การนำเสนองานหรือการอธิบายถ่ายทอดข้อมูลของงาน ซึ่งเรารับผิดชอบและเข้าใจงานนั้นมากกว่าคนอื่นๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ถือเป็นกิจกรรมหนึ่งของการร่วมงานกันที่พบเห็นทั่วไป… หลายกรณี การนำเสนองานถือเป็นเหตุการณ์สำคัญ “เกี่ยวพันกับความสำเร็จล้มเหลว” ต่อเป้าหมายใหญ่ก็ได้ หากการนำเสนองานครั้งนั้นเป็นการบอกเล่าถ่ายทอดข้อมูล เพื่อให้ผู้ฟังในที่นั้น “ตัดสินใจมอบโอกาสให้” เราได้ดำเนินการตามที่นำเสนอไว้ ซึ่งเป็นขั้นถัดไปหลังการนำเสนอ
การนำเสนองานถือเป็นทักษะการสื่อสารที่สำคัญมากทักษะหนึ่ง ซึ่งคนที่ต้องทำหน้าที่นำเสนอข้อมูล จำเป็นต้องเตรียมตัวให้พร้อมที่สุด เพื่อให้วัตถุประสงค์ที่แฝงมาจนต้องเอาข้อมูลมานำเสนอในวาระนั้น ถูกสื่อสารต่ออย่างเหมาะสมและครบถ้วน ซึ่งคำแนะนำแรกจากผู้เชี่ยวชาญการนำเสนองานมากมายล้วนแนะนำให้เตรียมตัวอย่างดีที่สุดก่อนการนำเสนอ
การนำเสนองานที่น่าสนใจหรือน่าสนใจอย่างมากถึงขั้นน่าทึ่งนั้น… ส่วนใหญ่จึงผ่านการเตรียมตัวหลายมิติ โดยเฉพาะ “สาระและข้อมูลที่ต้องใช้เพื่อนำเสนอ” ซึ่งเป็นสารหลักที่ต้องครบถ้วนตามบริบท… ตัวผู้นำเสนอเองและสไลด์ประกอบการนำเสนอก็ต้องเตรียมอย่างดี เพราะสไลด์เป็นเครื่องมือแสดงภาพให้ผู้ฟังเข้าใจประเด็นการนำเสนอครั้งนั้นให้เข้าใจง่ายขึ้น โดยเฉพาะภาพในแต่ละประเด็นย่อยที่จะถูกลำดับเป็น “เรื่องเล่าที่น่าสนใจ” สำหรับผู้ฟังที่สุด
ประเด็นมีอยู่ว่า… การเตรียมตัวเพื่อการนำเสนอส่วนใหญ่ มักจะเป็นการเตรียมตัวระหว่างเตรียมสไลด์ประกอบการนำเสนอนั่นเอง ถึงแม้ว่าหลายกรณีสำหรับหลายๆ ท่านจะไม่ได้เตรียมสไลด์ขั้นต้นด้วยตนเอง แต่ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง ส่วนใหญ่จะยิ่งเห็นภาพการเตรียมตัวเข้มข้น พร้อมการปรับแก้ไขสไลด์การนำเสนอจนวุ่นวายไปหมด… ซึ่งก็เป็นภาพธรรมดาของการเตรียมงานนำเสนอแบบเป็นทีม ซึ่งไม่ว่าจะอย่างไร ถ้าการนำเสนอมีประเด็นสำคัญๆ หรือมีผู้ฟังเป็นคนสำคัญต่อเป้าหมายและวัตถุประสงค์ การเตรียมตัวก็จะยิ่งเข้มข้นวุ่นวายจนถึงเครียดกันไปเป็นแถบก็มีให้เห็นบ่อย
โดยทั่วไปแล้ว… ความผิดพลาดในการเตรียมตัวนำเสนองานมักจะไม่ใช่การเตรียมสารหรือสาระข้อมูลที่จะนำเสนอ หรือแม้แต่การเตรียมตัวในทุกๆ ขั้นตอน ถึงแม้ว่าบางกรณีจะต้องออกไปนอกสถานที่เพื่อถ่ายภาพหรือทำคลิปประกอบการนำเสนอกันเป็นเรื่องเป็นราวก่อนก็ตาม… ความผิดพลาดในการเตรียมตัวนำเสนอที่พบเห็นบ่อยๆ คือ “การขาดกลยุทธ์การนำเสนอ” ที่ต้องเตรียมให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และบริบทอย่างเหมาะสม ซึ่งบ่อยครั้งทำให้เราได้เห็นงานนำเสนอที่เตรียมมาแบบ “คิดน้อย” อย่างน่าเสียดาย เช่น มีเวลาให้พูดสิบนาทีแต่เตรียมสไลด์มา 100 สไลด์ หรือไม่ก็ยัดประเด็นที่จะพูดลงสไลด์เหมือนลอกข้อความจากตำรามาขึ้นจอและอ่านให้ทุกคนฟัง… รวมทั้งคลิปอาร์ตประกอบสไลด์ ไปจนถึงแอนิเมชั่นไฟกระพริบระยิบระยับ และอีกมากมายที่สไลด์ถูกเตรียมโดยลืมเป้าหมายหลัก สะท้อนวิธีคิดของคนเตรียมและคนใช้อย่างน่าเสียดาย
