Executive Summary… ภาพรวมของบทสรุปผู้บริหารอย่างย่อ #ExtremeLeader

ในการเขียนแผนธุรกิจ และ การเขียนโครงการเพื่อแจกแจงรายละเอียดของสิ่งที่จะทำ งบประมาณที่จะใช้ ทรัพยากรทุนทั้งหมดที่สิ้นเปลือง รวมทั้งผลสำเร็จและการบรรลุเป้าหมายตามแผนที่ร่างไว้ในเอกสาร… รายละเอียดในแผนหรือโครงการที่เสนอมักจะมีข้อมูลมาก และ มักจะถูกแบ่งหัวข้อเพื่อลำดับการนำเสนอตามโครงสร้างมาตรฐานการเขียนแผนหรือการเขียนโครงการ… ซึ่งหัวข้อ Executive Summary หรือ บทสรุปผู้บริหาร ในเอกสารเกี่ยวกับแผนและเรื่องที่ต้องดำเนินการทั้งหมด… จำเป็นต้องมี Executive Summary ถูกนำเสนอเป็นหัวข้อแรกในเอกสารเสมอ โดย Executive Summary หรือ X-Sum จะเป็นการบรรยายสรุปรายละเอียดหลักๆ ของเนื้อหาในเอกสารทุกหัวข้อ เอามานำเสนอไว้ใน X-Sum ให้ครบและสั้นกระชับแต่เข้าใจง่ายที่สุด

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า… Executive Summary หรือ บทสรุปผู้บริหาร กับ บทคัดย่อ หรือ Abstract ซึ่งโดยโครงสร้างการเตรียมเอกสารสำคัญจะมีรูปแบบคล้ายคลึงกันให้เห็น แต่โดยรายละเอียดและวัตถุประสงค์การนำเสนอของ X-Sum และ Abstract นั้นต่างกัน… 

Abstract โดยทั่วไปจะใช้ปะหน้ารายงานทางวิชาการ ซึ่งในทางเทคนิคจะสั้นกว่า X-Sum มาก เนื่องจากเป็นเพียงคำเชิญชวนให้ผู้สนใจได้เข้าไปอ่านรายละเอียดในเนื้อหาหลักมากกว่า Abstract จึงเป็นการคัดย่อบทสรุปให้ออกมาในเชิงประชาสัมพันธ์เป็นหลัก ซึ่งผู้ที่สนใจเอกสารชุดนี้จำเป็นต้องอ่านหรือศึกษาเนื้อความในเอกสารโดยละเอียดต่อเท่านั้น… ในขณะที่ Executive Summary หรือ X-Sum จะสรุปเนื้อความมาพร้อมรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมด เพื่อให้สามารถอ่าน X-Sum จบแล้ว สามารถเข้าใจโครงสร้างและสาระหลักในเอกสารโดยไม่ต้องอ่านรายละเอียดในเนื้อหาส่วนในก็ได้… เพราะในท้ายที่สุดจำเป็นต้องเอาแผนธุรกิจหรือโครงการที่เขียนขึ้นในเอกสารชุดนั้นไปคุยรายละเอียดต่ออยู่ดี

ประเด็นก็คือ… ความสำคัญของ Executive Summary หรือ บทสรุปผู้บริหารจะมีฐานะเป็น “สาร หรือ Message” เพื่อเป้าหมายในการผลักดันให้เกิดการดำเนินการต่อ… ซึ่งคณะนักวิชาการจากภาควิชาเศรษฐศาสตร์การเกษตรของ Texas A&M University เคยสรุปลักษณะของ X-Sum เอาไว้ว่า… Executive Summary คือ การโต้ตอบเบื้องต้นระหว่างผู้เขียนรายงานกับผู้อ่านเป้าหมาย ทั้งผู้มีอำนาจตัดสินใจ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และหรือ เพื่อนร่วมงาน โดยจะเป็น Message ที่สำคัญและมีผลกับ “การตัดสินใจ” ของผู้อ่านเป้าหมาย โดยเฉพาะผู้บริหารที่ถูกดึงดูดความสนใจจาก X-Sum จนเปิดอ่านรายละเอียดส่วนใน หรือ เรียกพบ หรือ นัดประชุมเพื่อไปต่อ!

