ในการเขียนแผนธุรกิจ และ การเขียนโครงการเพื่อแจกแจงรายละเอียดของสิ่งที่จะทำ งบประมาณที่จะใช้ ทรัพยากรทุนทั้งหมดที่สิ้นเปลือง รวมทั้งผลสำเร็จและการบรรลุเป้าหมายตามแผนที่ร่างไว้ในเอกสาร… รายละเอียดในแผนหรือโครงการที่เสนอมักจะมีข้อมูลมาก และ มักจะถูกแบ่งหัวข้อเพื่อลำดับการนำเสนอตามโครงสร้างมาตรฐานการเขียนแผนหรือการเขียนโครงการ… ซึ่งหัวข้อ Executive Summary หรือ บทสรุปผู้บริหาร ในเอกสารเกี่ยวกับแผนและเรื่องที่ต้องดำเนินการทั้งหมด… จำเป็นต้องมี Executive Summary ถูกนำเสนอเป็นหัวข้อแรกในเอกสารเสมอ โดย Executive Summary หรือ X-Sum จะเป็นการบรรยายสรุปรายละเอียดหลักๆ ของเนื้อหาในเอกสารทุกหัวข้อ เอามานำเสนอไว้ใน X-Sum ให้ครบและสั้นกระชับแต่เข้าใจง่ายที่สุด
ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า… Executive Summary หรือ บทสรุปผู้บริหาร กับ บทคัดย่อ หรือ Abstract ซึ่งโดยโครงสร้างการเตรียมเอกสารสำคัญจะมีรูปแบบคล้ายคลึงกันให้เห็น แต่โดยรายละเอียดและวัตถุประสงค์การนำเสนอของ X-Sum และ Abstract นั้นต่างกัน…
Abstract โดยทั่วไปจะใช้ปะหน้ารายงานทางวิชาการ ซึ่งในทางเทคนิคจะสั้นกว่า X-Sum มาก เนื่องจากเป็นเพียงคำเชิญชวนให้ผู้สนใจได้เข้าไปอ่านรายละเอียดในเนื้อหาหลักมากกว่า Abstract จึงเป็นการคัดย่อบทสรุปให้ออกมาในเชิงประชาสัมพันธ์เป็นหลัก ซึ่งผู้ที่สนใจเอกสารชุดนี้จำเป็นต้องอ่านหรือศึกษาเนื้อความในเอกสารโดยละเอียดต่อเท่านั้น… ในขณะที่ Executive Summary หรือ X-Sum จะสรุปเนื้อความมาพร้อมรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมด เพื่อให้สามารถอ่าน X-Sum จบแล้ว สามารถเข้าใจโครงสร้างและสาระหลักในเอกสารโดยไม่ต้องอ่านรายละเอียดในเนื้อหาส่วนในก็ได้… เพราะในท้ายที่สุดจำเป็นต้องเอาแผนธุรกิจหรือโครงการที่เขียนขึ้นในเอกสารชุดนั้นไปคุยรายละเอียดต่ออยู่ดี
ประเด็นก็คือ… ความสำคัญของ Executive Summary หรือ บทสรุปผู้บริหารจะมีฐานะเป็น “สาร หรือ Message” เพื่อเป้าหมายในการผลักดันให้เกิดการดำเนินการต่อ… ซึ่งคณะนักวิชาการจากภาควิชาเศรษฐศาสตร์การเกษตรของ Texas A&M University เคยสรุปลักษณะของ X-Sum เอาไว้ว่า… Executive Summary คือ การโต้ตอบเบื้องต้นระหว่างผู้เขียนรายงานกับผู้อ่านเป้าหมาย ทั้งผู้มีอำนาจตัดสินใจ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และหรือ เพื่อนร่วมงาน โดยจะเป็น Message ที่สำคัญและมีผลกับ “การตัดสินใจ” ของผู้อ่านเป้าหมาย โดยเฉพาะผู้บริหารที่ถูกดึงดูดความสนใจจาก X-Sum จนเปิดอ่านรายละเอียดส่วนใน หรือ เรียกพบ หรือ นัดประชุมเพื่อไปต่อ!
