ตอนต่อของ Agile Framework ที่เป็นกรอบการทำงานเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือนวัตกรรม ที่ต้องทำงานร่วมกันเป็นทีม มีงานที่ต้องดำเนินการหลายอย่าง ประกอบด้วยสมาชิกทีมทำงานหลายคน หลายหน้าที่และความสามารถ… การวางแผนดำเนินงานเพื่อป้องกันความผิดพลาดจึงสำคัญ โดยเฉพาะ Stake Holder หรือผู้ที่เกี่ยวข้องและมีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดควรเห็นและรับรู้พัฒนาการของสิ่งที่กำลังดำเนินการร่วมกันอยู่
กรอบแนวคิดการทำงานแบบ Agile ถือเป็นนวัตกรรมการวางแผนการทำงานสมัยใหม่ เพื่อให้ทีมและผู้มีส่วนร่วมทั้งหมด สามารถทำงานประสานกันได้อย่างราบรื่นแม้จะต้องทำงานร่วมกันแบบทางไกล ที่เป็นแนวโน้มสำคัญของการทำงานในปัจจุบันและอนาคต
Agile เป็นแนวคิดหรือชุดความคิดหรือ Mindset ในการทำงานให้เร็วและง่าย… Agile มาจากคำว่า Agility ที่แปลว่า Ability to Move Quickly and Easily หรือความสามารถในการดำเนินงานอย่างเร็วและง่าย
การนำแนวคิดมาปรับใช้จึงต้องการ Methods หรือวิธีการที่จะทำให้งานที่จะทำ ได้รับการวางแผนให้ทำได้ง่ายก่อน ซึ่งอะไรที่ทำได้ง่ายก็ย่อมเสร็จไว และอะไรที่เสร็จไวก็ย่อมมี Progress หรือความคืบหน้าที่เร็วอย่างแน่นอน
ดังนั้น งานชิ้นใหญ่ที่สลับซับซ้อน จึงต้องแจกแจงเพื่อหาวิธีเข้าไปจัดการแต่ละส่วน พร้อมๆ กับการสร้างกลไกหลายอย่างเพื่อให้งานทั้งหมดคืบหน้าสอดรับกับความคืบหน้าของงานแต่ละส่วนที่แจกจ่ายออกไปให้ทีมดำเนินการ… ซึ่งในแนวคิดของ Agile จะมีวิธีการดำเนินการหลายรูปแบบ แต่แบบที่นิยมมากที่สุดมีชื่อว่า Scrum และ Spint โดยยังคงอ้างอิงและมีกลิ่นไอของการพัฒนาซอฟต์แวร์อยู่มาก… แต่ก็สามารถประยุกต์ใช้กับการทำงานอื่นๆได้อย่างดีไม่แพ้กัน… มาทำความเข้าใจไปพร้อมๆ กันเลยครับว่า Scrum และ Sprint ใช้ทำอะไรยังไง
ที่จริง Scrum มีคู่มือที่พัฒนากันขึ้นอย่างเป็นระบบ แต่ผมมองว่านั่นเป็นงานวิชาการที่เหมาะกับท่านที่จริงจังกับ Agile/Scrum ถึงขั้นลงลึกเพื่อจุดประสงค์ที่ต้องรักษามาตรฐานเชิงทฤษฎี ที่ในบทความนี้ผมจะไม่อธิบายเพื่อให้ท่านเข้าใจในมุมมองแบบนั้น… ซึ่งผมจะข้ามศัพท์เฉพาะอย่าง Product Backlog หรือ Sprint Backlog อะไรทำนองนี้ไปทั้งหมด… สำหรับท่านที่จริงจังควรตรงไปที่การอบรมกับ Scrum Master โดยตรงเลยครับ บ้านเรามีหลายท่านที่ Certified มาแล้วแบบตัวจริง… ค้น Google ก็เจอครับ
ส่วน Scrum และ Sprint ในแบบ Reder ผมอธิบายแบบนี้ครับ…
Scrum คำนี้เป็นคำเดียวกันกับที่นักกีฬารักบี้ใช้ เวลารุมกันแย่งลูกรักบี้กลางสนาม และเป็นคำเดียวกับแสลงที่คนไทยนิยมใช้เวลาคนหลายคนช่วยกันใช้เท้านวดเหยื่อที่กลิ้งไปกลิ้งมากับพื้นอย่าง “รุมสกรัม”… เมื่อเอามาใช้กับงานก็คือการรุมช่วยกันทำงานนั่นเอง
