Meeting

How To Lead An Effective Meeting… นำประชุมอย่างไรไม่ให้เละ #ExtremeLeader

การประชุมเป็นภาระหลักงานหนึ่งของผู้บริหาร ซึ่งการประชุมทุกรูปแบบจะเกิดขึ้นเพื่อการสื่อสาร และ ทำความเข้าใจ “ข้อมูลที่จำเป็นต่อการบอกเล่าแบ่งปัน และ ข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ” ซึ่งคนที่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุม มักจะเข้าห้องประชุมไปโดยยังไม่เข้าใจรายละเอียดของข้อมูลก็ได้ แต่ควรกลับออกจากห้องประชุมอย่างเข้าใจ หรือ ออกจากห้องประชุมพร้อมการตัดสินใจ… เพื่อขับเคลื่อนทีม และ องค์กรที่ประกอบกันขึ้นโดยคนๆ หนึ่ง ไม่จำเป็นต้องเก่งหมด รู้หมด และ เข้าใจไปหมด ทำให้ต้องใช้คนหลายคนมาช่วยกันให้ข้อมูล และช่วยกันคิด ช่วยกันพิจารณานั่นเอง

องค์ประกอบของการประชุมที่สำคัญโดยทั่วไป ก็จะต้องมีผู้นำประชุมเสมอ ซึ่งก็มักจะเป็นผู้นำโดยตำแหน่ง หรือ โดยหน้าที่ หรือแม้แต่โดยบทบาทนำอยู่แล้วนั่นเอง… ที่ต้องอยู่เป็นผู้อำนวยการประชุมให้เริ่มต้น และ จบลงอย่างที่ควรจะจบ เพราะถ้ากิจกรรมกลุ่มในองค์กรที่สำคัญอย่างการประชุม มีอันต้องจบลงแบบที่ไม่ควรจะจบ… ภาวะการนำของคนนำประชุมก็คงจบไม่ค่อยสวยเท่าไหร่… ซึ่งหลายท่านคงพอเคยมีประสบการณ์ หรือ เคยเห็นภาพการนำประชุมที่ประธานในที่ประชุม ไม่สามารถกำกับบริบท และ บรรยากาศการประชุมไม่ได้มาบ้าง… โดยเฉพาะบรรยากาศจากที่ประชุมสภาผู้แทนอันทรงเกียรติ ที่ถ่ายทอดออกอากาศให้ความบันเทิงกับประชาชนบ่อยๆ มาแต่ไหนแต่ไร

คำถามคือ… ต้องนำประชุมอย่างไรจึงจะไม่เละ?… ผู้ใหญ่ที่ผมเคารพท่านหนึ่งเคยบอกผมว่า ถ้าโชคดีมีแต่ “ผู้เจริญแล้ว” เข้าร่วมเป็นองค์ประชุมโดยไม่มีส่วนได้ส่วนเสียกับการตัดสินใจใดๆ ในที่ประชุมเลย… การประชุมจะจบสวย จบง่าย และ ได้งานเสมอ… แต่ท่านก็บอกอีกว่า องค์ประชุมที่มีแต่ผู้เจริญแล้วนั่งอยู่ด้วยกันหาไม่ยาก แต่องค์ประชุมที่ “องค์ประชุมไม่มีส่วนได้ส่วนเสีย” ในที่ประชุมนั้นแทบไม่มีเลย… โดยเฉพาะผู้ที่มีส่วนเสียจากคำโต้แย้ง รวมทั้งมีส่วนเสียผลประโยชน์จากความเห็นในที่ประชุม

ประเด็นก็คือ… การถกเถียงและการชี้แจงที่เกี่ยวข้องกับส่วนได้ส่วนเสียขององค์ประชุม เป็นเรื่องปกติของที่ประชุม… ซึ่งการถกเถียงและการชี้แจงที่เกี่ยวข้องกับส่วนได้ส่วนเสียขององค์ประชุม ก็มักจะนำมาซึ่งความขัดแย้งระหว่างองค์ประชุม ตั้งแต่ระดับขุ่นข้องหมองใจไปจนถึงโกรธเกลียดไม่เผาผีก็มีให้เห็นเสมอ