บทความจาก inc.com หัวข้อ How to Write an Executive Summary ได้อธิบายความสำคัญของ Executive Summary เอาไว้ว่า… Executive Summary ถือเป็นเนื้อความส่วนเดียวที่แน่ใจได้ว่าจะมีคนอ่าน โดยเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องและคนที่สนใจ… และเนื้อความใน X-Sum ทั้งหมดจะสำคัญมากในย่อหน้าแรก ซึ่งจำเป็นจะต้องให้พื้นที่กับข้อมูลทรงคุณค่า และ มีความสำคัญเกี่ยวกับสิ่งที่จะทำ โดยต้องสรุปให้สั้น แต่ต้องไม่ขาดสาระ… และพยายามเล่าเรื่องด้วยหลักคิดแบบ Elevator Pitch หรือ โน้มน้าวให้น่าสนใจภายในเวลาอันสั้น แบบคุยกันในลิฟท์ให้จบก่อนประตูลิฟท์เปิดให้ได้… จากนั้นค่อยลำดับเรื่องราวในเนื้อหาไปตามเนื้อความด้านใน… แต่ก็ไม่มีสูตรตายตัวว่าจะต้องทำเนื้อหารายละเอียดก่อน หรือ เขียน X-Sum ก่อน…
อย่างไรก็ตาม คำแนะนำการเขียน X-Sum แบบดั้งเดิมมักจะกำหนดโครงสร้างการเขียนโดยลำดับไปตามเนื้อหารายละเอียด ซึ่งหลายคนที่เคยเขียนโครงการมาก่อน จึงมักจะเลือกเขียน X-Sum ในตอนท้าย… แต่ในปัจจุบันก็สามารถเขียนก่อนเนื้อหาหลักก็ได้ ถ้าคนเขียนเข้าใจแผนหรือโครงการทั้งหมดอย่างดีอยู่แล้ว และ สามารถเล่าซ้ำไม่ผิดเพี้ยนไปจากเดิม… ตัวอย่างคำแนะนำในการเขียน Executive Summary จากผู้ให้บริการแอพพลิเคชั่นบริหารโครงการอย่าง Asana แนะนำว่า… ข้อเท็จจริงที่มักจะพบใน X-Sum ที่ประสบความสำเร็จมักจะมีการให้ข้อมูลดังต่อไปนี้คือ
- Business Cases หรือ เหตุผลทางธุรกิจ
- Project Proposals หรือ ข้อเสนอประกอบโครงการ
- Research Documents หรือ อ้างอิงรายงานการวิจัย รวมทั้งสถิติต่างๆ ที่น่าเชื่อถือ
- Environmental Studies หรือ ประเด็นแวดล้อม
- Market Surveys หรือ ข้อมูลทางการตลาดที่วิจัยหรือสำรวจมาแล้วอย่างดี
- Project Plans หรือ แผนที่ชัดเจน
ส่วนเทคนิคการลำดับเนื้อหาใน X-Sum ที่น่าสนใจก็มักจะมีการนำเสนอโดย…
- Start With The Problem Or Pain Point หรือ ขึ้นต้นด้วยปัญหา หรือ จุดบกพร่องที่ต้องการเข้าไปแก้ไข
- Outline The Recommended Solution หรือ เสนอโครงร่างแนวทางการแก้ไขปัญหาและข้อบกพร่อง
- Explain The Solution’s Value หรือ อธิบายคุณค่าทั้งหมดที่จะได้เมื่อจัดการ Problem หรือ Pain Point นั้นได้
- Wrap Up With A Conclusion About The Importance Of The Work หรือ สรุปสาระสำคัญปิดท้ายให้ชัดเจน
คร่าวๆ ย่อๆ ก็ประมาณนี้ครับ… แต่แนวทางทั้งหมดที่กล่าวมานี้ไม่ได้มีอะไรตายตัวว่าจะต้องเป็นแบบนี้เสมอไป หลักสำคัญที่ต้องคำนึงถึงเสมอจึงมีเพียงประโยชน์โดยตรงของ X-Sum ซึ่งก็คือความเป็น “Message หรือ ข้อความ หรือ สาร” เพื่อช่วยอธิบายแนวคิดและแผนการต่างๆ เป็นหลัก… ส่วนที่เหลือ อ่านมากๆ เขียนเยอะๆ เดี๋ยวก็ลื่นเมื่อถึงคราวต้องเขียนเอง
References…
