ตารางลำดับความสำคัญในการขับเคลื่อน หรือ ตารางลำดับความสำคัญของโครงการ หรือ Action Priority Matrix ซึ่งเป็นเครื่องมือบริหารโครงการที่ออกแบบขึ้นเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจเลือกสิ่งที่ต้องทำก่อนหลัง หรือ โครงการที่ต้องเลือกลงทุนก่อนหลัง… เมื่อเวลา กำลังคน และ เงินทุนในการขับเคลื่อนมีจำกัด รวมทั้งการใช้ Action Priority Matrix หรือ APM ในการลำดับขั้นตอนการทำงานก่อนหลังเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และ ใช้ในการจัดการ Demand/Supply ของโครงการ ซึ่งเชื่อมโยงไปถึงการวางแผนปฏิบัติงานแบบเชื่อมโยงทั้งภายใน และ ภายนอก
Action Priority Matrix หรือ APM ถือเป็นหนึ่งใน “เครื่องมือการจัดการทรัพยากร” ขั้นพื้นฐาน โดยเฉพาะการใช้จัดการเป้าหมายใดๆ ที่ต้องใช้การจัดการแบบเฉพาะเจาะจงอันเนื่องมาจากข้อจำกัดที่คนรับผิดชอบโครงการต้อง “ชั่งใจ” ก่อนตัดสินใจ… ไม่ว่าจะเป็นข้อจำกัดด้านเวลา… ข้อจำกัดด้านเงินทุน… ข้อจำกัดด้านเทคโนโลยี และ ข้อจำกัดด้านทักษะแรงงานของทีม… ซึ่งทั้งหมดจะถูกนำมาชั่ง และ ตัดสินใจเพื่อนำไปสู่การวางแผนการปฏิบัติงาน ซึ่งมักจะโยงไปถึงการวางแผนด้านห่วงโซ่อุปทาน หรือ Supply Chain Management และ การทำ Resources Priority Plan ซึ่งหลายกรณีอาจจะต้องวางแผนกันยาวเป็นปีๆ หรือ หลายปีก็มี
ลักษณะทั่วไปของ Action Priority Matrix จะเป็นเพียงตาราง 4 ช่องแบบ 2X2 คล้ายตาราง Eisenhower Matrix และ Impact Feasibility Matrix เพียงแต่เปลี่ยนแกน X เป็น Impact และ แกน Y เป็น Effort ก็จะได้ ตาราง Action Priority Matrix หรือ APM
วิธีนำโครงการ หรือ ลำดับงานมาลงตาราง Action Priority Matrix จะเป็นการนำสถานะของโครงการต่าง ๆ โดยใช้หลักการพิจารณา ดังนี้…
- Quick Wins… เป็นโครงการที่ได้ประโยชน์ตอบแทนสูงโดยลงทุนลงแรงเพียงเล็กน้อยแบที่เรียกว่า High Impact, Low Effort ซึ่งแน่นอนว่าเป็นโครงการที่มีความน่าสนใจในลำดับสูงสุดมาลงตารางซ้ายบน
- Major Projects… เป็นโครงการที่อาจได้รับผลประโยชน์ตอบแทนสูงที่สุด แต่ยังต้องลงทุนลงแรง และ ใช้ทรัพยากรไปในการบริหารจัดการอีกพอสมควรแบบที่เรียกว่า High Impact, High Effort… ซึ่งการเลือกทำโครงการประเภท Major Projects มักจะเป็นการตัดโอกาสในการขับเคลื่อนโครงการ Quick Wins ซึ่งด้วยทรัพยากรที่ใช้ไปกับโครงการ Major Projects จะสามารถทำโครงการ Quick Wins ได้หลายโครงการ Major Projects จึงมีความน่าสนใจเป็นลำดับที่สอง และควรจัดทำโครงการนี้หากยังมีเวลา และ ทรัพยากรเหลือจากทำโครงการ Quick Wins แล้ว… และใส่โครงการประเภท Major Projects เอาไว้ที่ตารางขวาบน
- Fill Ins… เป็นโครงการที่ได้ผลประโยชน์ตอบแทนต่ำ แต่ก็ต้องลงทุนลงแรง และ ใช้เวลาในการบริหารจัดการน้อย หรือ Low Impact, Low Effort ซึ่งมีความน่าสนใจเป็นลำดับที่สาม ควรทำต่อเมื่อได้ทำโครงการประเภท Quick Wins หรือ Major Projects เสร็จ และ ยังมีเวลา และ ทรัพยากรเหลืออยู่เท่านั้น และ ลงข้อมูลโครงการเอาไว้ในตารางฝั่งซ้ายล่าง
- Thankless Tasks… เป็นโครงการที่ได้ผลประโยชน์ตอบแทนต่ำ ในขณะเดียวกันกลับต้องลงทุนลงแรง และ ใช้ทรัพยากรไปในการบริหารจัดการมากแบบที่เรียกว่า Low Impact, High Effort ซึ่งเป็นโครงการที่ควรตัดทิ้งไป และ ใส่ข้อมูลเอาไว้ในตารางฝั่งขวาล่างเพื่อบอกว่าโครงการในช่องนี้ได้ถูกพิจารณาตัดทิ้งไปแล้ว
ส่วนประเด็นในการพิจารณาอย่าง “ความพยายาม หรือ Effort” ที่เป็นค่าบนแกน X ก็จะพิจารณาปัจจัยในการขับเคลื่อนโครงการ เช่น งบประมาณ เวลา อุปสรรคปัญหา และ ข้อจำกัดที่มีอยู่ในองค์กร รวมทั้งข้อจำกัดด้านกฎหมาย กฎระเบียบ และ ข้อจำกัดภายนอกอื่นๆ อีกมาก
ส่วนประเด็นพิจารณาบนแกนผลประโยชน์ หรือ Impact จะเป็นตัวแปรเชิงปริมาณ และ สถิติ เช่น ยอดขาย หรือ ค่าใช้จ่ายที่ลดลง หรือ โอกาสได้กำไร และ ผลประโยชน์ตอบแทน… และควรพิจารณาปัจจัยเชิงคุณภาพอย่าง ภาพลักษณ์องค์กร หรือ ขวัญกำลังใจของทีม รวมทั้งคุณค่าและความสัมพันธ์กับชุมชน สังคม และ สิ่งแวดล้อมเป็นต้น
ประมาณนี้ครับ!
References…
