต่ำ หรือ Low Potential… จะเป็นพนักงานผู้ทำงานเต็มศักยภาพของตนแล้ว แต่ไม่สามารถคาดหวังได้ว่าจะสามารถพัฒนาให้ดีขึ้น อาจเป็นเพราะมีความสามารถมากที่สุดเพียงเท่านั้น หรือ เป็นเพราะขาดแรงจูงใจในการทำงานก็ได้
- ศักยภาพปานกลาง หรือ Moderate Potential… จะเป็นพนักงานผู้มีศักยภาพที่จะพัฒนาผลการปฏิบัติงาน และ ความรู้ความชำนาญในบทบาทหน้าที่ของตนให้ดียิ่งขึ้นไปได้อีก
- ศักยภาพสูง หรือ High Potential… จะเป็นพนักงานผู้ควรได้รับการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง อาจจะในทันที หรือ ภายในสองถึงสามปี
ในทางปฏิบัติ… การประเมินผลงาน หรือ ผลการปฏิบัติงาน และ การประเมินศักยภาพของพนักงานจะมีกระบวนการที่เหมือนกันคือการเก็บข้อมูลของพนักงานในช่วงเวลาต่างๆ และ นำมาวิเคราะห์… เพียงแต่ฐานคิดเกี่ยวกับการประเมินทั้งสองรูปแบบจะมีกรอบคิด และ ความหมายที่แตกต่างกัน ซึ่ง…
- ผู้มีผลการปฏิบัติงานต่ำหรือปานกลาง… จะเป็นผู้ที่ไม่สามารถปฏิบัติงานได้เต็มตามความต้องการของตำแหน่งหน้าที่ จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม หรือ ควรได้รับการชี้แจงวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนขึ้น หรือ อาจเป็นผู้ที่ไม่เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ที่ทำอยู่
- ผู้มีศักยภาพต่ำ… อาจเป็นผู้ที่ทำงานเต็มความสามารถ สอดคล้องตามความต้องการของตำแหน่งหน้าที่ในขณะนั้น แม้จะไม่จัดอยู่ในกลุ่ม Bad Hire แต่ก็อาจไม่สมควรได้รับการส่งเสริมให้เข้าร่วมทีมผู้บริหารในอนาคต… สำหรับพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำ หรือ ปานกลาง แต่เป็นผู้มีศักยภาพสูง ซึ่งถ้าหากได้เรียนรู้ และหรือ เพิ่มประสบการณ์ผ่านโปรแกรมการพัฒนา และ การกำหนดเป้าหมายที่เหมาะสม ก็เป็นไปได้ที่บุคลากรที่ผ่านการพัฒนาศักยภาพ ก็อาจจะได้ร่วมทีมผู้บริหารในอนาคต
3. ผลรวมการประเมิน หรือ Putting It All Together
ข้อเสนอแนะจากอาจารย์ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร ชี้ว่า… จุดอ่อนของการประเมินแบบ 3 ระดับคือมีช่วงกำหนดผลการประเมินเพียง “ต่ำ กลาง และ สูง” ทำให้ผู้ประเมินโดยเฉพาะผู้บังคับบัญชา… มักปรับผลการประเมินจากที่ควรจะเป็นระดับต่ำ ให้เป็นระดับปานกลางเพื่อเปิดโอกาสให้ลูกน้องของตนได้พัฒนาตนเอง… ผู้รู้บางท่านจึงเสนอให้เพิ่มการประเมินเป็น 4 ระดับโดย Plot ผลการประเมินลงบนแกน X และ แกน Y หลังจากนั้นจึงครอบด้วย 9 Box Grid หรือ ตาราง 9 ช่อง เพื่อพิจารณาจุดตัด หรือ Coordinate ซ้ำว่าควรตกอยู่ในช่องใดของ 9 Box Grid อย่างตรงไปตรงมา
การตีความตารางทั้ง 9 ช่อง ไม่เล่าน๊ะครับ… ท่านที่สนใจสามารถอ่านที่เวบไซต์ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร ที่นี่ครับ!
References…
