Agile… Kanban และ Task Management

Kanban

ผมทิ้งท้ายตอนที่แล้วเอาไว้ว่า ตอนนี้จะพูดถึงซอฟต์แวร์หรือแอพที่ใช้ทำงานแบบ Agile เพื่อตัดตรงเข้าหารูปแบบการทำงานที่ทั่วโลกยืนยันว่า… Agile Concept คือสำนักงานแบบใหม่ที่รวมเอาการทำงานแบบออนไลน์และออฟไลน์มาไว้ด้วยกันได้อย่างราบรื่นไร้รอยต่อ ลุยงานร่วมกันได้ทั้งทีมเล็กระดับคนสองคน ไปจนถึงทีมใหญ่ระดับประสานงานกันระหว่างพันธมิตรหรือคู่ค้าข้ามชาติ แบบที่ความจำเป็นต้องเจอตัวกันเป็นๆ และเห็นหน้า… ไม่ใช่ความสำคัญลำดับต้นๆ ที่ต้องคิดอีกต่อไป

แต่ก่อนอื่นที่จะไปแนะนำเรื่องซอฟต์แวร์ที่ใช้ทำงานแบบ Agile สิ่งที่จำเป็นต้องเข้าใจก่อนก็คือแนวคิดการทำงานแบบเก่าแก่ที่สุดแบบหนึ่งจากญี่ปุ่น ที่ใช้อย่างได้ผลและเผยแพร่ให้เป็นที่รู้จักกันดีในปัจจุบัน โดยผู้ผลิตและจำหน่ายรถยนต์รายใหญ่ของโลกอย่าง Toyota… วิธีการทำงานที่ว่านั้นก็คือ Kanban

Kanban หรือ คัมบัง หรือ กันบัน แล้วแต่การออกเสียง คนไทยหลายคนเรียกว่าการบ้านก็มีครับ… ผมขออนุญาตออกเสียงว่าคัมบัง เหมือนครั้งแรกที่ผมรู้จักคำนี้เมื่อสามสิบปีมาแล้ว ซึ่งครั้งโน้นผมมีโอกาสได้ไปอบรมแนวคิดการทำงานแบบ Just in Time ที่สถาบันเทคโนโลยีไทย-ญี่ปุ่น ที่วิศวกรในยุคนั้นต้องหาใบประกาศทำนองนี้ประกอบแฟ้มสมัครงาน

Kanban เลียนการออกเสียงจากภาษาญี่ปุ่นคำว่า 看板 แปลว่า ป้ายนิเทศน์ หรือกระดาน หรือบิลบอร์ด เพียงแต่คัมบังในที่นี้จะมีตารางการทำงาน หรือ Job Schedule ขึ้นไว้รองรับการทำงานแบบ Lean และ Just in Time… คัมบังจึงเป็นกระดานหรือบอร์ด ที่ขึ้นหัวตารางแถวบนเกี่ยวกับ Flow ของงานทั้งหมด เช่น

  • Stories เขียนชื่องานและรายละเอียดสั้นๆ
  • To do ใส่ Action เพื่อให้งานช่องแรกเสร็จ
  • In Progress ใส่ Action จากช่องที่สองว่ากำลังทำอะไรถึงไหนแล้ว
  • Test งานจากช่องสองที่ผ่านการจัดการร้อยเปอร์เซ็นต์จากช่องที่สาม จะถูกตรวจสอบหรือทดสอบหรือลองใช้ผลเป็นยังไง
  • Done ช่องสุดท้ายคือรายงานความสำเร็จโดยเอาผลจากช่องที่สี่มารายงานว่าผ่านแล้ว เสร็จสมบูรณ์แล้วหรือบกพร่องไม่สมบูรณ์อะไรก็ใส่ไป

ดังนั้นคัมบังจึงไม่มีรูปแบบตายตัวเป็น Template แบบ One Pattern Fit All… แต่ทุกการใช้งานต้องออกแบบ Template ของคัมบังเฉพาะงาน เฉพาะทีมและเฉพาะบุคคล…

ผมขอข้าม Kanban Principal ไปเลยน๊ะครับ เหมือนกับที่ผมขอข้าม Scrum Principal ที่ไม่ลงลึกเรื่องกฏข้อบังคับและรายละเอียดปลีกย่อยขั้นสมบูรณ์ที่ผมเชื่อว่า… เอาไว้ท่านจริงจังค่อยเรียนรู้จริงจังก็แล้วกัน

