การสื่อสารภายในองค์กรตั้งแต่ยุคหนังสือเวียน และ บันทึกข้อความ หรือ Memo ที่ใช้ทำหน้าที่ส่งข้อความ หรือ ข่าวสาร เพื่อแจ้งคนในองค์กรให้ทราบความเคลื่อนไหวและการเปลี่ยนแปลงที่ต้องรับทราบ และหรือ รับไปปฏิบัติ ซึ่งการออกหนังสือเวียน หรือ บันทึกข้อความเพื่อแจ้งทราบเหล่านี้ ถือเป็นกลไกการสื่อสารภายในองค์กรที่พัฒนาขึ้นใช้เพื่อขับเคลื่อน “ข้อเท็จจริง” ภายในองค์กร โดยมีเป้าหมายเพื่อให้คนที่เกี่ยวข้อง หรือ ทั้งหมด… มี “ข้อเท็จจริงเดียวกัน” เพื่อใช้ร่วมมือร่วมแรงทำงานประสานกันโดยบกพร่องน้อยที่สุด
กลไกการสื่อสารในองค์กรจึงมีเป้าหมายเดียวเท่านั้นที่ต้องบรรลุก็คือ ความร่วมมือต่อกิจกรรมที่มุ่งบรรลุเป้าหมายร่วมกันของสมาชิกภายในองค์กร ถึงแม้บทบาทหน้าที่ของทุกคนในองค์กรต่างก็มีภาระ และ หน้าที่ค่อนข้างชัดเจน ซึ่งถูกระบุไว้ประจำตำแหน่งตั้งแต่วันแรกที่ถูกเรียกเข้าบรรจุเป็นสมาชิกองค์กรแล้ว แต่จังหวะการขับเคลื่อนเป้าหมายขององค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนและยืดหยุ่นไปตามสถานการณ์ ภาระ หรือ หน้าที่ของสมาชิกบางคนหรือหลายคนย่อมต้องยืดหยุ่นเปลี่ยนแปลงตาม รวมทั้งรายละเอียดเกี่ยวทรัพยากรและตัวแปรอื่นๆ ที่สัมพันธ์กับภาระงานและเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไป… ซึ่งปัจจุบันต้องถือว่าทุกอย่างสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาที่แปลว่าเปลี่ยนได้รายนาทีก็ว่าได้ และ ทุกคนในองค์กรต้องตื่นตัวเพื่อปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เป็นปัจจุบันที่สุด… โดยมีการสื่อสารข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและเชื่อถือได้จากกลไกการสื่อสารหลักขององค์กรเป็นข้อมูลยืนยัน
กลไกการสื่อสารในองค์กรจึงมีความสำคัญต่อความสามารถเชิงพลวัตร หรือ Dynamic Capabilities ขององค์กร ซึ่งองค์กรในยุคดิจิทัลมีความจำเป็นที่จะต้องยกระดับ “กลไกการสื่อสารภายใน” ให้สอดคล้องกับบริบทการทำงานยุคดิจิทัล… ซึ่งหลายองค์กรยังวุ่นวายอยู่กับหนังสือเวียน และ บันทึกข้อความ ที่เอามาใช้ร่วมกับแอพแชทบ้าง แอพประชุมออนไลน์บ้าง… ซึ่งบอกได้คำเดียวว่าเลอะเทอะเยอะไปหมด
หลายองค์กรที่ใช้ “กลไกการสื่อสารภายในหลายช่องทาง” จึงเจอปัญหาประสิทธิภาพการสื่อสาร และ ความผิดพลาดที่แม้แต่เครื่องมือการสื่อสารยุคดิจิทัลที่มีอยู่มากมายก็ช่วยอะไรไม่ได้… ซึ่งหลายองค์กรแก้ไขปรับเปลี่ยนได้ยากทั้งจากวัฒนธรรมองค์กร และ ระเบียบกฏเกณฑ์ที่มีมายังไม่ถูกปรับปรุง… ช่องทางและกลไกการสื่อสารภายในองค์กรจึงปรับเปลี่ยนไปตามธรรมชาติของเครื่องมือสื่อสารยอดนิยม