การเตรียมงานนำเสนอ หรือการเตรียม Presentation ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีว่า ที่ต้องเตรียมก็เพราะมีวาระที่จะไปนำเสนอข้อมูลที่กำลังเตรียมอยู่ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์บางอย่าง เช่น เตรียมไปนำเสนอข้อมูลความก้าวหน้าของโครงการกับหัวหน้าหรือนายจ้าง… ไปนำเสนอกับผู้ถือหุ้นเพื่อขออนุมัติการเพิ่มทุน… ไปนำเสนอกับนักลงทุนเพื่อขอทุนดำเนินการ… ไปบรรยายงานสัมมนาเพื่อให้ความรู้กับที่ประชุม… หรือแม้แต่ไปสอนหนังสือ

บทความเกี่ยวกับการเตรียม Presentation ชุดนี้ โน้มเอียงไปทางการเตรียม Presentation ไปใช้เพื่อการเรียนการสอนเป็นหลักครับ… ส่วนจะเตรียมไปบรรยาย หรือเตรียมไปใช้กับ eLearning ก็ใช้ได้หมด รวมทั้งการเตรียม Presentation เพื่อใช้ในทุกวัตถุประสงค์ก็ใช้ได้เช่นกัน… เพราะทักษะที่จะแบ่งปันวันนี้ เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่จะทำให้การเตรียม Presentation จนถึงขั้นเอา Presentation ไปใช้… ตอบโจทย์หรือวัตถุประสงค์หลักๆ ของการนำเสนอในท้ายที่สุด และได้ Feedback ที่เป็นบวกกลับคืน

กุณแจความสำเร็จ หรือ Key Success ของการเตรียม Presentation ที่ได้ผลที่สุดมีเพียงสองเรื่องเท่านั้นจำเป็นอย่างยิ่งคือ… เรื่องเล่า หรือ Storytelling และ กราฟฟิก หรือ Graphic

key Success ทั้ง 2 ประเด็นก็คือ เรื่องที่จะเล่าและวิธีการเล่านั่นเอง… ซึ่งเรื่องที่จะเล่า ก็คือข้อมูลและ Message ที่จะเอาไปบอกคนฟังหรือผู้รับสาร หรือ Receiver หรือแม้แต่ผู้ชมตามเป้าหมาย หรือ Target Audience… และประเด็นสำคัญจริงๆ ที่ต้องรู้ก่อน “เตรียมเรื่องเล่า” และ “วิธีเล่า” ก็คือ สารหลัก หรือ Master Message ในงานที่จะนำเสนอ เช่น ท่านเตรียม Presentation ไปขอเงินลงทุนเพิ่มจากผู้ถือหุ้น Master Message ก็คือ เงินลงทุนที่เพิ่มขึ้นจะทำให้บริษัทได้กำไรสูงขึ้น… เท่านั้นเอง!… แต่การเตรียมข้อมูลและหลักฐานเชิงประจักษ์ที่เชื่อถือได้ ไปว่านล้อมผู้ถือหุ้นให้จ่ายเงิน อาจจะต้องใช้ข้อมูลแนวโน้มต่างๆ ข้อมูลเศรษฐกิจ ข้อมูลวิเคราะห์ตลาดมากมายเพื่อเสริม Master Message ให้ผู้ถือหุ้นเห็นด้วยว่าต้องเพิ่มทุน…

ตัวอย่างการเตรียม Presentation เพื่อสอนการบวกลบเศษส่วนก็เช่นกัน… Master Message ก็คือหลักการบวกลบเศษส่วนจะทำได้เมื่อค่าส่วนเท่ากัน… ถ้าเศษส่วนนั้นค่าของตัวส่วนเท่ากันอยู่แล้วก็บวกลบเศษกันเลยก็เสร็จ แต่ถ้าเศษส่วนนั้น ค่าของตัวส่วนไม่เท่ากัน ก็ต้องทำให้ค่าของตัวส่วนเท่ากันก่อน จึงนำมาบวกลบกันได้… เท่านั้นเอง!… แต่การเตรียม Presentation อาจจะต้องมีเรื่องเล่าเกี่ยวกับพิซซ่า เค๊กวันเกิดเพื่อให้นักเรียนเห็นภาพของเศษส่วนในชีวิตจริง

ซึ่งการเห็นภาพ กับเรื่องเล่าเกี่ยวกับภาพที่เห็น… จะทำให้ภาพในสมองของ Receiver เป็นภาพเดียวกันกับที่คนเล่าเรื่องหรือคนนำเสนอ…ถ่ายทอดออกมา

ประเด็นภาพที่เห็นกับเรื่องเล่าเกี่ยวกับภาพที่เห็นนี่เอง ที่ทำให้การนำเสนอด้วยสไลด์ แบบมีภาพให้เห็นและคนอธิบายภาพตามที่เห็น กลายเป็นแนวทางสากลในการสื่อสารที่ทรงพลังที่สุด…