ประเด็นอยู่ตรง “รุม” ซึ่งจะมีอีกด้านที่เป็นความมั่ว ที่แม้แต่ชมรมสหบาทาที่นิยมการรุมสกรัม ก็ยังมีศอกเท้าเข่าหมัดอัดกันเองเสมอ… ซึ่งนั่นคือความผิดพลาดที่ยอมให้เกิดขึ้นไม่ได้ในการทำงาน… การมอบหมายงานและแจกแจงแบ่งหน้าที่จึงต้องชัดเจนและละเอียด โดยการแบ่งงานทั้งหมดออกเป็นส่วนๆ แล้วเอางานแต่ละส่วนมาสร้าง To do list หรือรายการที่ต้องทำ… แล้วจึงเอา To do list มาแจกจ่ายให้ทีมช่วยกันทำให้งานส่วนนี้เสร็จไปตามแผน… โดยรอบของการทำ To do list ของส่วนนี้เสร็จให้เรียกว่า Sprint นี้เสร็จ
ดังนั้น… ในโครงการหรือ Project หนึ่งๆ การนำแนวคิด Agile ไปใช้จึงต้องแบ่งงานในโครงการทั้งหมดออกเป็น Sprint ย่อยๆ และใส่ To do list ให้แต่ละ Sprint ที่หลายครั้งอาจจะต้องทำ Sub-sprint ซ้อนกันอีกก็ได้… และที่ขาดไม่ได้เลยคือเกณฑ์การประเมินทั้งของ To do list และ Sprint แต่ละรอบหรือแต่ละส่วน รวมทั้งเกณฑ์การประเมินของโครงการหรือ Project ที่ต้องออกแบบให้เห็นภาพสุดท้ายที่เรียกว่า “งานเสร็จ” หรือ “Job Done” ให้ชัดเจน
ข่าวร้ายก็คือ… การแจงงานละเอียดยิบไม่ใช่เรื่องเล็กๆ โดยเฉพาะการลงลึกถึงขั้น To do list… แต่หากไม่ทำ To do list มาแจกแจงกับทีมและผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง การรุมช่วยกันทำงาน หรือ Scrum ให้งานเสร็จเป็นส่วนๆ จะไม่มีประสิทธิภาพ และ To do list จะทำให้สมาชิกทีมสายกั๊ก หมดความสำคัญลงเพราะงานในรายการถูกแบ่งและแจกแจงอย่างโปร่งใส การกั๊กหรือถ่วงงานจะถูกเปรียบเทียบและประเมิน รวมทั้งถูกสมาชิกทีมคนอื่นดึง To do list ไปทำแทนก็ได้… เพราะหัวใจของ Agile/Scrum คือ Job Done โดยใครก็ได้… เหมือนผู้เล่นทีมรักบี้ที่ผู้เล่นทุกคนในทีม สามารวิ่งไปวางทรัยได้ก็คือได้แต้ม
ถึงตรงนี้… หลายท่านคงเห็นภาพแล้วว่า การวางแผนการทำงานด้วยกรอบ Agile จะมี To do list มากมายให้ทำและรายงาน ซึ่งการวางแผนส่วนใหญ่ก็เริ่มที่การประชุมทีมเหมือนๆ การวางแผนจะทำอะไรร่วมกันของทีมนั่นแหละ แต่ทีม Agile จะแตกงานบนกระดานให้เป็น Sprint และ Sub-sprint ด้วยการทำการ์ดหรือใช้ Post-it เขียน To do list แปะเรียงออกมาให้เห็น… แล้วค่อยเอาการ์ดหรือ To do list ทั้งหมด ไปใส่ในซอฟต์แวร์หรือแอพด้านการบริหารโครงการที่เรียกว่า Project Management Software ซึ่งในปัจจุบันมีมากมายให้เลือกใช้ โดยซอฟต์แวร์เหล่านี้จะเป็นทั้งเครื่องมือช่วยบริหารทรัพยากรในทีมและเครื่องมือสื่อสารภายในโครงการ
พรุ่งนี้มาต่อกันเรื่อง Project Management Software ครับ!
