แผนสำรองทางธุรกิจ หรือ BCP หรือ Business Continuity Plan ก็คือแผนรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่ปกติเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้… ซึ่งคำภีร์การบริหารกิจการขนาดใหญ่ จำเป็นจะต้องมี BCP เตรียมเป็นคู่มือเอาไว้แต่ละแผนก ที่ส่งมอบต่อๆ กันเมื่อมีการเปลี่ยนตัวผู้จัดการแผนก หรือแม้แต่ CEO และตำแหน่ง C Level อื่นๆ ในองค์กร
การระบาดของเชื้อไวรัสโคโรน่า COVID-19 รอบนี้… องค์กรส่วนใหญ่แม้จะมี BCP อยู่ก็ดูเหมือนจะไม่คลอบคลุมสถานการณ์ที่ต้อง Work from Home กันเต็มรูปแบบ ซึ่งเบื้องหลังความฉุกละหุกตั้งแต่ช่วงปลายเดือนกุมภาพันธ์ที่ผ่านมาต่อเนื่องจนถึงปลายเดือนมีนาคม ที่หลายคนรู้สึกเหมือนกับยาวนานนับปี ที่มองกลับไปถึงหลายสิ่งหลายอย่างที่ตัดสินใจและลงมือทำกันมาตลอดสามสี่สัปดาห์มานี้… หลายคนรู้สึกเหมือนวุ่นวายกันมานับปี และผมคิดว่าความรู้สึกแบบนั้นไม่ผิด… เพราะหลายคนใช้ทรัพยากรและอะไรๆ มากมายรวมทั้งการตัดสินใจเรื่องยากๆ เท่าๆ กับต้องทำงานทั้งปีกันเป็นส่วนใหญ่
BCP เป็นแผนงานแบบที่เรียกว่าแผนสำรองหรือแผน B นั่นแหละครับ… โรงงานส่วนใหญ่มีแผนแบบนี้อยู่เพื่อเป็น Guideline ให้พนักงานในไลน์ผลิต ทำงานต่อได้โดยไม่ต้องรอการตัดสินใจ และเป็นงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับประสิทธิภาพของไลน์ผลิตนั้นๆ เช่นไฟดับหรือเกิดอุบัตเหตุระหว่างทำงาน… แต่ถ้าเป็นสถานการณ์ใหญ่กว่านั้น ก็จะมีแผนเผชิญเหตุที่ต้องปฏิบัติให้คนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดรู้ว่าต้องทำอะไรยังไง ซึ่งคลุมไปถึงแผ่นดินไหว ไฟไหม้น้ำท่วม… ที่หลายท่านคงเคยซ้อมหนีไฟกันมาบ้าง
แต่กรณีโรคระบาด… บริษัทหรือองค์กรส่วนใหญ่ไม่มี BCP หรือ Business Continuity Plan เตรียมไว้เฉพาะค่อนข้างแน่ จะมีก็เพียงองค์กรขนาดใหญ่ไม่กี่แห่งเท่านั้นที่มีแผนเผชิญเหตุจราจล ซึ่งเอามาปัดฝุ่นและปรับแต่งใช้ได้ พอให้ผ่านกันไปแบบฉุกละหุก… ในขณะที่หลายองค์กรยังต้องเรียกประชุมฉุกเฉินแบบมาเจอกันในห้องประชุม เพื่อให้งานเอกสารตามมติที่ประชุมมีผลตามระเบียบบริษัท หรือกฏระเบียบอื่นๆ ที่ต้องดำเนินกาตั้งแต่การจัดกำลังคน เงินและอะไรอีกมากมายเพื่อไม่ให้หลายอย่าสะดุด หรือให้สามารถ Remote Work from Anywhere… ซึ่งส่วนใหญ่วุ่นวายเหน็ดเหนื่อยและเร่งรีบ จนเกิดอาการเหมือนทำงานมาทั้งปีกันถ้วนทั่ว
วันนี้ผมเลยไปลอกการบ้านเวบไซต์ SMEONE.INFO ของ สสว หรือ สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ที่รวบรวมหลักการออกแบบ BCP หรือ Business Continuity Plan หรือแผนดำเนินธุรกิจให้ต่อเนื่องหรือจะเรียกแผนฝ่าวิกฤติ แผนเผชิญเหตุ หรือแผน B แผน C ก็สุดแท้แต่… และ SMEOne อ้างอิงกลยุทธ์ของ Bluebik หรือ บริษัท บลูบิคกรุ๊ป จำกัด… บริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการนวัตกรรมและเทคโนโลยี โดยคุณพชร อารยะการกุล ผู้เป็น CEO ของ Bluebik…
