วันวุ่นวายของหลายๆ คนเริ่มต้นขึ้นตั้งแต่ตื่นนอนเสมอ และความวุ่นวายมักจะมาจากตารางกิจกรรมที่เราท่านตื่นขึ้นมาเพื่อทำสิ่งที่ยังไม่ได้ทำ และทำสิ่งที่ยังทำไม่สำเร็จเป็นส่วนใหญ่… หลายคนโชคดีที่ได้ตื่นขึ้นมาทำสิ่งที่ยินดีทำได้ไม่รู้เบื่อ แต่หลายคนเบื่อสิ่งที่ต้องตื่นขึ้นมาทำจนไม่อยากตื่น และยังมีอีกหลายคนที่โชคร้ายเข้าขั้นทุกข์ตรมขมขื่นแต่ต้องตื่นขึ้นมาทำ
ตารางชีวิตรายชั่วโมงของหลายๆ คนตั้งแต่ตื่นนอน จึงวุ่นวายน่าเหนื่อยเข้าขั้น “เครียดและทนทุกข์” ไปตามเหตุผลที่เจ้าตัวยินยอมเครียดและทนทุกข์ด้วยกันเป็นส่วนใหญ่
Dwight D. Eisenhower หรือ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีสหรัฐลำดับที่ 34 ผู้สร้างคุณูปการมากมายให้สหรัฐอเมริกาและโลกใบนี้… ผลงานอย่าง Defense Advanced Research Projects Agency หรือ DARPA ที่ทำให้สหรัฐอเมริกากลายเป็นเบอร์หนึ่งในอุตสาหกรรมยุทธภัณฑ์ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดโครงข่ายอินเตอร์เน็ต ที่ค้นคว้าโดยนักวิจัยและทุนสนับสนุนจาก DARPA จนสหรัฐอเมริกากลายเป็นศูนย์กลางเทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตจนถึงปัจจุบัน… นอกจากนั้นยังมีโครงการอวกาศ NASA ที่ยิ่งใหญ่กลายเป็นกลไกสำคัญทั้งทางการเมืองและเศรษฐกิจนอกพิภพมูลค่าเกินประมาณค่า… และยังเป็นผู้คิดค้นและแนะนำ Eisenhower Metric สำหรับใช้บริหารเวลาอีกด้วย
บทความตอน Time Management… ซึ่งเผยแพร่ไปเมื่อสัปดาห์ก่อน ได้พูดถึง The Eisenhower Box หรือ Eisenhower Metric เพียงน้อยนิด เพราะเป็นการโฟกัสหลักคิดเกี่ยวกับ “เรื่องด่วน กับ เรื่องสำคัญ” ที่เป็นหัวใจหลักของการบริหารเวลา หรือหลักในการจัดการตารางชีวิต ซึ่งไม่ว่าจะอย่างไร ทุกคนจะรู้ดีว่า… พรุ่งนี้ตื่นมาต้องทำอะไรต่อ!
