ปัจจุบัน… การประชุมออนไลน์ได้กลายเป็นวัฒนธรรมหลักขององค์กรส่วนใหญ่เหมือนกันหมด ไม่ว่าใครจะชอบ หรือ ไม่ชอบการเปิดกล้องคุยกันผ่าน Video Conference… หรือแม้แต่การประชุมผ่านแพลตฟอร์มเสมือนแบบอื่นๆ รวมทั้งการใช้ Avatar หรือ อวตาร เข้าประชุม… ซึ่งหลายองค์กรที่เตรียมพร้อมเข้าสู่เทคโนโลยี MetaVerse ต่างก็ได้ทดสอบ และ เตรียมพร้อมถึงขั้น “ซื้อที่ทาง” ในโลกเสมือนทำสำนักงานกันไปแล้วก็มาก… ซึ่งถ้าตัดความโดดเด่นเรื่องสะดวกสบายเรื่องการเดินทางไปเจอกันตัวเป็นๆ ในห้องประชุมออก… คนส่วนใหญ่ก็ดูเหมือนจะชอบการประชุมออนไลน์ไม่มาก เพราะทุกอย่างที่เห็น และ ได้ยินผ่านจอประชุมออนไลน์… ช่างผลักใสความสนใจ และ บดบังความอยากรู้อยากเห็นขององค์ประชุมจนคนส่วนใหญ่บ่นเบื่อคล้ายๆ กันหมด โดยเฉพาะการประชุมวาระที่ยาวนานโดยองค์ประชุมส่วนใหญ่เหมือนเข้าไปฟังสัมมนา และ ปิดประชุมไปโดยไม่มีบทบาทอะไร หรือ ไม่ต้องทำอะไรนอกจากโผล่เข้าจอไป “แคปรูป แคปชื่อว่าฉันมาแล้ว”
ราวกลางปี 2021… Forbes Business Council ได้เผยแพร่บทความเรื่อง 12 Strategies For Reenergizing Virtual Meetings หรือ 12 กลยุทธ์ในการเติมพลังให้ที่ประชุมเสมือน… ซึ่งสมาชิก Forbes Business Council ได้แบ่งปันเทคนิคการประชุมออนไลน์ให้ไม่น่าเบื่อ ในระหว่างที่การระบาดใหญ่ของเชื้อไวรัสโควิด ซึ่งได้กลายเป็นข้อจำกัดของการพบปะ–เจอหน้า–เห็นตัวกัน ถึงขั้นกลายเป็นข้อห้าม… ซึ่งกลยุทธ์ หรือ เทคนิคการประชุมออนไลน์ให้น่าสนใจ และ ใครๆ อยากเข้าร่วมทั้ง 12 วิธีประกอบด้วย
- อนุญาตให้องค์ประชุมได้เชื่อมต่อสานสัมพันธ์ก่อนการประชุม หรือ ก่อนเวลาประชุม… ซึ่งเป็นการเปิดช่องทางการสื่อสารพูดคุยนอกรอบ และ พูดคุยเรื่องสัพเพเหระระหว่างกัน หรือ ดีกว่านั้นโดยหากิจกรรมออนไลน์ร่วมกันเช่น เกมออนไลน์ แชร์คลิปหรือพอดแคสต์กันก่อนเริ่มประชุม
- เริ่มประชุมด้วยความสนุก โดยเฉพาะโฮสต์ และ ประธานที่ประชุมควรนำประชุมด้วยสีสันของบรรยากาศการประชุมที่เต็มไปด้วยความท้าทายที่จะสร้างบรรยากาศให้สนุกสนาน ถึงแม้จะมีวาระเคร่งเครียดให้สะสางบ้าง… ซึ่งก็ควรพิจารณากาลเทศะในการบรรจุวาระ และ ประเด็นหารือที่เคร่งเครียด โศกเศร้า เจ็บปวด และ สำคัญมากมายล้นเหลือ… โดยพิจารณา “ตัดออก” จากวาระการประชุมออนไลน์ที่องค์ประชุมเห็นภาษากายกันได้ไม่มากเมื่อต้องหารือเรื่องอ่อนไหว
- ควรเปิดประเด็นการพูดคุยด้วยคำถามเพื่อดึงความรู้สึกการมีส่วนร่วมขององค์ประชุม… โดยเฉพาะคำถามที่ติดมุขตลกพองาม เพื่อสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรโดยปริยาย
- เชิญวิทยากรพิเศษมาบรรยาย หรือ ร่วมพูดคุยก่อนการประชุม รวมทั้งการนำคลิป และหรือ พอดแคสต์ของคนดังมาแชร์ก่อนการประชุม
- เปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูด
- เปิดการมีส่วนร่วมขององค์ประชุม ถึงแม้จะเป็นการประชุมเพื่อแจ้งทราบ หรือ การประชุมบอกกล่าวทางเดียวก็ควรหาวิธีบอกองค์ประชุมให้ทราบว่าพวกเขาสำคัญ
- ขอให้ที่ประชุมทำกิจกรรมกลุ่มสั้นๆ ร่วมกัน เช่น สงบนิ่งหนึ่งนาที สวดมนต์ ร้องเพลง หรือ ทำสมาธิ
- ทำให้เนื้อหาการประชุม และ วาระการประชุมสั้นกระชับ ไม่ขยายความ หรือ เกริ่นอ้อมค้อมนอกประเด็น
- ใช้คำถามปลายเปิดเพื่อรับการโต้ตอบและสนทนากลับเสมอ
- จัดเตรียมอุปกรณ์ และ สภาพแวดล้อมในการประชุมให้เมื่อยล้าน้อย และ ไม่ทำลายสมาธิในการมีส่วนร่วม และ สามารถร่วมประชุมออนไลน์ได้โดยไม่ต้องฝืนร่างกาย และ ประสาทสัมผัส… ซึ่งแนะนำให้จัดโต๊ะเก้าอี้ ไมโครโฟน และ ลำโพง หรือ หูฟังคุณภาพดี รวมทั้งสัญญาณอินเตอร์เน็ตความเร็วสูงสำหรับเข้าร่วมประชุมเสมอ
- พักการประชุมตามความเหมาะสมถ้าต้องประชุมหลายเรื่อง และ ยืดยาว
- เปิดช่องทางรับฟังความคิดเห็น เสียงบ่น และ การติชมจากองค์ประชุมที่มีต่อโฮสต์ และ ประธานการประชุมหลังเสร็จสิ้นการประชุม
ลองเลือกวิธีที่ท่านสนใจไปลองใช้ดูครับ!
References…
