การประชุมถือเป็น “กิจกรรมร่วม” ของทุกทีม และ ทุกองค์กรที่จำเป็นต้องมีไว้เพื่อ “ร่วมกันตัดสินใจ” ประเด็นต่างๆ ที่มักจะกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายเอาไว้ ซึ่งยังไงๆ ก็ต้องพูดคุยหารือร่วมกันอยู่แล้ว ซึ่งการประชุมที่ดีนั้น… อย่างน้อยควรจะเริ่มต้น และ ดำเนินไปจนถึงปิดการประชุมด้วย “ความตกลง หรือ ข้อตกลง” ระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม ในประเด็นที่ยกเข้ามาร่วมหารือในที่ประชุม… ให้ถูกตัดสินใจและดำเนินการต่อไปได้ภายใต้การตัดสินใจร่วม เพื่อให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมด “กล้าทำงาน” สำหรับงานที่รับผิดชอบโดยลำพังไม่ได้
ข้อสรุปจากที่ประชุม หรือ ข้อตกลงจากที่ประชุม ภายใต้ความรับผิดชอบร่วมกันของผู้เข้าร่วมประชุม โดยเฉพาะ “การสร้างข้อตกลง” ที่เป็นไปได้จากที่ประชุมอย่างราบรื่น… จึงสำคัญกับบริบท และ ยุทธศาสตร์ของทีม หรือ องค์กรอย่างมาก
แต่ในโลกความจริงที่สัจธรรมเรื่อง “มากคนก็มากความ” นั้น… การมารวมตัวกันของคนหลายคนในห้องประชุมจึงหนีสัจธรรม “มากคนก็มากเรื่อง” ไม่ได้… ที่ประชุมส่วนหนึ่งจึงไม่สามารถ “สร้างข้อตกลงที่ทุกคนอยากร่วมรับผิดชอบ หรือ เห็นด้วยที่สุดเสมอ” จากทุกคนเป็นเสมอ… ซึ่งข้อตกลง หรือ ข้อสรุปบางกรณียากถึงขั้นที่ประชุมกลายเป็นที่ปะทะ หรือ กลายเป็นลานประหารก็มี… ยิ่งถ้าได้คน “อ่อนประสบการณ์” มานำประชุม และ ควบคุมการประชุมให้ได้ข้อตกลงที่ดีในท้ายที่สุดไม่ได้… ภาระการประชุมก็จะเป็นวาระที่ “ใครก็ไม่ยากมีส่วนร่วม” หรือไม่ก็จะเห็นเป็นภาพ “พิธีกรรมสร้างความชอบธรรมให้การตัดสินใจจากคนบางคน” โดยคนอื่นๆ ที่ “ต้องเข้าประชุมด้วย” รู้สึกไม่ได้ถึงการมีส่วนร่วมทั้งข้อมูล และ การตัดสินใจ
บทบาทการนำ หรือ ผู้นำในที่ประชุมจึงสำคัญ และ ต้องการทักษะการนำประชุมที่โดดเด่น ทั้งบทบาทที่ควรนำใช้ และ บทบาทที่ควรเลี่ยงหลีก… โดยเฉพาะการนำประชุมด้วยบทบาทผู้ทรงอำนาจ ชี้ผิดชี้ถูก ชี้เป็นชี้ตาย หรือ สั่งเอาบังคับเอา และ คัดง้างกับความเห็นต่างไว้ประดับอัตตาตน… ซึ่งจะทำในห้องประชุม หรือ สั่งเอาแถวหน้าลิฟท์ก็ไม่ต่างกัน
ส่วนเทคนิคสำหรับสมาชิกที่เข้าร่วมประชุม… ผู้นำประชุมควรมอบหมายบทบาท หรือ Role ของทุกคนที่เข้าร่วมประชุม และ แบ่งปันโอกาสในวาระตามบทบาทหน้าที่… รวมทั้งโอกาสในการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ… ส่วนบทบาทหน้าที่จะมอบให้ใครรับผิดชอบทำอะไร หรือ เรียกว่าชื่อในองค์ประชุมว่าอะไร… ก็สุดแต่จะตั้ง จะเรียกจะขาน และ มอบหมายกัน
ส่วนการประชุมแบบที่คนเข้าร่วมไม่ต้องพูด เช่นกรณีการเรียกประชุมชี้แจง หรือ เรียกประชุมมาแบ่งงานรับคำสั่ง… ซึ่งไม่มีบรรยากาศสร้างสรรค์ปันแบ่งข้อมูลและประสบการณ์ รวมทั้งไม่มีวาระฟังความเห็นและทัศนคติอย่างทั่วถึง… ซึ่งมักจะพบเห็นในทีมหรือองค์กรแบบ Top-Down ซึ่งผู้นำถนัดสั่งมากกว่าชอบฟัง… ขอข้ามที่จะพูดถึงครับ!