ประเด็นเป็นแบบนี้ครับ… คนส่วนใหญ่จะมี To-do-list หรือรายการที่ต้องทำ บันทึกไว้ที่ไหนซักแห่ง หลายคนจึงมีสมุดปฏิทินส่วนตัวใช้ หรือไม่ก็เปลี่ยนมาใช้ปฏิทินดิจิตอล พวก Google Calendar, หรือ Calendar ในระบบ ERP ขององค์กรที่ใช้ทำงานร่วมกับทีม แต่ไม่ว่าจะอย่างไร “ธุระร้อยแปดที่ต้องบันทึกลง To-do-list สำหรับหลายๆ คน… มีมาก จุกจิกและเวลาชนกันเละเทะก็มีสำหรับบางวัน หรือบางช่วงเวลา”
อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาอย่าง ไอเซนฮาวร์ ก็คงมี To-do-list มากมายให้ขีดทับว่าทำแล้ว ซึ่งเลขานุการประธานาธิบดีและทีมที่ปรึกษาก็คงเสนอ To-do-list ให้ท่านตัดสินใจว่าอยากทำรายการไหนบ้าง และจัดการลำดับที่อยากทำอย่างไร
ไอเซนฮาวร์ จึงสร้างเครื่องมือง่ายๆ ขึ้นมา เพื่อกรองงานใน To-do-list ใส่ไว้ในกล่อง 4 ช่องที่สร้างความสัมพันธ์ของคำสองคำคือ Important หรือ สิ่งสำคัญ กับ Urgent หรือ เรื่องเร่งด่วน
1. กล่องสำคัญ–เร่งด่วน หรือ Important and Urgent
“เรื่องสำคัญ” เป็นประเด็นละเอียดอ่อน และค่อนข้างจะมีนิยามเฉพาะบุคคลว่าอะไรสำคัญ และบางครั้งสิ่งสำคัญในบางบริบท ก็อาจจะต่างออกไปตามบริบทได้ด้วย… คำแนะนำการตัดสินเรื่องสำคัญจึงมีว่า… หากนี่คือวันสุดท้ายของชีวิต ท่านจะขอทำสิ่งนี้หรือภาระกิจนี้ก่อน… คือเรื่องสำคัญ
“เรื่องเร่งด่วน” คือเรื่องที่ต้องทำทันที หรือทำลำดับถัดไปทันที โดยไม่สามารถโยกเรื่องเร่งด่วนนี้ไปทำเวลาอื่นได้อีก… การตัดสินว่าเรื่องไหนเป็นเรื่องเร่งด่วน มักจะพิจารณาผลกระทบเชิงบวกเมื่อทำเสร็จ และพิจารณาผลกระทบด้านลบเมื่อไม่ได้ทำหรือแม้แต่ทำไม่สำเร็จ
คนส่วนใหญ่มี To-do-list ในกล่องนี้ค่อนข้างมาก โดยเฉพาะคนที่พูดว่าตัวเองไม่มีเวลาถึงขั้นทุกข์ตรมขมขื่นกับตารางกิจกรรมของตัวเอง
2. กล่องสำคัญ–ไม่เร่งด่วน หรือ Important and Not Urgent
คนส่วนใหญ่มี To–do–list ในกล่องนี้กันทุกคน และเคย “เลื่อนไปก่อน” เป็นส่วนใหญ่ เพราะไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน… ประธานาธิบดีไอเซนฮาวร์ เป็นคนหนึ่งที่เอาเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนอย่างโครงการ DARPA และ NASA ซึ่งสำคัญกับอนาคตของสหรัฐอเมริกาแม้ไม่เร่งด่วนจะเป็นจะตาย… มาทำทันทีในสมัยท่าน ทั้งๆ ที่เป็นช่วงหลังสิ้นสุดสงครามโลกครั้งที่สองหมาดๆ ทั้งเศรษฐกิจ การเมืองและกิจการระหว่างประเทศก็ยังวุ่นวายจากผลพวงของสงครามใหญ่ครั้งนั้นอยู่
ส่วนชีวิตส่วนตัวของหลายๆ คน… บ่อยครั้งที่ไปนั่งฟังคนเมาเล่าเรื่องตลก ที่เคยฟังมาแล้วเป็นร้อยรอบ โดยไม่เคยอ่านหนังสือกับลูกซักครั้งในชีวิตจนลูกโต…
ในธุรกิจ… หลายธุรกิจละเลยจะใส่ใจพนักงานและทรัพยากรบุคคลของตน จนสร้างพนักงานซอมบี้ที่องค์กรใช้งานหนัก ตอบแทนน้อยและไม่มีแรงจูงใจอะไรเสริมให้ แต่ส่งไปดูแลลูกค้าและธุรกิจ
ซึ่งเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน จึงเป็นเรื่องที่ทุกคนรู้ว่าสำคัญ… แต่เอาไว้ก่อน! นั่นเอง
