ผมทิ้งท้ายตอนที่แล้วเอาไว้ว่า ตอนนี้จะพูดถึงซอฟต์แวร์หรือแอพที่ใช้ทำงานแบบ Agile เพื่อตัดตรงเข้าหารูปแบบการทำงานที่ทั่วโลกยืนยันว่า… Agile Concept คือสำนักงานแบบใหม่ที่รวมเอาการทำงานแบบออนไลน์และออฟไลน์มาไว้ด้วยกันได้อย่างราบรื่นไร้รอยต่อ ลุยงานร่วมกันได้ทั้งทีมเล็กระดับคนสองคน ไปจนถึงทีมใหญ่ระดับประสานงานกันระหว่างพันธมิตรหรือคู่ค้าข้ามชาติ แบบที่ความจำเป็นต้องเจอตัวกันเป็นๆ และเห็นหน้า… ไม่ใช่ความสำคัญลำดับต้นๆ ที่ต้องคิดอีกต่อไป
แต่ก่อนอื่นที่จะไปแนะนำเรื่องซอฟต์แวร์ที่ใช้ทำงานแบบ Agile สิ่งที่จำเป็นต้องเข้าใจก่อนก็คือแนวคิดการทำงานแบบเก่าแก่ที่สุดแบบหนึ่งจากญี่ปุ่น ที่ใช้อย่างได้ผลและเผยแพร่ให้เป็นที่รู้จักกันดีในปัจจุบัน โดยผู้ผลิตและจำหน่ายรถยนต์รายใหญ่ของโลกอย่าง Toyota… วิธีการทำงานที่ว่านั้นก็คือ Kanban
Kanban หรือ คัมบัง หรือ กันบัน แล้วแต่การออกเสียง คนไทยหลายคนเรียกว่าการบ้านก็มีครับ… ผมขออนุญาตออกเสียงว่าคัมบัง เหมือนครั้งแรกที่ผมรู้จักคำนี้เมื่อสามสิบปีมาแล้ว ซึ่งครั้งโน้นผมมีโอกาสได้ไปอบรมแนวคิดการทำงานแบบ Just in Time ที่สถาบันเทคโนโลยีไทย-ญี่ปุ่น ที่วิศวกรในยุคนั้นต้องหาใบประกาศทำนองนี้ประกอบแฟ้มสมัครงาน
Kanban เลียนการออกเสียงจากภาษาญี่ปุ่นคำว่า 看板 แปลว่า ป้ายนิเทศน์ หรือกระดาน หรือบิลบอร์ด เพียงแต่คัมบังในที่นี้จะมีตารางการทำงาน หรือ Job Schedule ขึ้นไว้รองรับการทำงานแบบ Lean และ Just in Time… คัมบังจึงเป็นกระดานหรือบอร์ด ที่ขึ้นหัวตารางแถวบนเกี่ยวกับ Flow ของงานทั้งหมด เช่น
- Stories เขียนชื่องานและรายละเอียดสั้นๆ
- To do ใส่ Action เพื่อให้งานช่องแรกเสร็จ
- In Progress ใส่ Action จากช่องที่สองว่ากำลังทำอะไรถึงไหนแล้ว
- Test งานจากช่องสองที่ผ่านการจัดการร้อยเปอร์เซ็นต์จากช่องที่สาม จะถูกตรวจสอบหรือทดสอบหรือลองใช้ผลเป็นยังไง
- Done ช่องสุดท้ายคือรายงานความสำเร็จโดยเอาผลจากช่องที่สี่มารายงานว่าผ่านแล้ว เสร็จสมบูรณ์แล้วหรือบกพร่องไม่สมบูรณ์อะไรก็ใส่ไป
ดังนั้นคัมบังจึงไม่มีรูปแบบตายตัวเป็น Template แบบ One Pattern Fit All… แต่ทุกการใช้งานต้องออกแบบ Template ของคัมบังเฉพาะงาน เฉพาะทีมและเฉพาะบุคคล…
ผมขอข้าม Kanban Principal ไปเลยน๊ะครับ เหมือนกับที่ผมขอข้าม Scrum Principal ที่ไม่ลงลึกเรื่องกฏข้อบังคับและรายละเอียดปลีกย่อยขั้นสมบูรณ์ที่ผมเชื่อว่า… เอาไว้ท่านจริงจังค่อยเรียนรู้จริงจังก็แล้วกัน
ถึงตรงนี้… การใช้ Agile ขั้นดำเนินการ หรือ Implement โดยทั่วไปจะแยกวิธีดำเนินการว่าจะ Scrum หรือ Kanban ที่ในรายละเอียดแล้วก็ต้องเรียนไว้ตรงนี้ว่ามีความต่าง… แต่โดยส่วนตัวผมไม่ค่อยสนใจว่าจะเรียกอะไร… ไขควงในมือผมเป็นของใครไม่ทราบ สกรูที่ต้องขันอยู่ตรงหน้าก็ต้องใช้ไขควงด้ามนั้นแล้วหล่ะ
