Message and Structuring of Presentation… สารและการจัดวางบนสไลด์

Presentation

แนวคิดในการออกแบบสไลด์เพื่อให้บรรจุ “สาร หรือ Messages” ที่มีประสิทธิภาพในการชี้นำ “ผู้รับสาร หรือ Receiver” หรือแม้แต่ “ผู้ชมผู้ฟังกลุ่มเป้าหมาย หรือ Target Audience” ให้ได้ Message ครบถ้วนจนนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงตามเป้าหมายสูงสุดของ Message ที่ส่งออกไปนั้น

ประเด็นก็คือ… สาร หรือ Message จะบรรลุวัตถุประสงค์ได้ ต้องเป็น Message ที่ดึงดูดความสนใจของ Target Audience ได้ตลอดรอดฝั่ง จน Messages ทั้งหมดเข้าสู่การรับรู้ของ Receiver หรือ Target Audience ให้ได้มากที่สุด… ย้ำว่าให้ได้มากที่สุด ที่แปลว่า โอกาสที่ Messages ทั้งหมดจะถึง Receivers ได้หมดครบถ้วน 100% โดยไม่ขาดหกตกหล่นนั้นยากมาก ถึงขั้นเป็นไปไม่ได้แทบจะทุกกรณี

ดังนั้นการออกแบบ Messages หรือ Message Packages จึงต้องคำนึงถึงเรื่องการสื่อสารให้ “Message หรือสาร” ทุกชิ้นส่วน ถูกถ่ายทอดอย่างมีประสิทธิภาพ… ที่หมายถึง รู้และเข้าใจวิธีที่จะส่ง Message แต่ละชิ้นให้ครบถ้วนมากที่สุด และมีรอยต่อให้ Receiver นำชิ้นส่วนของแต่ละ Message มาต่อเป็น Powerful Message Package ที่นำไปขับเคลื่อนเป้าหมายที่แท้จริงของ Message ได้

ผมเลือกใช้คำว่า Message Packages หรือชุดข่าวสาร เพื่อเน้นย้ำว่า… สารที่ต้องนำส่ง หรือ Deliver ไปถึง Receiver มักจะมีความซับซ้อนเกินกว่าจะใช้ Message เดียวก็ทำให้ Receiver เข้าใจและกระทบเป้าหมายสุดท้ายของ Message ได้ถูกต้องแม่นยำ… ซึ่งทั้งหมดเป็นที่มาของการหาวิธีสื่อสารอย่างสร้างสรรค์มากมายให้เหมาะกับ Receivers… ให้เหมาะกับ Message Packages… และให้เหมาะกับ Media หรือสื่อที่ต้องใช้ด้วย

เกริ่นตามวงโคจรดวงจันทร์ไปอ้อมโลกเพื่อที่จะกลับมาโฟกัสแนวคิด “การแปลงสารเป็นสไลด์” เพื่อเรียงลำดับ Messages แต่ละชิ้นที่คนออกแบบการสื่อสารในทุกวัตถุประสงค์ ของทุกขนาด Messages… สามารถส่งสารไปยังจุดหมายปลายทางได้ครบถ้วน… ซึ่งการแบ่ง Message เป็นชิ้นย่อยก็เพื่อไม่ให้ Message ของเราเกิดปรากฏการณ์ Cognitive Overload กับผู้รับสารหรือ Receiver… ซึ่งกรอบทฤษฎี Cognitive Load Theory ที่ว่าด้วยแนวทาง “ช่วยนำส่งสาร” ในลักษณะคาดคะเนประสิทธิภาพของสารที่จะเข้าถึงกลไกสมองระดับสติปัญญาของ Receiver หรือ Target Audience ที่ผมคงมีโอกาสได้พูดถึง Cognitive Load Theory เฉพาะอีกที

แต่วันนี้กลับมาดูเทคนิคการแปลงสารลงสไลด์กันต่อให้จบ… ซึ่งทั้งหมดที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้เป็นแนวคิดตามหลัก Visaul Design ที่หมายถึง หลักคิดเพื่อวาง Message แต่ละชิ้นที่แยกเป็นส่วนๆ ไว้ วางลงบนสไลด์เพื่อนำส่งอย่างไร… หรือจะเรียกว่าวิธีวาง Message บนสไลด์อย่างไรให้โดนใจท่านผู้ชมก็ไม่ผิด