3. กล่องไม่สำคัญ–เร่งด่วน หรือ Not Important and Urgent
To–do–list ในรายการนี้เป็น “เรื่องเร่งด่วนที่ต้องทำทันที หรือทำลำดับถัดไปทันที” โดยพิจารณาผลกระทบเชิงลบแล้วพบว่า… หากไม่ทำทันทีก็เสียหายและกระทบกระเทือนบางสิ่งบางอย่างชัดเจน
คำแนะนำสำหรับท่านที่มีเรื่องเร่งด่วนเกินจะจัดการด้วยตัวเอง หรือไม่อยากจัดการด้วยตัวเอง เพราะไม่ได้สำคัญกับท่าน หรือท่านมีเรื่องที่สำคัญกว่าเอาเวลาไปหมดแล้ว… ให้หาคนช่วยเอาธุระด่วนนี้ไปทำแทน… ซึ่งประเด็น “เรื่องไม่สำคัญแต่เร่งด่วน” ถือเป็นเรื่องใหญ่มากในองค์กรและธุรกิจ ซึ่งจังหวะเวลาในการประกอบกิจธุระระดับองค์กร จะมีเรื่องตาราง To–do–list ซับซ้อนเกี่ยวพันหลายมิติจนเกิดเงื่อนไขที่ต้องขยับจังหวะเวลาให้ประสานกับส่วนอื่นๆ ที่ซ้อนทับกันอยู่
นักบริหารเก่งๆ จะสามารถจัดการ To–do–list ในรายการ ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน โดยการส่งมอบ แบ่งงานให้ทีม หรือ บุคลากรไปทำ และสร้างผลกระทบเชิงบวกได้อย่างสมบูรณ์แบบ และตัวเองเอาเวลาไปทำเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนที่สำคัญกับอนาคตมากกว่า
4. กล่องไม่สำคัญ–ไม่เร่งด่วน หรือ Not Important and Not Urgent
To–do–list ที่ไม่เข้ากล่อง 3 ใบแรก โดยทั่วไปจะถือว่าตัดทิ้งได้… ไม่ต้องทำและไม่ต้องสนใจ… ซึ่งถ้าเป็นเรื่องส่วนตัวก็สามารถข้ามเรื่องพวกนี้ได้เลย… แต่ข้อคิดอย่างหนึ่งที่ควรพิจารณาก็คือ เรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนรีบร้อนสำหรับเรา… เป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญสำหรับคนอื่นแค่ไหนหรือไม่อย่างไร
โดยทั่วไปแล้ว… อะไรก็ตามที่เข้ามาอยู่ใน To–do–list ของเรา… ในทัศนคติของผมมองว่ามีความสำคัญกับเราอยู่บ้างแน่ๆ เพียงแต่เราจะให้คุณค่า หรือ Value กับเรื่องนั้นแค่ไหนอย่างไรเท่านั้น To–do–list ที่ไม่สำคัญ–ไม่เร่งด่วนจึงแทบไม่มีอยู่จริง… แถมอะไรที่อยู่ใน To–do–list และไม่เร่งด่วน มักจะสำคัญกับภายภาคหน้า หรืออนาคตทั้งนั้น
ถึงตรงนี้… คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการ To–do–list ที่ยุ่งเหยิงมีอยู่ว่า หาทางเอาเรื่องเร่งด่วนออกไปจากตัวให้ได้มากที่สุด… การทำเรื่องเร่งด่วน เป็นการทำภารกิจปัจจุบันเพื่อปัจจุบัน… ถ้าเราทำแต่เรื่องเร่งด่วน จนหมดเวลาทำเรื่องสำคัญ ซึ่งเรื่องสำคัญส่วนใหญ่คือเรื่องที่ท่านต้องทำด้วยตัวเอง… และถ้าท่านมีเรื่องสำคัญและเร่งด่วนจนหมดพลังกายและใจจะจัดการบ่อยๆ จนเข้าขั้น “เครียดและทนทุกข์” เมื่อไหร่
แนะให้ท่านหากิจธุระ “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” จองเวลา To–do–list เอาไว้ก่อนล่วงหน้า ก่อนจะเกิดเรื่องสำคัญเร่งด่วน ซึ่งส่วนใหญ่จะมาเร็วไปเร็วจนไม่สามารถวางแผนล่วงหน้าได้อยู่แล้ว…
ที่เหลือก็… อย่ายอมให้ถูกเบียดเวลาไปก็พอ!!!
อ้างอิง