1. Graphics Preparation… งานเตรียมกราฟฟิก

เมื่อมีหัวข้อหรือประเด็นที่จะต้องเตรียมทำ Slide Presentation แล้ว… มี Master Message แล้ว… และรู้กรอบเวลาที่จะบรรยายหรือนำเสนอแล้ว… รวมทั้งได้เตรียมโครงสร้างและลำดับการเล่าเรื่องคร่าวๆ แล้ว… ก็ถึงเวลาของการเตรียมงานศิลปะ ที่ต้องเลือกสีและกลุ่มสีที่จะใช้ ซึ่งเป็นศิลปะส่วนของธีมที่จะอยู่เบื้องหลัง… และอีกส่วนเป็นงานศิลปะ ที่จะช่วยบรรยาย หรืออธิบายข้อมูลหรือสาร ที่ต้องการจะนำเสนอ เพื่อให้ Master Message “มีความสำคัญและถูกดำเนินการตามวัตถุประสงค์”

เทคนิคการเตรียม Graphic เพื่อออกแบบ Presentation จะใช้หลักทางศิลปะเรื่องสี แสง สมดุลย์และการจัดวางองค์ประกอบภาพ เพื่อสื่อความจากสไลด์ไปถึง Receiver… โดยตัวหลักการจริงๆ เรื่อง Graphic จึงไม่มีกรอบคิดชัดเจนจะแนะนำ ซึ่งผมคิดว่าให้เลือกตามความชอบและความเชื่อของใครของมันดีที่สุด… ขอเพียงไม่เสียเวลาพิรี้พิไรกับงานศิลปะบนสไลด์เหล่านี้เกินไป หรือละเลยศิลปะในงานนำเสนอจนคุณค่าตามวัตถุประสงค์และ Master Message ล้มเหลวไร้ค่า… 

วันสองวันที่ผ่านมา ผมทำคำแนะนำบางส่วนไว้ให้แล้วจากบทความเรื่อง 5 เทคนิคการทำ PowerPoint ให้ใครๆ ก็ WOW! และ Message and Structuring of Presentation สารและการจัดวางบนสไลด์… ซึ่งเป็นแนวคิดพื้นฐานรวมๆ เพื่อแนะนำหลักคิดเบื้องต้นในการออกแบบ Slide Presentation สำหรับท่านที่ยังหาสไตล์ให้ตัวเองไม่เจอ

2. Storytelling… จงเล่าเรื่อง

การเล่าเรื่องเป็นทักษะสำคัญในศตวรรษที่ 21… ซึ่งคำว่าเล่าเรื่องในที่นี้หมายถึงวิธีการถ่ายทอดเรื่องราวในลักษณะของ “การเล่า” ที่เป็นมิตรกับ Receiver มากกว่า “การอ่านสไลด์” หรือใช้ภาษาเขียนมาสื่อสารด้วยการพูด… การเล่าเรื่องจึงมีสองมิติให้คำนึงถึงคือ เรื่องที่จะเล่า และวิธีการเล่า ซึ่งทั้งสองมิติเป็นเรื่องของศิลปะในการสื่อสาร… ซึ่งอะไรก็ตามที่ใช้คำว่า “ศิลปะ” ก็ต้องยอมรับว่า “พรสวรรค์ หรือ Talent” มีส่วนสำคัญต่อการฝึกฝนและเรียนรู้ แต่การมีหรือไม่มีพรสวรรค์ ก็ไม่ค่อยมีผลกับความพยายามและการฝึกฝนนักหรอก ขอเพียงพยายามหาทางเล่าเรื่องให้ได้เหมือน “ต้นแบบ” ที่เราอยากเป็น… ซึ่งต้องหาสไตล์การพูดนำเสนอแบบที่ชอบจากเวทีอื่นๆ และโดยส่วนตัวผมก็จะไปค้นดูการนำเสนอของคนดังหรือไม่ก็ TED Talks เวทีต่างๆ

ประเด็นก็คือ การเตรียมสไลด์ไปเล่าเรื่องที่นำเสนอ ต่างจากการเตรียมสไลด์ไปอ่านให้คนฟังมาก… ยิ่งเตรียมสไลด์ไปอ่านตะกุกตะกักยิ่งแล้วใหญ่… เพราะนั่นจะทำให้คนฟังดูแคลนทันทีว่าไม่เตรียมตัว ถึงขั้นตัดสินไปในทางลบมากมาย จนสุดท้ายคือเสียเวลาเปล่าทั้งสองฝ่าย

ที่สำคัญกว่านั้นคือ… เรื่องที่ต้องเล่ากับวิธีการเล่า จะทำให้การเตรียมสไลด์ มีพื้นที่ว่างให้ศิลปะ มากกว่าที่จะยัดบทพูด หรือชื่อเรียกอะไรยาวๆ ใส่ไปบนสไลด์ที่ไม่ได้มีพื้นที่มากมายให้ข้อความเยอะแยะ… ซึ่งข้อเท็จจริงของการใช้สไลด์สื่อสาร ก็เพียงเพื่อให้เป็นส่วนหนึ่งของการนำเสนอ… คนนำเสนอและเรื่องเล่าจากคนนำเสนอต่างหากที่สำคัญที่สุด… และไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอด้วยตัวเอง หรือใช้ซอฟท์แวร์บันทึกสไลด์กับเสียงเล่าเป็นวิดีโอไว้ให้ Receiver เปิดดูเองก็ตาม… การเล่าก็จำเป็นต้องวางโครงเรื่องร้อยเรียงประเด็นหรือเหตุการณ์ เพื่อให้ Mesasges ทั้งหมดพา Receivers หรือ Target Audience ไปถึง Master Message ให้ได้… ซึ่งโครงสร้างเรื่องเล่าโดยทั่วไปมักจะประกอบด้วย 3 ส่วนหลักๆ คือ