1. ทำความเข้าใจกับ Piece of Message

เบื้องต้นให้เข้าใจก่อนว่า… ชิ้นส่วนของสารที่แบ่งออกมา มีวิธีสื่อออกไปให้เข้าใจง่ายๆ ได้กี่แบบ… ใช้ข้อความวลีเดียวอธิบายพอมั๊ย? หรือต้องใช้หนึ่งพารากราฟ… แต่ถ้าต้องใช้หลายพารากราฟอธิบาย ก็คงต้องแยกชิ้นส่วนสารหรือ Messages ชิ้นนั้นออกจากกันก่อน ค่อยหาคำตอบใหม่ว่า… ใช้ข้อความวลีเดียวอธิบายพอมั๊ย? หรือต้องใช้หนึ่งพารากราฟ… ถ้าใช้วลีเดียวก็พอ… Message ชิ้นนี้ใช้ข้อความทำสไลด์ไปเลยครับ

แต่ถ้าต้องใช้การอธิบาย Message ชิ้นนี้เป็นพารากราฟ หรือแม้แต่ประโยคยาวๆ… ดึงข้อความออกจากสไลด์ทั้งหมด และเอาไว้ใช้เป็นบทบรรยาย หรือใช้เสียงเล่าประกอบแทน และหารูป กราฟ ตัวเลข หรือแอนนิเมชั่นที่สื่อสารแทนข้อความยาวๆ เหล่านั้น… ใส่ลงสไลด์แทนไปเลย

2. One Message, One Slide

บ่อยครั้งที่งานนำเสนอแต่ละซีนและสไลด์ มักจะมี Message หลายรายการที่คนทำสื่อนำเสนอ ลอกแบบมาจากยุคที่ใช้ Flip Chart Board หรือแผ่นใส ที่ลอกหนังสือไปใส่สไลด์ แล้วทำเป็นรายการหนึ่งสองสามสี่เรียงกันไว้บนสไลด์เดียวกัน… ซึ่งนั่นทำให้จุดสนใจหลัก หรือ Main Point บนสไลด์ ถูกกระจายจนพลังของ Message ตอนนำเสนอ ก็ต้องเล่าที่ละรายการอยู่ดี แต่กลับหาจุดโฟกัสให้สายตาคนดูไม่ได้… ซึ่งการทำสไลด์บนคอมพิวเตอร์อย่าง PowerPoint หรือ Keynote… ข้อจำกัดเรื่องพื้นที่บนสไลด์ที่จะต้องยัด Message เป็นชุดๆ ลงสไลด์เดียวกันเพื่อไม่ให้สิ้นเปลืองเหมือนการใช้แผ่นใสหรือกระดาษแบบ Flip Chart ไม่มีอีกแล้ว… การวาง Message เดียวใส่ไปบนสไลด์ จะทำให้ Main Point ของ Message นั้นไม่ถูกลดทอนความสำคัญลงเมื่อถึงลำดับที่ต้องพูดถึงและจดจำ

3. One Image, One Meaning

การใช้ภาพประกอบสไลด์มีหลายวัตถุประสงค์ ตั้งแต่ใช้ภาพแทน Message แบบที่เรียกว่า “หนึ่งภาพแทนพันคำ” ไปจนถึงใส่ภาพให้สวยเฉยๆ ก็ทำได้… ซึ่งกรณีการใช้ภาพแทนถ้อยคำเป็นเรื่องเข้าใจได้ ไม่ว่าภาพนั้นจะสื่อความตรงไปตรงมา หรือฝังปริศนาธรรมและความหมายแฝงไว้… แต่ในกรณีที่ต้องการใช้ภาพบนสไลด์เพื่อความสวยงาม… ส่วนใหญ่สไลด์นั้นจะมีข้อความเป็น Message หลักอยู่… ถ้าเป็นไปได้ ขอให้ใช้ภาพดังกล่าว สร้างจุดเด่นให้ข้อความบนสไลด์ให้ได้มากที่สุด หรือให้ช่วยอธิบายความเพิ่มเติมจากข้อความให้ดีขึ้น ชัดขึ้นก็ได้ ที่ต้องระมัดระวังมีเรื่องเดียวคือ… อย่าให้บดบัง Message หลักและดึงโฟกัสของ Receiver ออกจากชิ้นส่วน Message ชิ้นนั้น เพราะชิ้นต่อไปจะไม่มีความหมายอีกเลยในที่สุด ที่แปลว่า… Presentation ทั้งชุดที่ออกแบบและทำขึ้น ล้มเหลวและด้อยประสิทธิภาพ