บทความจาก inc.com หัวข้อ How to Write an Executive Summary ได้อธิบายความสำคัญของ Executive Summary เอาไว้ว่า… Executive Summary ถือเป็นเนื้อความส่วนเดียวที่แน่ใจได้ว่าจะมีคนอ่าน โดยเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องและคนที่สนใจ… และเนื้อความใน X-Sum ทั้งหมดจะสำคัญมากในย่อหน้าแรก ซึ่งจำเป็นจะต้องให้พื้นที่กับข้อมูลทรงคุณค่า และ มีความสำคัญเกี่ยวกับสิ่งที่จะทำ โดยต้องสรุปให้สั้น แต่ต้องไม่ขาดสาระ… และพยายามเล่าเรื่องด้วยหลักคิดแบบ Elevator Pitch หรือ โน้มน้าวให้น่าสนใจภายในเวลาอันสั้น แบบคุยกันในลิฟท์ให้จบก่อนประตูลิฟท์เปิดให้ได้… จากนั้นค่อยลำดับเรื่องราวในเนื้อหาไปตามเนื้อความด้านใน… แต่ก็ไม่มีสูตรตายตัวว่าจะต้องทำเนื้อหารายละเอียดก่อน หรือ เขียน X-Sum ก่อน…

อย่างไรก็ตาม คำแนะนำการเขียน X-Sum แบบดั้งเดิมมักจะกำหนดโครงสร้างการเขียนโดยลำดับไปตามเนื้อหารายละเอียด ซึ่งหลายคนที่เคยเขียนโครงการมาก่อน จึงมักจะเลือกเขียน X-Sum ในตอนท้าย… แต่ในปัจจุบันก็สามารถเขียนก่อนเนื้อหาหลักก็ได้ ถ้าคนเขียนเข้าใจแผนหรือโครงการทั้งหมดอย่างดีอยู่แล้ว และ สามารถเล่าซ้ำไม่ผิดเพี้ยนไปจากเดิม… ตัวอย่างคำแนะนำในการเขียน Executive Summary จากผู้ให้บริการแอพพลิเคชั่นบริหารโครงการอย่าง Asana แนะนำว่า… ข้อเท็จจริงที่มักจะพบใน X-Sum ที่ประสบความสำเร็จมักจะมีการให้ข้อมูลดังต่อไปนี้คือ

  • Business Cases หรือ เหตุผลทางธุรกิจ
  • Project Proposals หรือ ข้อเสนอประกอบโครงการ
  • Research Documents หรือ อ้างอิงรายงานการวิจัย รวมทั้งสถิติต่างๆ ที่น่าเชื่อถือ
  • Environmental Studies หรือ ประเด็นแวดล้อม
  • Market Surveys หรือ ข้อมูลทางการตลาดที่วิจัยหรือสำรวจมาแล้วอย่างดี
  • Project Plans หรือ แผนที่ชัดเจน

ส่วนเทคนิคการลำดับเนื้อหาใน X-Sum ที่น่าสนใจก็มักจะมีการนำเสนอโดย…

  1. Start With The Problem Or Pain Point หรือ ขึ้นต้นด้วยปัญหา หรือ จุดบกพร่องที่ต้องการเข้าไปแก้ไข
  2. Outline The Recommended Solution หรือ เสนอโครงร่างแนวทางการแก้ไขปัญหาและข้อบกพร่อง
  3. Explain The Solution’s Value หรือ อธิบายคุณค่าทั้งหมดที่จะได้เมื่อจัดการ Problem หรือ Pain Point นั้นได้
  4. Wrap Up With A Conclusion About The Importance Of The Work หรือ สรุปสาระสำคัญปิดท้ายให้ชัดเจน

คร่าวๆ ย่อๆ ก็ประมาณนี้ครับ… แต่แนวทางทั้งหมดที่กล่าวมานี้ไม่ได้มีอะไรตายตัวว่าจะต้องเป็นแบบนี้เสมอไป หลักสำคัญที่ต้องคำนึงถึงเสมอจึงมีเพียงประโยชน์โดยตรงของ X-Sum ซึ่งก็คือความเป็น “Message หรือ ข้อความ หรือ สาร” เพื่อช่วยอธิบายแนวคิดและแผนการต่างๆ เป็นหลัก… ส่วนที่เหลือ อ่านมากๆ เขียนเยอะๆ เดี๋ยวก็ลื่นเมื่อถึงคราวต้องเขียนเอง

References…

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Tumblr

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Recent Posts