1. Introduction หรือเกริ่นนำ… การเกริ่นนำที่ดีคือการเตรียมคนฟัง หรือ Receivers ให้ “สนใจฟัง… ตั้งใจฟัง และฟังอย่างเข้าใจ” ซึ่งส่วนหนึ่งผมเคยเขียนไว้ในบทความเรื่อง Hook First!… กลยุทธ์สำคัญในการออกแบบคอร์สออนไลน์ที่ได้ผล ซึ่งเป็นหลักการเดียวกันกับการนำเสนอให้ Target Audience สนใจสิ่งที่ท่านจะเล่าตั้งแต่แรก… ถ้าเป็นการนำเสนอทางธุรกิจ หรืออะไรที่เกี่ยวกับผลประโยชน์ของคนฟัง… ก็ให้เริ่มที่ผลประโยชน์ของคนฟังก่อนอื่น… ถ้าเป็น Presentation งานสอนหรืองานบรรยายให้ความรู้… ก็จงหาทางเล่าประโยชน์ของการได้รู้ กับปัญหาของการไม่รู้ มาดึงความสนใจให้ได้ก่อน

2. Data and Contents หรือข้อมูลและเนื้อหาสาระ… ส่วนนี้จะเป็นข้อเท็จจริงหรือเนื้อหาสาระที่แวดล้อม Master Message เช่นการจะโน้มน้าวผู้ถือหุ้นให้เห็นผลตอบแทนมหาศาล ก็ต้องบอกได้ว่ารายได้มหาศาลที่ว่า จะได้มาอย่างไร… หรือหลักการคำนวณที่ซับซ้อนทางคณิตศาสตร์เหล่านั้น เงื่อนแรกการแก้โจทย์อยู่ตรงไหน มีตัวอย่างอะไรบ้าง

3. Wrap up หรือบทสรุป… ท่อนท้ายๆ ส่วนนี้คือ Master Message ที่การสรุปจะต้องไม่ทิ้งสาระหลักที่สำคัญ… นำเสนอเพื่อขอเงินลงทุน ก็สรุปเพื่อให้ได้เงินลงทุน ถ้าบรรยายเพื่อให้ความรู้หรือสอนสั่ง ก็อย่าลืมยืนยันความรู้ที่บอกเล่าสั่งสอนไว้

โครงสร้างการถ่ายทอดสื่อสารก็จะมีอยู่ประมาณนี้ แต่!… ในหลายกรณีอาจจะต้องแทรกตัวอย่าง หรือเปรียบเทียบข้อมูลหรือเหตุการณ์เพื่อให้การนำเสนอมีมิติที่น่าสนใจและดึงดูดมากขึ้น… ทั้งเพื่อความเข้าใจ และเพื่อบรรยากาศการนำเสนอ… โดยการยกตัวอย่างหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องหลัก หรือ Master Message โดยใช้ “เรื่องเล่า” มาประกอบการ “เล่าเรื่อง” ที่หลายกรณี ต้องการๆ เล่าและเรื่องเล่าเหมือนเป็นกรณีศึกษา ซึ่งหลายๆ คำแนะนำจะนิยามว่า “ใส่ดราม่าไปหน่อย”… โดยเรื่องเล่าเสริมเหล่านี้ ก็จะมีโครงเรื่องแบบ “SSTH” ที่ย่อมาจาก… Suffering, Struggling, Turning Point และ Happy Ending… ซึ่งโค๊ชด้าน Storytelling ชื่อดังของเมืองไทยท่านหนึ่งเรียกว่าสูตรการเล่าเรื่องแบบ “4ร” ที่เอามาจาก 4 คำอย่าง… ระทม รันทด ระทึก และรอดทุกข์… สูตรเรื่องเล่าแบบนี้ หลายท่านน่าจะคุ้นเคยว่าเป็นโครงสร้างเรื่องเล่าแบบนิยายประโลมโลก หรือนิทานเจ้าหญิงอาภัพนั่นเอง

ในบทความตอนนี้ขอไม่ลงรายละเอียดครับ… สูตร 4ร หรือ SSTH เป็นอีกศาสตร์หนึ่งที่เขียนเป็นหนังสือได้หนาๆ เป็นเล่มทีเดียว… แต่ก็จำเป็นต้องนำมาบอกเล่าเติมมิติให้ทุกท่านได้เห็น เครื่องมือและเทคนิคการนำเสนอ ที่จำเป็นต้องเห็นภาพทั้งหมด เพื่อการเตรียมสไลด์และการนำเสนอที่ราบรื่นและขาดตกบกพร่อง “น้อยที่สุด”