เมื่อธุรกิจภายใต้การดูแลของเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารเติบโตขึ้น ซึ่งงานและธุระรายวันมากมายก็จะเพิ่มขึ้นจนต้อง “หาคนเพิ่ม” เพื่อให้มาช่วยงานที่ล้นมือทุกคนอยู่ให้ราบรื่นกว่าเดิม ในขณะที่งานการหลายอย่างต้องการความรู้และทักษะเฉพาะเป็นกรณีพิเศษ จนถึงขนาดต้องหาคนมีความรู้ความสามารถเฉพาะทางเข้ามาช่วยงานอีกด้วย
แต่ไม่ว่าจะอย่างไร… ในระบบการทำงานเป็นองค์กรที่แปลว่ามีคนหลายคนช่วยกันทำหน้าที่ต่างๆ เพื่อขับเคลื่อนเป้าหมายใหญ่นั้น กลไกสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานในทุกองค์กรจำเป็นจะต้องมี “การมอบหมายงาน” หรือบางองค์กรเรียกว่าสั่งงานหรือเรียกว่าสั่งราชการ ก็จะมีความมุ่งหมายเดียวกัน ถึงแม้ในบางแง่มุมรายละเอียดจะมีความแตกต่างกันอยู่บ้าง
แต่ทั้งหมดก็ยังเป็น “กระบวนการมอบหมายงาน” เพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ… ซึ่งจำเป็นต้องมอบหมายงานให้ถูกคน ถูกเวลาและมอบให้พร้อมกับปัจจัยความสำเร็จที่จำเป็นไปกับความรับผิดชอบที่มอบหมายไปนั้นด้วย… รวมทั้งสิทธิ์หรืออำนาจการตัดสินใจที่จำเป็น
แต่การมอบหมายงานในบางกรณี… อาจจำเป็นต้องมอบไปพร้อมแรงจูงใจบางอย่าง เพื่อบางวัตถุประสงค์ซึ่งสำคัญกับทั้งเป้าหมายหลักและเป้าหมายรอง หรือแม้แต่วิสัยทัศน์ที่มีโอกาสดีเกิดขึ้นในอนาคตอีกก็ได้
ในทางเทคนิค… การจะมอบหมายงานที่สำคัญมักจะไม่ง่ายจนถึงขั้นอาจจะต้องมีการประชุมหารือก่อน หรือ พิจารณาข้อมูลรอบด้านก่อนก็มี… การมอบหมายงานสำคัญๆ จึงมีขั้นตอนเป็นแนวทางให้พิจารณาก่อนเสมอ
บล็อกของอาจารย์ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร ได้ให้แนวทาง “การพิจารณามอบหมายงาน” เอาไว้ 6 ขั้นตอนครับ…
1. พิจารณาว่างานใดควรมอบหมายออกไป หรือ Sort The Tasks That Can Be Delegated… ซึ่งเป็นการพิจารณาเพื่อตัดสินใจบนวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการมอบหมายเพื่ออะไร โดยเฉพาะความชัดเจนเรื่อง “เป้าหมาย” ที่ “ผู้รับมอบ” ต้องรับผิดชอบภายใต้ความรับผิดชอบของ “ผู้มอบ” บนความชัดเจนของบทบาทหน้าที่ในงาน
2. กำหนดขอบเขตเนื้อหาของงานที่มอบหมาย หรือ Define The Task That Will Be Delegated… การจะมอบหมายงานอะไรให้ใครไปทำ อย่างน้อย “ผู้มอบ” ก็ต้องชัดเจนในรายละเอียด ทั้งเนื้อหา ความรับผิดชอบ เป้าหมาย งบประมาณ เวลา การรายงานผล ตัวชี้วัดความสำเร็จล้มเหลว เกณฑ์การประเมินผล เงื่อไขการสนับสนุน และอะไรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องและสำคัญควรถูกชี้แจงอย่างครบถ้วน
3. กำหนดว่าจะมอบหมายให้ใคร หรือ Determine Who Will Be In Charge… ซึ่งจำเป็นต้องระบุตัวบุคคลตามงาน โดยเฉพาะการมอบหมายงานให้หลายคนพร้อมกัน หรือ งานกลุ่ม หรือ งานทีม… ต้องชัดว่าใครรับผิดชอบส่วนไหนอย่างไรและแค่ไหน และ ต้องไม่อคติบิดเบือนเพราะชอบกว่าหรือชังกว่าโดยไม่สนใจคุณสมบัติที่สัมพันธ์กับความสำเร็จล้มเหลว
4. มอบหมายงาน หรือ Delegate Tasks… อันเป็นสาระและรายละเอียดของงาน ซึ่งจำเป็นต้อง “ละเอียดรอบคอบโดยรายละเอียดของงาน” ถึงขั้นมีคู่มือก็ต้องให้คู่มือไปด้วย พร้อมหลักคิดและแนวทางการตัดสินใจต่างๆ ในเนื้องาน
5. ติดตามและให้การสนับสนุน หรือ Monitor and Encourage… ถึงแม้งานที่มอบหมายออกไปจะเป็นความรับผิดชอบในขั้นตอบสนอง หรือ Responsibility สูงสุดของ “ผู้รับมอบ” แต่ในความสำเร็จล้มเหลวโดยภาพรวม หรือ Accountability ก็ยังคงอยู่ที่ผู้มอบ… ซึ่งจะทำให้ความสัมพันธ์ระหว่าง “ผู้มอบ กับ ผู้รับมอบ” เข้าข่ายการเป็นตัวแทน… การผลักภาระให้เป็นความรับผิดชอบสิ้นเชิงของ “ผู้รับมอบ” เพียงลำพังแบบพ้นตัวไปแล้วจะไม่ควรด้วยประการทั้งปวง
6. ประเมินผล หรือ Evaluation… ซึ่งจะต้องกำหนดหลักและเกณฑ์การประเมินผล เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จล้มเหลว รวมทั้งความถี่และกำหนดเวลาการประเมินให้ผู้รับมอบทราบตั้งแต่แรก และ ชี้แจงรายละเอียดในการประเมินอย่างครบถ้วน โปร่งใสและไม่สร้างปมซ่อนเล่ห์เหลี่ยมเพื่อหาประโยชน์อย่างไร้จริยธรรม
ที่จริงข้อเขียนเชิงบรรยายของ ดร.ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร มีรายละเอียดเยอะกว่าที่ผมสรุปมาหลายเท่า… ท่านที่สนใจรายละเอียดผมแนบลิงค์งานดีๆ ฟรีๆ ของอาจารย์ไว้ใต้อ้างอิงแล้วครับ!
References…