4. รูปคนต้องเห็นหน้าและแววตา

หากต้องใช้รูปคนจริงประกอบสไลด์ หรือต้องการให้ Message “สื่อสารกับความรู้สึก” มากกว่า “รับรู้” ให้เลือกใช้ภาพคนกับสีหน้าตามความรู้สึกที่จะสื่อ… อดอยาก  ทุกข์ยาก สนุกสนาน ถึกทน หรืออะไรก็แล้วแต่ที่เป็นเรื่อง “ความรู้สึกของมนุษย์” ซึ่งการเห็นใบหน้าและแววตาให้ความหมายและดึงดูดกว่ามาก

สื่อสารกับความรู้สึก
ตัวอย่างการใช้ภาพคน

5. แบ่งสไลด์เป็น 9 ส่วน

ตำแหน่งที่ใช้วาง Message บนสไลด์ให้พิจารณาหลักดุลยภาพแบบสมมาตร หรือ Symmetry Balance หรือ หลักสมดุลซ้ายขวา… และหลักดุลยภาพแบบอสมมาตร หรือ Asymmetry Balance หรือ ความสมดุลซ้ายขวาไม่เท่ากัน ซึ่งเป็นหลักศิลปะที่พูดถึงจุดโฟกัสบนภาพ และนำหลักการเดียวกันนี้มาใช้วางโครงสร้างสไลด์การนำเสนอ เพื่อสร้างจุดโฟกัสบนสไลด์… ที่การนำเสนอจะสื่อสารกับประสาทสัมผัสของผู้รับหรือ Receiver ทางสายตา… เทคนิคง่ายๆ คือ แบ่งพื้นที่บนสไลด์ออกเป็น 9 ส่วน ซ้ายไปขวา 20+60+20 = 100 ของพื้นที่และ บนลงล่างก็ 20+60+20 = 100 เช่นกัน

สไลด์ 9 โซน
สไลด์ 9 โซน

โดยส่วนตัวผมชอบใช้พื้นที่โซน 5 ที่สุด ซึ่งเป็นไปตามหลัก Symmetry Balance… แต่ก็มีบ่อยๆ ที่จะเอียงไปทางโซน 1-2 หรือ 8-9 แบบ Asymmetry Balance สุดขั้วไปเลย… ซึ่งหลักคิดตำราอื่นๆ จากท่านอื่นอาจจะต่างออกไป… ไม่มีอะไรผิด ที่สำคัญคือ ไม่ควรวางข้อความหรือภาพบนสไลด์ สลับโซนกันไปมาในแต่ละสไลด์ ซึ่ง Receiver จะต้องย้ายจุดโฟกัสไปมาทุกครั้งที่เปลี่ยนสไลด์โดยไม่จำเป็น

6. ภาพไว้ซ้าย คำอธิบายไว้ขวา

เมื่อต้องใช้ภาพกับข้อความร่วมกันบนสไลด์ ง่ายที่สุดคือวางภาพไว้โซนซ้าย โดยแบ่งครึ่งสไลด์ซ้ายขวา 50+50 = 100 ของพื้นที่ ใช้ภาพคมชัดสูงวางไว้ฝั่งซ้าย และวางข้อความประกอบไว้ฝั่งขวา… เว้นแต่ Concept หรือแนวคิดจะต้องการนำเสนอมุมมองที่ต่างออกไป

ตัวอย่างการวางภาพและข้อความร่วมกัน

7. กราฟ… ใช้เมื่อต้องเปรียบเทียบตัวเลขซับซ้อน

การใช้กราฟประกอบการนำเสนอบนสไลด์ ขอให้เข้าใจก่อนว่า การนำเสนอข้อมูลตัวเลขบนสไลด์ จะใช้กราฟก็ต่อเมื่อต้องการเปรียบเทียบข้อมูลตัวเลขเท่านั้น… แม้ว่าการอ่านกราฟจะทำความเข้าใจง่ายกว่า แต่เป็นความเข้าใจเชิงเปรียบเทียบชุดข้อมูล… ซึ่งการอธิบายข้อมูลเพิ่มเติมบนกราฟยังสำคัญอยู่ และทั้งหมดที่ใช้กราฟนำเสนอ มักจะต้องอธิบายกันยืดยาวและโฟกัสหลายจุดบนกราฟด้วย… คำอธิบายประกอบสไลด์ที่มีกราฟแสดงข้อมูล จึงต้องละเอียด ครบและเข้าใจง่ายเป็นพิเศษ

