Stages Of Delegation… 6 ขั้นตอนการมอบหมายงานอย่างสมบูรณ์ #ExtremeLeader

Delegation

เมื่อธุรกิจภายใต้การดูแลของเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารเติบโตขึ้น ซึ่งงานและธุระรายวันมากมายก็จะเพิ่มขึ้นจนต้อง “หาคนเพิ่ม” เพื่อให้มาช่วยงานที่ล้นมือทุกคนอยู่ให้ราบรื่นกว่าเดิม ในขณะที่งานการหลายอย่างต้องการความรู้และทักษะเฉพาะเป็นกรณีพิเศษ จนถึงขนาดต้องหาคนมีความรู้ความสามารถเฉพาะทางเข้ามาช่วยงานอีกด้วย

แต่ไม่ว่าจะอย่างไร… ในระบบการทำงานเป็นองค์กรที่แปลว่ามีคนหลายคนช่วยกันทำหน้าที่ต่างๆ เพื่อขับเคลื่อนเป้าหมายใหญ่นั้น กลไกสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานในทุกองค์กรจำเป็นจะต้องมี “การมอบหมายงาน” หรือบางองค์กรเรียกว่าสั่งงานหรือเรียกว่าสั่งราชการ ก็จะมีความมุ่งหมายเดียวกัน ถึงแม้ในบางแง่มุมรายละเอียดจะมีความแตกต่างกันอยู่บ้าง

แต่ทั้งหมดก็ยังเป็น “กระบวนการมอบหมายงาน” เพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ… ซึ่งจำเป็นต้องมอบหมายงานให้ถูกคน ถูกเวลาและมอบให้พร้อมกับปัจจัยความสำเร็จที่จำเป็นไปกับความรับผิดชอบที่มอบหมายไปนั้นด้วย… รวมทั้งสิทธิ์หรืออำนาจการตัดสินใจที่จำเป็น 

แต่การมอบหมายงานในบางกรณี… อาจจำเป็นต้องมอบไปพร้อมแรงจูงใจบางอย่าง เพื่อบางวัตถุประสงค์ซึ่งสำคัญกับทั้งเป้าหมายหลักและเป้าหมายรอง หรือแม้แต่วิสัยทัศน์ที่มีโอกาสดีเกิดขึ้นในอนาคตอีกก็ได้

ในทางเทคนิค… การจะมอบหมายงานที่สำคัญมักจะไม่ง่ายจนถึงขั้นอาจจะต้องมีการประชุมหารือก่อน หรือ พิจารณาข้อมูลรอบด้านก่อนก็มี… การมอบหมายงานสำคัญๆ จึงมีขั้นตอนเป็นแนวทางให้พิจารณาก่อนเสมอ

บล็อกของอาจารย์ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร ได้ให้แนวทาง “การพิจารณามอบหมายงาน” เอาไว้ 6 ขั้นตอนครับ…

1. พิจารณาว่างานใดควรมอบหมายออกไป หรือ Sort The Tasks That Can Be Delegated… ซึ่งเป็นการพิจารณาเพื่อตัดสินใจบนวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการมอบหมายเพื่ออะไร โดยเฉพาะความชัดเจนเรื่อง “เป้าหมาย” ที่ “ผู้รับมอบ” ต้องรับผิดชอบภายใต้ความรับผิดชอบของ “ผู้มอบ” บนความชัดเจนของบทบาทหน้าที่ในงาน

2. กำหนดขอบเขตเนื้อหาของงานที่มอบหมาย หรือ Define The Task That Will Be Delegated… การจะมอบหมายงานอะไรให้ใครไปทำ อย่างน้อย “ผู้มอบ” ก็ต้องชัดเจนในรายละเอียด ทั้งเนื้อหา ความรับผิดชอบ เป้าหมาย งบประมาณ เวลา การรายงานผล ตัวชี้วัดความสำเร็จล้มเหลว เกณฑ์การประเมินผล เงื่อไขการสนับสนุน และอะไรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องและสำคัญควรถูกชี้แจงอย่างครบถ้วน

3. กำหนดว่าจะมอบหมายให้ใคร หรือ Determine Who Will Be In Charge… ซึ่งจำเป็นต้องระบุตัวบุคคลตามงาน โดยเฉพาะการมอบหมายงานให้หลายคนพร้อมกัน หรือ งานกลุ่ม หรือ งานทีม… ต้องชัดว่าใครรับผิดชอบส่วนไหนอย่างไรและแค่ไหน และ ต้องไม่อคติบิดเบือนเพราะชอบกว่าหรือชังกว่าโดยไม่สนใจคุณสมบัติที่สัมพันธ์กับความสำเร็จล้มเหลว

4. มอบหมายงาน หรือ Delegate Tasks… อันเป็นสาระและรายละเอียดของงาน ซึ่งจำเป็นต้อง “ละเอียดรอบคอบโดยรายละเอียดของงาน” ถึงขั้นมีคู่มือก็ต้องให้คู่มือไปด้วย พร้อมหลักคิดและแนวทางการตัดสินใจต่างๆ ในเนื้องาน