ทักษะความรู้เรื่องการประชุม และ การนำประชุมจึงสำคัญสำหรับผู้นำ ซึ่งมีทั้งตำรา บทความ และ สื่อ How to….. มากมายที่พูดถึงการประชุมผ่านแง่มุมการเตรียมพร้อม และ เทคนิคการจัดการองค์ประชุม และ เทคนิคการจัดการบรรยากาศในระหว่างการประชุมเพื่อให้ “การตัดสินใจ หรือ งานที่ต้องเริ่มต้นจากการตัดสินใจของที่ประชุม และหรือ การสื่อสารจากที่ประชุม” ขับเคลื่อนความก้าวหน้าต่อไปอีกขั้น หรือ หยุดรอเพื่อเติมรายละเอียดที่อาจจะนำความเสียหายผิดพลาดมาสู่การตัดสินใจ หรือแม้แต่รอให้ผู้นำขอกลับไปคิดก่อนก็ตาม… โดยส่วนใหญ่แล้ว องค์ประชุมมักจะออกมาจากห้องประชุมพร้อมทัศนคติ หรือ ความคิดเห็นส่วนตัวขององค์ประชุมเสมอ… ซึ่งหลายกรณียังขัดแย้งกับข้อเท็จจริงจากที่ประชุม และ เชื่อหรือคิดเห็นตรงกันข้ามกับมติที่ประชุม จนประเด็นที่พูดคุยลงความเห็นกันในห้องประชุมไม่มีความหมายอะไรเลย กลายเป็นเพียงพิธีกรรมอึนๆ ซึ่งท้ายที่สุดอาจสร้างความขัดแย้งใหญ่หลวงตามมา

ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นหลังการประชุมนี่เองที่เป็นเรื่อง “ประชุมล้มเหลวเละเทะ” ของจริง… เพราะองค์ประชุมบางส่วน หรือ บางคนกลับจากห้องประชุมเพื่อทำตามการตัดสินใจส่วนตัวโดยพลการ และ ไม่สนใจข้อเสนอแนะ หรือ ไม่ใส่ใจความคิดเห็นต่างจากที่ประชุม… ซึ่งส่วนใหญ่เป็นผู้นำ และ เป็นองค์นำประชุมนั่นเอง

การนำประชุมโดยผู้นำที่ใครก็รู้ว่าตัดสินใจแล้วแบบเดาได้ถูก… จึงเป็นวาระการประชุมที่น่าเบื่อ และ ไร้ความท้าทายมาแต่ไหนแต่ไร… ซึ่งล้มเหลวถึงส่วนอื่นๆ ในทีมและองค์กรแน่นอน

ประเด็นเป็นแบบนี้ครับ… ผู้นำองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีความรู้ มีประสบการณ์ และ มีเครือข่ายในการ “หาคำตอบ” ของประเด็นหลักๆ และ ประเด็นสำคัญๆ ที่ถูกนำเข้าที่ประชุมอยู่ก่อนเสมอ… แต่การเป็นผู้นำที่ทีมรู้ว่าการตัดสินใจเรื่องอะไรจะออกมาแบบไหน โดยไม่ต้องเดาด้วยซ้ำนั้น… แม้สิ่งที่ผู้นำคิดและตัดสินใจจะถูก แต่ก็มักจะสร้างลูกทีมแบบ “ใช่ครับพี่ ดีครับท่าน” ห้อมล้อมจนสุดท้ายไม่เหลืออะไรให้ต้องประชุม เพราะบรรยากาศในที่ประชุมก็จะ “คุยกันหนุกๆ แบบรู้ๆ กัน” แล้วก็แยกย้าย… หรือไม่ก็ขัดแย้งหนักหน่วงไปเลยถ้ามีฝ่ายท้าทายนอกกลุ่มใช่ครับพี่ดีครับท่านมาร่วมประชุมด้วย… ซึ่งก็จะไม่ได้อะไรจากที่ประชุมนอกจากเกลียดชังกันอีกเรื่องหนึ่งเพิ่มขึ้นเท่านั้นเอง

บุคลิกท่าทีของผู้นำประชุมที่มีต่อข้อมูล และ ความคิดเห็นจากทีม หรือ องค์ประชุมจึงเป็นเรื่องใหญ่… ซึ่งผมเชื่อว่า การวางท่าทีอย่างเหมาะสม และ ปล่อยให้ที่ประชุมทำหน้าที่ “ตัดสินใจผ่านข้อมูล และ เปิดกว้างให้เกิดโอกาสในการเสนอความคิดเห็นที่หลากหลายก่อน” จะทำให้ผู้นำไม่ต้องอยู่แบบยิ่งสูงยิ่งหนาวอย่างที่เขาว่ากัน… ซึ่งภาวะการนำ และ ภาวะผู้นำจะเกิดดับในห้องประชุมเป็นส่วนใหญ่

เบื้องต้นผมมีแนะนำท่านที่ต้องนำประชุมแค่เรื่อง “ท่าทีก่อน และ หลังเข้าประชุม” เพียงเท่านี้ครับ… ส่วนคำแนะนำแบบรักษาเวลา ฟังให้มาก หรือ ไล่พวกก้มหน้าตอนถามความเห็นออกจากที่ประชุม… ผมขอข้ามครับ 

Featured Image: Photo by Christina Morillo from Pexels

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
Share on tumblr
Tumblr

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *