P–I Matrix กับการสะสางงานให้สำเร็จ

ผู้ทรงคุณวุฒิที่พูด-ทำ-สอน เรื่อง OKRs หรือ Objective and Key Results ที่  “รู้ลึกทำจริงและสอนเป็น” ในบ้านเรามีไม่มาก… ศาสตราจารย์ ดร.นพดล ร่มโพธิ์ เป็นหนึ่งในจำนวนผู้ทรงคุณวุฒิไม่กี่ท่านในเมืองไทย ที่สามารถพูด-ทำ-สอน เกี่ยวกับ OKRs ได้เข้าใจไม่ยาก ซึ่งชื่อเสียงของอาจารย์ที่ได้รับการยอมรับในวงกว้างมากๆ ในปัจจุบัน เป็นดัชนีคุณภาพรับประกันชื่ออาจารย์ได้อย่างดี

โดยส่วนตัวผมติดตามผลงานของอาจารย์ผ่าน Nopadol’s Story หลายช่องทาง โดยเฉพาะ Blog กับ Podcast ซึ่งถือเป็น Microlearning ให้ผมได้เรียนรู้อะไรอีกมาก จนเห็นเพดานกะลาส่วนตัวชัดเจนจนต้องพยายามหาทางออกให้เจอ… 

ช่วงเดือนธันวาคมสำหรับคนรับงานอิสระ หรือ Freelance อย่างผมและเพื่อนฝูงบางท่าน ก็มักจะมีลูกค้าเก่าขอปิดงานบ้าง ลูกค้าใหม่ขอช่วยนั่นนี่ให้ทันกรอบเวลาในปีนี้บ้าง… ทำให้ผมนึกถึงบทความเก่าของอาจารย์นพดล ที่ผมเคยอ่านเกี่ยวกับ “ความสำเร็จของงาน” ซึ่งบทความชิ้นนั้นชื่อ วิธีทำงานให้สำเร็จโดยไม่ต้องทำให้เสร็จทุกเรื่อง ซึ่งอาจารย์โพสต์ไว้ตั้งแต่ มกราคม ปี 2018 อ้างอิงทฤษฎี Pareto หรือทฤษฎี 80/20

ประเด็นเป็นแบบนี้ครับ… งานเร่งด่วนหรืองานสำคัญที่ต้องสะสางให้เสร็จ จนหลายท่านทุกข์ร้อนดิ้นรนกันนั้น หลายงานที่ปรึกษาผมเข้ามาแทบจะไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติมกว่านั้นอีกก็มาก เพราะหลายงานที่ว่า ได้บรรลุวัตถุประสงค์เบื้องต้นที่วางแผนไว้ไปแล้ว… และหลายงานที่ปรึกษาผมเข้ามา เป็นความพยายามที่จะ เอาทรัพยากรที่มีอยู่จำกัด โดยเฉพาะ “คนและเวลา” ไปพยายามสะสางวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลากหลาย ทำให้เป้าหมายและวัตถุประสงค์เหล่านั้น “ไม่ง่าย” ภายใต้บริบทที่ทรัพยากรสำคัญยังขาดแคลนหรือมีน้อยจนเข้าขั้นขาดแคลน

ในบทความของอาจารย์นพดล แนะนำให้ใช้ P–I Matrix หรือ Probability and Impact Matrix มาช่วยวิเคราะห์ความสำคัญของสิ่งที่ควรทุ่มเททรัพยากร… ซึ่งไม่ว่าเมื่อไหร่ก็มักจะมีอยู่จำกัดกว่าความต้องการหรือเป้าประสงค์เสมอ… ซึ่ง P–I Matrix ของอาจารย์นพดล จะมีเงื่อนไขในการจัดลำดับความสำคัญอยู่ 4 แบบเท่านั้นคือ