ตัวอย่างการนำเสนอข้อมูลตัวเลขหรือสถิติด้วยกราฟแบบ Infographic

8. Infographic ไม่ได้เหมาะกับ Slide Presentation เสมอไป

การออกแบบ Infographic โดยทั่วไปมักจะเป็นการนำเสนออีกรูปแบบหนึ่งที่เรียกว่า All in Canvas หรืออธิบายทั้งหมดลงฉากเดียว ซึ่งต่างจากแนวคิดการนำเสนอแบบ One Message, One Slide ที่ใช้กับสไลด์การนำเสนอ ซึ่งต่างกันคนขั้ว… เพราะ Infographic คือรวม Message ทั้งหมดมาแปลงเป็นสัญญรูปในภาพเดียว โดยวางแต่ละ Message ลงส่วนต่างๆ ของ Canvas… ในขณะที่ Slide Presentation เป็นวิธีสื่อสารแบบเรียงชิ้นส่วนสาร หรือ Piece of Message กระจายลงคนละสไลด์ที่เทียบเป็นหนึ่ง Canvas เท่านั้น… แต่บ่อยครั้งการใช้  Infographic ก็มีประโยชน์ในการสรุป Message ก้อนใหญ่ๆ ให้จบในสไลด์เดียว… ซึ่งถ้าสามารถย่อสารจำนวนมากลงสไลด์เดียวเพื่อสื่อความให้จบครั้งเดียวได้… ก็ไม่ถือว่าผิดหลักการอะไรตรงไหน ถ้าจะใส่ Infographic ลงสไลด์ไปเลยแม้จะมี Messages หลายชิ้นรวมกันอยู่… ซึ่ง Presentation Software อย่าง PowerPoint หรือ Keynote ก็ได้เตรียมเครื่องมือ Infographic มาตรฐานไว้ให้อยู่แล้วในหลายๆ รูปแบบ รวมทั้ง Smart Art ที่ให้โครงสร้างมาเติมข้อมูลเพิ่มเติมได้

คร่าวๆ 8 ประเด็นจากประสบการณ์และหลักคิดส่วนตัวครับ… ซึ่งส่วนตัวแล้วผมชอบทำสไลด์แบบ Simplified และมอง Message Packages เป็นเรื่องซับซ้อนและยากจะเข้าใจ จึงใช้วิธีแกะประเด็นเล็กมาใส่สไลด์ให้เข้าใจง่าย เหมือนการแก้ปัญหาซับซ้อน ที่ควรแยกปัญหาเป็นส่วนๆ มาจัดการแก้ไข… ยิ่งถ้าเป็น Message Packages ขนาดใหญ่พิเศษอย่างชุดความรู้จากตำราเรียนที่ต้องใช้การบรรยายร่วม หรือแปลงเป็นคอร์ส eLearning แบ่งปันสื่อสารกับ Receiver ที่อยู่ต่างสถานที่และบริบทด้วยแล้ว… การหาความง่ายขั้นสุดเพื่อให้ Message ไม่ถูกรบกวนทั้งจากประเด็นที่คาดได้และคิดไม่ถึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก

แต่ไม่ว่าจะอย่างไร… บทความตอนนี้เป็นเรื่องแนวคิดในบริบทหนึ่งของคนๆ หนึ่งเท่านั้น… และเล่าแบ่งปันเพื่อแลกเปลี่ยนเป็นหลัก ท่านจะชอบและใช้หรือไม่… ไม่สำคัญเท่ากับการหาสไตล์ของท่านให้พบและใช้แนวทางของตัวเองเป็นหลัก… และขออภัยที่บทความชุดนี้เขียนภาษาไทยปนภาษาอังกฤษเยอะมาก เพราะผมคิดว่าคำภาษาอังกฤษที่ใช้ในบทความตอนนี้ ให้ความหมายของ Message และ Receiver ที่ผม “เข้าใจว่า” สื่อความได้ดีกว่าคำในภาษาไทยเท่านั้นเอง

ขอบคุณที่ติดตามครับ!

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Recent Posts