ถึงตรงนี้… การใช้ Agile ขั้นดำเนินการ หรือ Implement โดยทั่วไปจะแยกวิธีดำเนินการว่าจะ Scrum หรือ Kanban ที่ในรายละเอียดแล้วก็ต้องเรียนไว้ตรงนี้ว่ามีความต่าง… แต่โดยส่วนตัวผมไม่ค่อยสนใจว่าจะเรียกอะไร… ไขควงในมือผมเป็นของใครไม่ทราบ สกรูที่ต้องขันอยู่ตรงหน้าก็ต้องใช้ไขควงด้ามนั้นแล้วหล่ะ

สรุปว่า… งานทุกงานที่มี Job Scheduling มีแผนและมีเรื่องที่ต้องดำเนินการ สามารถใช้คัมบังเข้ามาจัดการภาระงาน หรือ Task ที่จะเกิดขึ้นได้หมด เพื่อให้ Task นั้นเป็นไปตาม Schedule หรือตารางเวลาที่กำหนดไว้… ในการบริหารหรือจัดการโครงการทั้งหลาย บ่อยครั้งเราจึงได้เห็นคำว่า Task Schedule อันหมายถึงภาระงานที่ต้องทำภายในเวลาที่กำหนดเสมอ

ประเด็นก็คือ… เมื่อทำงานร่วมกันหลายคนหรือหลายฝ่ายหรือแม้แต่จากหลายที่… การเอาคัมบังใส่ไว้บน Cloud ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้แปะ Task ของตัวเองและรายงานสถานะของ Task จึงต้องการซอฟท์แวร์เฉพาะ เพื่อเทคนิคการทำงานร่วมกันแบบนี้… องค์กรที่มีงบลงทุนมากมาย เทงบพัฒนาซอฟต์แวร์ของตัวเองใช้กันเป็นเรื่องเป็นราว ในขณะที่หลายองค์กรค้นหาและเลือกใช้ซอฟต์แวร์กึ่งสำเร็จรูปมาปรับใช้

แต่องค์กรหรือทีมที่ไม่มีรูปแบบการทำงานที่ชัดเจน จะยังคงใช้การสื่อสารแบบธรรมดาเช่นโทรศัพท์ แฟกซ์ หรือแอพแชทในการทำงานแยกชั้นการสื่อสารกับภาระงานหรือ Task ออกจากกัน ซึ่งการจะเห็นรูปแบบ Scrum งานเป็นทีมจึงแทบเป็นไปไม่ได้… ดีสุดก็เพียงยกห้องประชุมไปไว้ในห้องแชทเท่านั้น

ผมเองในฐานะที่ปรึกษาที่ได้โอกาสให้เสนอแนะการใช้ Agile ในองค์กรหลายแห่ง… หลายท่านถามหาซอฟท์แวร์ และการจัดอบรมแล้วก็เร่งวันเร่งคืนอยากใช้งานแล้ว เพราะผู้บริหารรู้ว่ามันเจ๋ง… หรืออย่างน้อยก็ฟังดูเจ๋ง… ท่านจะได้ยินผมแนะนำเรื่องวัฒนธรรมทีมและองค์กรที่ต้องเตรียมก่อนเสมอ ไม่ใช่เตรียมซอฟท์แวร์ เพราะงานและทีมจะ Agile ได้แค่ไหนก็ตาม กุญแจสำคัญของความสำเร็จก็ยังอยู่ที่คนในทีมและองค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนไปในทางเดียวกันเป็นส่วนใหญ่จนเรียกได้ว่าวัฒนธรรมการทำงานที่ Agile นั่นแหละ… ผลลัพธ์ที่แท้จริงอย่างงานลื่นไหลทั้งไวและไม่สะดุดจึงจะเกิดขึ้น