  1. เราทำได้ดีมาก และ เรื่องนั้นสำคัญมาก… งานส่วนนี้แนะนำให้ทำต่อไป
  2. เราทำได้ดีมาก แต่เรื่องนั้นไม่ค่อยสำคัญ… งานส่วนนี้แปลว่าใช้เวลามากเกินไป ใช้ทรัพยากรมากเกินไป หรือพูดง่ายๆ ว่าทุ่มเทผิดที่… เมื่อยังไม่สำคัญก็ต้องดึงทรัพยากรออกมาจากตรงนั้นก่อน
  3. เราทำได้ไม่ดี แต่เรื่องนั้นก็ไม่สำคัญ… งานที่ทำก็ไม่ได้ดี แถมยังไม่สำคัญด้วย แค่ดึงทรัพยากรออกยังไม่พอครับ ต้องเลิกสนใจไปเลย
  4. เราทำได้ไม่ดี แต่เรื่องนั้นมันสำคัญมาก… งานส่วนนี้สำคัญมากกับอนาคต และการที่เรายังทำได้ไม่ดีแต่สำคัญกับเรา แปลว่าเราขาดทักษะ… และอะไรที่เป็นทักษะ ก็แปลว่าฝึกได้หรืออย่างน้อยก็ควร “เพียรทำ” จนมันออกมาดี และควรแบ่งปันทรัพยากรจากเรื่องที่ เราทำได้ดีมากแต่ไม่สำคัญ มาใช้กับงานส่วนนี้

ท่านที่อยู่ในสถานการณ์ที่ไม่ซับซ้อนก็คงตัดสินใจ “เลือกทำและเลือกทิ้ง” อะไรได้ไม่ยาก… แต่โดยประสบการณ์ส่วนตัว ที่ผมเจอการเสนอจ้างงานบ้างหรือขอคำชี้แนะหารือทั่วไปบ้าง… ส่วนใหญ่จะมีประเด็นซับซ้อนเกี่ยวพันจนยากที่จะระบุความสำคัญเพื่อ “เลือกทำ หรือ เลือกทิ้ง” ส่วนไหนอย่างไร

งานตีพิมพ์จากการศึกษาความเสี่ยงในการบริหารโครงการจาก National University of Sciences and Technology มหาวิทยาลัยจาก Islamabad ประเทศปากีสถาน นำโดย Muhammad Umer Farooq ได้เสนอให้ใช้ Rationalized PI Matrix เข้าไปจับ Threat หรือ อุปสรรค และ Opportunity หรือโอกาส… เพื่อระบุอุปสรรคของงานในโครงการ ที่ต้องการทรัพยากรมากกว่าปกติ เพื่อข้ามผ่านจนสำเร็จเสร็จสิ้น รวมทั้งเพื่อระบุโอกาสของงานในโครงการ ที่ความสำเร็จเสร็จสิ้นจะให้ผลลัพธ์ตอบคืนได้อย่างดีด้วย… ซึ่งการวิเคราะห์เพื่อให้รู้ว่า ควรจะทุ่มทรัพยากรแค่ไหน ไปกับงานส่วนไหนก่อนหลัง และ ทิ้งงานส่วนไหนโดยไม่กระทบ “ความสำเร็จ” ของงานนั่นเอง

ตารางวิเคราะห์ด้วย Rationalized PI Matrix ของ Muhammad Umer Farooq

โดยส่วนตัวจะมองตรงนี้เป็น Mindset มากกว่าจะเป็นเทคนิค… ส่วนรายละเอียดการปรับใช้ Rationalized PI Matrix หรือแม้แต่ P–I Matrix แบบไหนๆ ก็ตาม ในทางเทคนิคแล้ว… สำหรับผมในตอนนี้ยังถือว่ารู้พอผิวเผินอยู่เลยครับ ผมมีลิงค์ไปที่งานตีพิมพ์ต้นฉบับบน ResearchGate ไว้ใต้อ้างอิงให้เช่นเดิมสำหรับท่านที่สนใจ รวมทั้ง Google เรียนรู้เพิ่มเติมได้ครับ รายละเอียดมีให้สาวต่อเยอะพอดู

สิ่งที่อยากจะบอกวันนี้คือ… โฟกัสเรื่องที่สำคัญและทำได้ดีตามคำแนะนำของอาจารย์นพดลนั่นแหละครับ แต่ถ้าไม่รู้จะเลือกอะไรทำบ้างเพราะมันเยอะไปหมด ค่อยมาหาวิธีวิเคราะห์ที่มันละเอียดลึกซึ้งขึ้นกันพลาด

ครับผม!

References…

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Add Reder's Line friends

เพิ่ม Reder เป็นเพื่อนทาง Line... เรามีเรื่องเล่าและแรงบันดาลใจส่งให้ท่านทุกวัน