ความเลอะเทอะทั้งมวลของการเตรียมสไลด์การนำเสนอ ที่สารหลักถูกทำให้คลุมเครือ โดยเฉพาะสารหลักสั้นๆ ถูกขยายความให้เวิ่นเว้อน้ำท่วมทุ่งจนคนฟังร้องขอชีวิต ในขณะที่คนนำเสนอได้จมน้ำเสียชีวิตไปก่อนแล้ว… คำแนะนำเรื่องกลยุทธ์การเตรียมการนำเสนอในระยะหลังๆ จึงต้องเน้นกันให้มากเรื่อง “สั้นกระชับและเข้าประเด็น” โดยตัดทุกอย่างออกจากสารหลักที่ต้องสื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์… ซึ่งแนวทางการเตรียมการนำเสนอแบบตัดให้เหลือน้อยสุดโดยให้เหลือสารหลักที่ครอบคลุมความหมายอย่างครบถ้วนที่สุดนี้ จะใช้แนวคิดและกลยุทธ์ที่ชื่อว่า… Simplicity Presentations หรือ งานนำเสนออันเรียบง่าย
การใช้ความเรียบง่ายมีวัตถุประสงค์เพื่อกำจัดสิ่งรบกวนออกจากสารหลักให้ได้มากที่สุด… ความเรียบง่ายในงานนำเสนอจะถูกเตรียมอย่างปราณีต เพื่อสกัดเอาความซับซ้อนของประเด็นย่อยในสารหลัก ให้ผู้เข้าฟังการนำเสนอเข้าใจแต่ละประเด็นตามลำดับ โดยไม่สับสนและตอบความอยากรู้ของคนฟังการนำเสนอให้ครบถ้วนสมบูรณ์ด้วยความเรียบง่ายและพอดี… การเตรียมงานนำเสนออย่างเรียบง่าย จึงเป็นคนละประเด็นกับการเตรียมนำเสนอแบบมักง่าย ซึ่งมักจะขาดพลังในการสื่อสารจนเสียเวลาเปล่ากันทุกฝ่าย
ดังนั้น… ไม่ว่าท่านจะต้องเตรียม PowerPoint หรือ KeyNote หรือใช้เครื่องมือเตรียมสไลด์นำเสนอด้วยซอฟท์แวร์ตัวไหน… ขอให้ท่านคำนึงระหว่างการเตรียมตัวดังนี้เป็นอย่างน้อยครับ
- สกัดข้อความบนสไลด์ให้เหลือสั้นที่สุด และชดเชยรายละเอียดด้วยการเล่าประเด็นเกี่ยวกับข้อความสั้นๆ นั้นทดแทนตอนนำเสนอ… และถ้า “ตัดสั้นเหลือคำเดียวได้” นั่นคือสุดยอด Simplicity Presentations
- ใช้กลยุทธป้ายโฆษณากลางแจ้งกับสไลด์แต่ละหน้า กลยุทธ์คือกวาดตาผ่านครั้งเดียวต้องได้ข้อความครบ ถ้าใช้ภาพประกอบหรือเป็นพื้นหลังก็ต้องมีความหมายและสื่อสารชัดในการเห็นครั้งเดียว… เหมือนนั่งรถเร็ว 90 กิโลเมตรต่อชั่วโมงมองป้ายโฆษณาแล้วเข้าใจสิ่งที่ป้ายบอก
- ใช้ธีมหรือแม่แบบเดียว เพื่อให้ธีมดูคงเส้นคงวา โดยเฉพาะการคุมโทนเชิงศิลปะบนสไลด์ ให้ดูว่ามีการเตรียมตัวในมิติทางศิลปะมาอย่างปราณีต จนความเรียบง่ายสื่อความถึงความหมายแฝงอื่นๆ ได้แจ่มชัด… โดยเฉพาะความตั้งใจ
ออกตัวก่อนน๊ะครับว่า… นี่ไม่ใช่บทความสอนทำ PowerPoint หรือ KeyNote แต่เป็นคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ ในการเตรียมตัวและวางหลักคิดก่อนเตรียมงานนำเสนอเท่านั้น… กรุณาอย่าถามหาตัวอย่างสไลด์เลยครับ เพราะที่ผมแนะนำคือให้ดูป้ายโฆษณาใหญ่ริมทางที่ดึงดูดสายตาเป็นตัวอย่าง… ลองเอาไปปรับใช้กันดูครับถ้าชอบแนวทางประมาณนี้!!!