สรุปว่า… Agile Implementation จะเริ่มที่เข้าใจ Task และ Scheduling ของทีมหรือองค์กรก่อนอื่น แล้วค่อยหาซอฟท์แวร์และระบบมาตอบสนองการจัดการ Task ของทีม… จ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาใช้เองได้เลยครับ ถ้าท่านมีงบประมาณและได้ทีมโปรแกรมเมอร์เก่งๆ ช่วยงาน… หรือไม่ท่านก็สามารถใช้ซอฟต์แวร์กลุ่ม Projects Management / Team Management / Task Scheduling ที่มีบริการทั้งฟรีและเสียค่าบริการ… ถ้าให้ผมแนะนำว่าเขาใช้ซอฟท์แวร์ตัวไหนกันบ้างในปัจจุบัน… ถ้าตัดซอฟท์แวร์ระดับองค์กรอย่าง SAP, MS Office 365 ออกไป… แพลตฟอร์มอย่าง Facebook Workplace ที่เป็น Facebook เวอร์ชั่นเสียค่าใช้จ่ายก็มีคนนิยมใช้ทั่วโลก… แต่โดยส่วนตัวผมชอบและใช้ Slack และ Trello ครับ… และผมแนะนำไม่ได้ว่าท่านควรเลือกตัวไหน และคิดว่าท่านควรทดลองและเลือกเอง… ส่วนใหญ่มักจะมีการตั้งทีมเล็กๆ ขึ้นแล้วทดลองเอาซอฟท์แวร์มาใช้ดูหลายๆ ตัว หาเจอที่ใช่และชอบแล้วค่อยขยายวงออกไปสู่ทีมใหญ่หรือระดับองค์กร

พรุ่งนี้จะเอาเรื่องของ Slack และ Trello มาเล่าต่อครับ!

Trello Card

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Add Reder's Line friends

เพิ่ม Reder เป็นเพื่อนทาง Line... เรามีเรื่องเล่าและแรงบันดาลใจส่งให้ท่านทุกวันคี่

Recent Posts

Related Post

Conversational Commerce… แชทก่อนซื้อ

ผมเป็นคนหนึ่งที่มองผิดเรื่องแชทแอพ อย่าง Line, Wechat หรือ Massager… จนกระทั่งแชทแอพทั้งหลาย ต่างเติบโตและกลายเป็น Super App ที่เหมือนการเกิดใหม่ของเวบท่า หรือ Portal Website จากยุค 90 ที่หาทุกอย่างได้ในแอพเดียว จนระบบนิเวศน์ทั้งของ App Store และ Play Store มีแอพใหม่ๆ เกิดขึ้นน้อยลงกว่าห้าหกปีก่อนมาก

Pepper Humanoid

Pepper… The Humanoid and Programmable Robot

SoftBank Robotics เป็นเครือข่ายธุรกิจของอาณาจักร Softbank ของมหาเศรษฐีชาวญี่ปุ่นสายเลือดเกาหลีนาม Masayoshi Son ที่วงการ Startup ระดับโลกนับถือในวิสัยทัศน์และกึ๋นมากที่สุดคนหนึ่ง… และ Softbank Robotics ก็เป็นหนึ่งในการลงทุนที่เป็นหน้าเป็นตาของอาณาจักร Softbank ที่มุ่งเป้าการพัฒนาหุ่นยนต์ช่วยเหลือมนุษย์ที่เรียกว่า Humanoid

Outcome

Result Based Management #SaturdayStrategy

Result Based Management หรือ การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ เป็นวิธีการในการปรับปรุงการบริหารให้เกิดประสิทธิผล หรือ Effectiveness และโปร่งใสสามารถตรวจสอบได้ หรือ Accountability… โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมาย ประเมินความเสี่ยง กำกับติดตามกระบวนการดำเนินงานเพื่อการบรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ รวมถึงการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทางบริหารและการรายงานผลการปฏิบัติงาน

Student Learning

Effective Technology-Based Adult Learning… ที่สุดของรูปแบบการจัดการศึกษาในผู้ใหญ่

การมาถึงของยุคคอมพิวเตอร์และยุคข้อมูลข่าวสาร… จึงเป็นเรื่องดีสุดๆ ของ Adult Learner หรือ Andragogy ที่ผู้สอนสามารถ “แปลงความรู้เป็นสาร ส่งผ่านโครงข่ายและเทคโนโลยีข้อมูลข่าวสาร ที่มีเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นศูนย์กลาง” ได้อย่างราบรื่น… Computer Based Instruction หรือ CBI หรือ การสอนโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นฐาน จึงกลายเป็นแนวทางการเรียนการสอนที่โดดเด่น สำคัญและจำเป็นยิ่งยวดมากขึ้นทุกวัน ท่ามกลางพัฒนาการทางการศึกษาโดยรวมที่เรียกว่า eLearning… ซึ่งกำลังจะเปลี่ยนระบบการศึกษาของมนุษยชาติไปตลอดกาลถึงขั้น… เมื่อพูดถึง Learning จะหมายถึง eLearning ทีเดียว