โดยกลยุทธ์ที่ Bluebik Group แนะนำเรียกว่า IDEA Model ที่ประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอนและแนวทางพาธุรกิจดำเนินการต่อให้ได้แม้ในยามวิกฤติจากเหตุเกินคาดทั้งหลาย… มาดู Process หรือขั้นตอนใน IDEA Model กันเลยว่า… มีอะไรในกอไผ่ให้ขุดบ้าง
I – Identify Key Business Function
เป็นการกำหนดหน้าที่งานหรือ กระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ โดยระบุหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจใดที่อาจหยุดชะงักอันเนื่องมาจากสถานการณ์ เช่นสถานการณ์การระบาดของโรค COVID-19 เป็นต้น ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมทั้งผลการดำเนินงานของบริษัท และในเมื่อไม่สามารถดำเนินการป้องกันในทุกๆ ส่วนขององค์กรได้ 100%… ฉะนั้นจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องเฝ้าระวังและหาทางรับมือกับกระบวนการที่มีความสำคัญเป็นลำดับต้นๆ ก่อน
เมื่อองค์กรกำหนดหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญได้… ก็จะสามารถพิจารณาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นได้ อาทิเช่น บุคลากร เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่างๆ ข้อมูลที่จำเป็น ระบบงานที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ผู้ให้บริการภายนอก หรือ Outsource… เพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด และที่สำคัญต้องหาจุด Trigger ที่เหมาะสมในการเริ่มใช้แผน BCP เพราะหากเริ่มเร็วเกินไป ต้นทุนการทำงานจะสูงขึ้นเกินจำเป็น แต่ถ้าช้าเกินไป ก็อาจจะปรับตัวไม่ทันจนเกิดความเสียหายเยอะกว่าที่ควรเป็นก็ได้
D – Determine Risks & Business Impacts
เป็นขั้นตอนการวิเคราะห์ความเสี่ยงและประเมินผลกระทบทางธุรกิจที่เห็นได้ชัด ตัวอย่างในวิกฤตการระบาดของโรค COVID-19 ก็คือ… ความเสี่ยงที่เกี่ยวกับมนุษย์ โดยเฉพาะบุคลากรที่รับผลกระทบโดยตรงจากวิกฤตินี้ ในสถานการณ์ปัจจุบัน บุคลากรกลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่มีความเสี่ยงสูง หากการระบาดไวรัสส่งผลให้เกิดการขาดแคลนบุคลากร หรือบุคลากรที่หลัก ไม่สามารถมาปฏิบัติงานเพื่อขับเคลื่อธุรกิจสำคัญที่ระบุไว้ตามปกติ ส่งผลให้การดำเนินงานหยุดชะงักและเกิดความไม่ต่อเนื่อง อาจนำมาซึ่งผลกระทบต่อชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือขององค์กร รวมถึงสูญเสียโอกาสและรายได้ และที่จะขาดไม่ได้คือกำหนดระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพเป็นปกติภายในระยะเวลาหรือแผนที่กำหนด หรือที่เรียกกันว่า The Recovery Time Objective หรือ RTO ด้วย
E – Establish Practical Countermeasures