สรุปว่า… งานทุกงานที่มี Job Scheduling มีแผนและมีเรื่องที่ต้องดำเนินการ สามารถใช้คัมบังเข้ามาจัดการภาระงาน หรือ Task ที่จะเกิดขึ้นได้หมด เพื่อให้ Task นั้นเป็นไปตาม Schedule หรือตารางเวลาที่กำหนดไว้… ในการบริหารหรือจัดการโครงการทั้งหลาย บ่อยครั้งเราจึงได้เห็นคำว่า Task Schedule อันหมายถึงภาระงานที่ต้องทำภายในเวลาที่กำหนดเสมอ
ประเด็นก็คือ… เมื่อทำงานร่วมกันหลายคนหรือหลายฝ่ายหรือแม้แต่จากหลายที่… การเอาคัมบังใส่ไว้บน Cloud ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้แปะ Task ของตัวเองและรายงานสถานะของ Task จึงต้องการซอฟท์แวร์เฉพาะ เพื่อเทคนิคการทำงานร่วมกันแบบนี้… องค์กรที่มีงบลงทุนมากมาย เทงบพัฒนาซอฟต์แวร์ของตัวเองใช้กันเป็นเรื่องเป็นราว ในขณะที่หลายองค์กรค้นหาและเลือกใช้ซอฟต์แวร์กึ่งสำเร็จรูปมาปรับใช้
แต่องค์กรหรือทีมที่ไม่มีรูปแบบการทำงานที่ชัดเจน จะยังคงใช้การสื่อสารแบบธรรมดาเช่นโทรศัพท์ แฟกซ์ หรือแอพแชทในการทำงานแยกชั้นการสื่อสารกับภาระงานหรือ Task ออกจากกัน ซึ่งการจะเห็นรูปแบบ Scrum งานเป็นทีมจึงแทบเป็นไปไม่ได้… ดีสุดก็เพียงยกห้องประชุมไปไว้ในห้องแชทเท่านั้น
ผมเองในฐานะที่ปรึกษาที่ได้โอกาสให้เสนอแนะการใช้ Agile ในองค์กรหลายแห่ง… หลายท่านถามหาซอฟท์แวร์ และการจัดอบรมแล้วก็เร่งวันเร่งคืนอยากใช้งานแล้ว เพราะผู้บริหารรู้ว่ามันเจ๋ง… หรืออย่างน้อยก็ฟังดูเจ๋ง… ท่านจะได้ยินผมแนะนำเรื่องวัฒนธรรมทีมและองค์กรที่ต้องเตรียมก่อนเสมอ ไม่ใช่เตรียมซอฟท์แวร์ เพราะงานและทีมจะ Agile ได้แค่ไหนก็ตาม กุญแจสำคัญของความสำเร็จก็ยังอยู่ที่คนในทีมและองค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนไปในทางเดียวกันเป็นส่วนใหญ่จนเรียกได้ว่าวัฒนธรรมการทำงานที่ Agile นั่นแหละ… ผลลัพธ์ที่แท้จริงอย่างงานลื่นไหลทั้งไวและไม่สะดุดจึงจะเกิดขึ้น
สรุปว่า… Agile Implementation จะเริ่มที่เข้าใจ Task และ Scheduling ของทีมหรือองค์กรก่อนอื่น แล้วค่อยหาซอฟท์แวร์และระบบมาตอบสนองการจัดการ Task ของทีม… จ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาใช้เองได้เลยครับ ถ้าท่านมีงบประมาณและได้ทีมโปรแกรมเมอร์เก่งๆ ช่วยงาน… หรือไม่ท่านก็สามารถใช้ซอฟต์แวร์กลุ่ม Projects Management / Team Management / Task Scheduling ที่มีบริการทั้งฟรีและเสียค่าบริการ… ถ้าให้ผมแนะนำว่าเขาใช้ซอฟท์แวร์ตัวไหนกันบ้างในปัจจุบัน… ถ้าตัดซอฟท์แวร์ระดับองค์กรอย่าง SAP, MS Office 365 ออกไป… แพลตฟอร์มอย่าง Facebook Workplace ที่เป็น Facebook เวอร์ชั่นเสียค่าใช้จ่ายก็มีคนนิยมใช้ทั่วโลก… แต่โดยส่วนตัวผมชอบและใช้ Slack และ Trello ครับ… และผมแนะนำไม่ได้ว่าท่านควรเลือกตัวไหน และคิดว่าท่านควรทดลองและเลือกเอง… ส่วนใหญ่มักจะมีการตั้งทีมเล็กๆ ขึ้นแล้วทดลองเอาซอฟท์แวร์มาใช้ดูหลายๆ ตัว หาเจอที่ใช่และชอบแล้วค่อยขยายวงออกไปสู่ทีมใหญ่หรือระดับองค์กร
พรุ่งนี้จะเอาเรื่องของ Slack และ Trello มาเล่าต่อครับ!