5. ติดตามและให้การสนับสนุน หรือ Monitor and Encourage… ถึงแม้งานที่มอบหมายออกไปจะเป็นความรับผิดชอบในขั้นตอบสนอง หรือ Responsibility สูงสุดของ “ผู้รับมอบ” แต่ในความสำเร็จล้มเหลวโดยภาพรวม หรือ Accountability ก็ยังคงอยู่ที่ผู้มอบ… ซึ่งจะทำให้ความสัมพันธ์ระหว่าง “ผู้มอบ กับ ผู้รับมอบ” เข้าข่ายการเป็นตัวแทน… การผลักภาระให้เป็นความรับผิดชอบสิ้นเชิงของ “ผู้รับมอบ” เพียงลำพังแบบพ้นตัวไปแล้วจะไม่ควรด้วยประการทั้งปวง

6. ประเมินผล หรือ Evaluation… ซึ่งจะต้องกำหนดหลักและเกณฑ์การประเมินผล เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จล้มเหลว รวมทั้งความถี่และกำหนดเวลาการประเมินให้ผู้รับมอบทราบตั้งแต่แรก และ ชี้แจงรายละเอียดในการประเมินอย่างครบถ้วน โปร่งใสและไม่สร้างปมซ่อนเล่ห์เหลี่ยมเพื่อหาประโยชน์อย่างไร้จริยธรรม

ที่จริงข้อเขียนเชิงบรรยายของ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร มีรายละเอียดเยอะกว่าที่ผมสรุปมาหลายเท่า… ท่านที่สนใจรายละเอียดผมแนบลิงค์งานดีๆ ฟรีๆ ของอาจารย์ไว้ใต้อ้างอิงแล้วครับ!

References…

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Add Reder's Line friends

เพิ่ม Reder เป็นเพื่อนทาง Line... เรามีเรื่องเล่าและแรงบันดาลใจส่งถึงท่านบน Timeline ทุกวัน และ รบกวนท่านผ่านข้อความ Chat เท่าที่จำเป็น

Recent Posts

Related Post

2020 ปีของคนคิดบวก

กลายเป็นธรรมเนียมไปแล้วที่ TCDC หรือ Thailand Creative & Design Center หรือ สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจสร้างสรรค์ องค์การมหาชน จะออกหนังสือประจำปีว่าด้วยแนวโน้มในปีถัดไป เผยแพร่อย่างสร้างสรรค์… ปลายปีนี้ก็เช่นกัน TCDC ก็ไม่พลาดที่จะรวบรวมแนวโน้มมิติต่างๆ ที่น่าสนใจสำหรับปี 2020 เอาไว้ในหนังสือเล่มเดียวขนาด 300 หน้า และแจกจ่ายเวอร์ชั่น eBook ฟรีมาตั้งแต่กลางเดือนกันยายนที่ผ่านมา

Line OA Plus

LINE OA Plus… New E-Commerce Platform

ช่วงต้นเดือนพฤศจิกายนที่ผ่านมา Line ประเทศไทย ได้จัดงานสัมมนาเจาะลึกกลุ่มธุรกิจเฉพาะสำหรับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ของ  LINE ในกลุ่มค้าปลีกและช้อปปิ้ง ที่ทาง LINE พร้อมเป็นกำลังสำคัญในการช่วยขับเคลื่อนให้กลุ่มธุรกิจดังกล่าวก้าวเข้าสู่ Digital Transformation ได้อย่างสมบูรณ์และครบวงจร

Wifi Phishing

WIFI Phishing และคำแนะนำเรื่องความปลอดภัยในการใช้ WIFI สาธารณะ

ช่วงเทศกาลปีใหม่หลายท่านคงได้หยุดยาวและเดินทาง และที่ขาดไม่ได้ทุกคนคงมีมือถือติดตัวอย่างน้อย 1 เครื่อง และหลายสิ่งหลายอย่างในมือถือ ก็น่าจะมีความสำคัญกับเจ้าของเครื่องไม่น้อย

Sit up

K-SPA… เครื่องมือฟันฝ่าอุปสรรค

แนวคิดของ Steve Jobs ว่าด้วย Connecting The Dots ซึ่งแฟนพันธ์แท้ของ Steve Jobs จะทราบดีว่า… เขาอธิบายความสำคัญของจุดเล็กๆ ในจังหวะชีวิตคนๆ หนึ่ง ที่เรียนรู้สะสมทักษะประสบการณ์มากมายเหมือนสะสมจุดเล็กเป็นทุนประดับปัญญาความสามารถเอาไว้… จนสามารถนำมาต่อใช้เป็นความคิดสร้างสรรค์มากมายได้เหมือนชิ้นส่วนของเล่น LEGO ที่คนมีชิ้นส่วนมากก็สามารถประกอบจินตนาการเป็นผลงานชิ้นใหญ่ๆ ให้ตัวเองได้