จัดทำมาตรการและแนวทางการรับมือภัยคุกคามที่สามารถปฏิบัติได้จริง ขั้นตอนนี้ต้องประสานความร่วมมือทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกองค์กรที่เกี่ยวข้อง เพื่อกำหนดมาตราการหรือวิธีการสำรองในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งต้องคำนึงถึงการนำไปใช้ได้จริง มีความเหมาะสมกับธุรกิจ
นอกจากนี้ การสื่อสารมาตรการและแนวทางการรับมือไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและบุคลากรอย่างทั่วถึง เป็นอีกหนึ่งหัวใจหลักของขั้นตอนนี้ เพราะหากไม่ได้รับการสื่อสารที่เหมาะสมและทั่วถึงเกี่ยวกับมาตรการที่วางไว้ อาจก่อให้เกิดความวุ่นวายหรือคลื่นใต้น้ำ ที่เกิดจากความเข้าใจผิดว่าองค์กรไม่ได้เห็นค่าหรือความสำคัญกับตน จนพนักงานอาจหมดศรัทธาในองค์กรจนเกิดผลเสียในระยะยาว… ในทางกลับ กันหากองค์กรสามารถสื่อสารมาตรการรับมือสถานการณ์ได้อย่างเหมาะสม ชัดเจน และทันเวลา ก็จะทำให้องค์กรสามารถก้าวข้ามวิกฤตไปได้ เนื่องจากพนักงานรู้สึกสบายใจและให้ความร่วมมือในการปฏิบัติตามในทุกขั้นตอนที่ระบุไว้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
A – Assure the Efficiency of BCP
ทดสอบและปรับปรุงแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ… แม้องค์กรจะดำเนินการระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ วิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงและผลกระทบ รวมถึงกำหนดมาตรการรับมือไว้ดีแค่ไหนอย่างไร… แต่หากสถานการณ์เปลี่ยน ก็ไม่มีอะไรยืนยันได้ว่าสิ่งที่ทำมาอย่างดีแล้วนั้นจะสามารถใช้ได้บนสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป การหมั่นทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ทุกคนมีความมั่นใจว่าแผนที่ได้ มีประสิทธิภาพและใช้ได้จริง… หาไม่แล้ว แผนที่จัดทำขึ้นจะเป็นเพียงเศษกระดาษที่มีไว้ให้พนักงานและผู้บริหารสันสนปั่นป่วนมากกว่าเดิมท่ามกลางวิกฤต ที่หลายกรณีของความผิดพลาดอาจกลายเป็นพลาดพลั้งครั้งเลวร้ายก็ได้
ทั้งหมดใน IDEA Model ก็ง่ายๆ ประมาณนี้… ซึ่งผมเห็นด้วยและแชร์แนวทางนี้กับหลายท่านไปแล้วเมื่อสองสามสัปดาห์ก่อน และยังแนะนำให้เอาทั้ง Design Thinking และ Agile มาปรับใช้… ท่านที่ยังไม่มีพื้นฐานเรื่อง Agile ผมแนะนำให้คลิกกับไปอ่านที่ผมเขียนไว้บน Reder.red ได้เลยครับ ส่วน Design Thinking สำหรับธุรกิจ ผมแนะนำให้ลองค้นศึกษาจากอินเตอร์เน็ตดูน๊ะครับ… ของ Reder.red มีเผยแพร่ไว้เฉพาะ Design Thingking ฉบับ Designing Your Life ที่เป็นหมวดพัฒนานวัตกรรมให้ชีวิตคนๆ เดียวมากกว่าจะเป็นธุรกิจที่เกี่ยวกับคนหลายคน และมีมิติทางเครือข่ายซับซ้อนกว่า… แต่ถ้าอยากพูดคุยแลกเปลี่ยนกับผม ก็ยินดีเช่นเดิมครับ… Line: @reder ยินดีต้อนรับ!
อ้างอิง…
https://www.smeone.info
https://slingshot.co.th
https://www.sunriverit.com