อย่างกรณีการใช้แอพไลน์ทั้งข้อความส่วนตัวและแบบกลุ่ม สั่งงานแจ้งข่าว และ จัดหนักจัดเบาระหว่างกันในทีม โดยในส่วนของข้อมูลที่ใช้ประกอบการสื่อสารผ่านช่องทางสนทนาออนไลน์ ก็แชร์ไฟล์แนบลิงค์กันไปตามความถนัด… ซึ่งหลายท่านที่อยู่องค์กรใหญ่ เป็นสมาชิกหลายทีม หลายกลุ่ม หลายสิทธิ์ ต่างก็รู้ดีว่า “มันเยอะ” และผิดพลาดได้ไม่ต่างจากยุคส่งหนังสือเวียนเป็นกระดาษ หรือ ส่งเป็น eMail
ประเด็นก็คือ… การคิดจะรื้อ “กลไกการสื่อสารภายใน” ขึ้นใหม่ เพื่อข้ามผ่านความคุ้นชินของคนส่วนใหญ่ที่ติดอยู่กับช่องทางการสื่อสารผ่านแอพแชท หรือ แอพโซเชียลมีเดียในปัจจุบันถือว่าไม่ง่าย… ซึ่งโดยส่วนตัวผมรู้จักหลายคนที่พยายามจะใช้เครื่องมือบริหารทีมที่มีฟังก์ชั่นเด็ดๆ ที่ใครก็บอกว่าดี… ซึ่งก็ดีจริงๆ ถ้าเปลี่ยนไปใช้พร้อมกันทั้งทีม หรือ ทั้งองค์กร…
คำถามคือ ถ้าเปลี่ยนเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรไม่ได้ หรือ ไม่อยากเปลี่ยนจะมีทางเลือกหรือไม่?
มีครับ!… เพราะเครื่องมือหรือกลไกการสื่อสารต่างก็มีไว้เพื่อสร้างความร่วมมือระหว่างกันในทีม หรือ ในองค์กร ซึ่งถ้าเครื่องมือชนิดไหน ช่องทางไหน หรือ กลไกอะไรอย่างไรที่สามารถใช้บอกเล่าเก้าสิบระหว่างกันได้ง่าย ได้เร็ว และ ได้งานออกมาดี… ก็แค่ตกลงร่วมกันว่าจะใช้แอพอะไร หรือ โปรแกรมไหนบ้างเพื่อส่งผ่านข้อมูลและข้อความที่ต้องยึดถือและนำไปปฏิบัติเป็นหลัก
ที่เหลือจากนั้นก็คงมีแต่… แนวทาง หรือ Guideline สำหรับจัดการกับความผิดพลาด อันเนื่องมาจากช่องทางการสื่อสาร และ กลไกการสื่อสารภายใน ซึ่งส่วนใหญ่ต่างก็ “คาดหวังการเกาะติด และ ตอบรับทันที หรือ โดยเร็ว” ซึ่งในโลกความจริงเป็นไปได้ยากสำหรับคนส่วนใหญ่ และ หลายคนที่สามารถเกาะติดช่องทางการสื่อสารตลอดเวลาก็บ่นลับหลังเสมอว่าอ่อนล้าและเคร่งเครียดกับภาระงานที่งอกผ่านช่องทางสื่อสารในมือถือตลอดเวลา
ดังนั้น… ทักษะการสื่อสารในยุคดิจิทัลที่ทุกคนควรมี และ ตระหนักให้มาก… โดยเฉพาะท่านที่เป็นหัวหน้า หรือ ผู้นำในองค์กรที่ทำงานแบบ Hyper-Active ทั้งหลายคือ… ทักษะการมองนาฬิกา และ ทักษะการพิจารณาใช้โอกาสครับ
เพราะเครื่องมือสื่อสาร และ กลไกการสื่อสารภายในหลายช่องทาง ยังถือว่าเลอะเทอะน้อยกว่า… ข้อความทวงงาน–ขอข้อมูล และ To-Do-List ที่เพิ่มขึ้นทุกสิบนาทีตั้งแต่ตีหนึ่งยันหกโมงเช้า… อย่าลืมครับว่า Communication Is The Real Work Of Leadership… พิจารณาใช้ให้คนในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างทรงพลังจากการร่วมแรงได้อย่างสมดุล… น่าจะดีกว่า
