Super Productive Meeting… ประชุมให้ได้เรื่องได้ราวสูงสุด

การเป็นองค์กรที่แปลว่า มีคนหลายคนมาช่วยกันทำงานยากๆ ที่คนๆ เดียวไม่มีทางทำได้ ซึ่งการขับเคลื่อนเป้าหมายเดียวกันในจังหวะเดียวกันของคนหลายๆ คน จึงต้องมีการพูดคุยประชุมปรึกษาคนหลายๆ คนที่เกี่ยวข้อง เพื่อขับเคลื่อนเป้าหมาย จนกลายเป็นกิจวัตรสามัญอย่างหนึ่งขององค์กร ซึ่งมีตั้งแต่การประชุมโดยคนไม่กี่คนมานั่งพูดคุยออกความเห็น ไปจนถึงการชุมนุมคนจำนวนมากเพื่อร่วมลงมติต่างๆ

ประเด็นก็คือ… การประชุมเป็นได้ทั้งกลไกการขับเคลื่อนผลักดัน และอุปสรรคขวางกั้นหลายๆ อย่างที่จะเกิดขึ้นหลังประชุม… ถ้าทีมหรือองค์กรไหนโชคดีที่การประชุมทุกครั้งสร้างการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีได้ ส่วนใหญ่จะก้าวหน้าเติบโตชัดเจน… ส่วนทีมหรือองค์กรไหนที่การประชุมเป็นเพียงการพบปะเพื่อกลับไปทำงานเดิมๆ ให้ลุล่วง หรือย่ำแย่ถึงขั้น “ไม่มีข้อสรุปสร้างสรรค์จากที่ประชุม…” ส่วนใหญ่ก็จะน่าเบื่อและวนเวียนอยู่กับที่ และไม่มีอะไรน่าสนใจให้ตื่นเต้น… และอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรแบบแตงเถาตายรอวันเน่าไปเท่านั้น

วันนี้ลอกการบ้านบทความจาก Lifehack.org เรื่อง 12 Secrets To a Super Productive Meeting You Should Know มาฝาก Reder Fan สายองค์กร โดยเฉพาะท่านที่เป็น Team Leader ครับ… ไปดูกันเลยว่า เขาเสนอไอเดียอะไรเพื่อให้การประชุมงอกผลงานเจ๋งๆ ออกมาหลังจบการประชุมบ้าง…

1. Time Is Not the Real Issue หรือ เวลาไม่ใช่วาระ… อะไรที่ต้องประชุม อันนั้นต้องสำคัญจนทีมที่ต้องประชุม… “ต้องอุทิศเวลา เพื่อให้เกิดการประชุมที่ให้ผลลัพธ์เป็นการตัดสินใจ”
   
2. Make Meetings Shorter หรือ ประชุมกันให้สั้นกระชับ… ประเด็นที่ต้องตัดสินใจ กับ ข้อมูลประกอบประเด็นที่ต้องตัดสินใจ… กางออกพูดคุยให้ไว ในกรณีที่ข้อมูลมีมากหรือซับซ้อน ก็ควรส่งข้อมูลให้ผู้เข้าประชุมศึกษาล่วงหน้า
   
3. Plan Meetings Only When Needed หรือ วางแผนประชุมเท่าที่จำเป็น… เพราะสิ่งที่ต้องคำนึงก็คือ… ค่าใช้จ่ายที่เป็นมูลค่าที่ติดตัวผู้เข้าร่วมประชุมมา ตั้งแต่ค่าจ้างเงินเดือนที่เฉลี่ยเป็นรายวันหรือรายชั่วโมง รวมทั้งเบี้ยประชุม ของว่างและอะไรอีกมากที่ต้องใช้เพื่อให้เกิดการประชุม… และที่สำคัญคือคุณค่าที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถใช้เวลาไปทำกิจธุระอย่างอื่นที่เป็นประโยชน์อีกมาก ถ้าไม่ต้องเข้าประชุม… การนัดประชุมพร่ำเพรื่อแบบไม่คำนึงถึง “ต้นทุนแฝงจากการประชุม” จึงเป็นเรื่องที่ต้องระมัดระวัง…
   
4. Meet Standing Up or Somewhere Else หรือ ยืนประชุมหรือนัดคุยกันที่อื่นบ้าง… เพื่อให้การพบปะหารือไม่อยู่ในโหมด “นั่งชิว” และสุขสบายใช้เวลาเกินจำเป็น ยิ่งในยุคที่ต้อง “Move Fast and Break Things” จำเป็นต้องเอาข้อสรุปไปทำให้ไว และเรียนรู้จากความผิดพลาดแตกหักเสียหาย ดีกว่าคุยกันไม่รู้จบรู้สิ้นแบบพวก NATO หรือ No Action, Talk Only…
   
5. Plan the Agenda in Advance หรือ วางวาระการประชุมให้ชัดเจนล่วงหน้า… ซึ่งเจ้าภาพหรือเจ้าของวาระทราบดีอยู่แล้วว่าต้องการอะไรจากใครในที่ประชุม การเตรียมวาระให้ผู้เข้าร่วมประชุมหลักๆ ที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า จะประหยัดเวลาไปได้มาก… ส่วนวาระ “แจ้งทราบ” ทั้งหลาย ถ้าทีมไหนยังต้องเอาเข้าแจ้งในที่ประชุมให้เสียเวลาอยู่ น่าจะแปลว่า “ทีมนั้นล้าหลัง” ในการใช้เครื่องมือดิจิทัลในระบบบริหารจัดการทีมและองค์กรไปแล้ว
   
6. Create a Smartphone Free Zone หรือ สร้างเขตปลอดมือถือ… มือถือเป็นเครื่องมือที่ดูดสมาธิคนให้ไกลออกจากตัวได้เสมอ แม้ว่าจะปิดเสียงเตือนและปิดมือถือจนดับสนิทไปแล้วก็ยังถือและหยิบจับเป็นของเล่นได้อยู่… ถ้าอยากได้ความร่วมมือแบบโฟกัสประเด็นเดียวกันในที่ประชุมมากขึ้น ต้องปลดเครื่องมือถอดวิญญาณอย่างมือถือก่อนเข้าประชุม ออกจากมือทุกคนก่อนเท่านั้น
   
7. Limit the Number of Attendees หรือ จำกัดจำนวนผู้เข้าประชุม… โดยต้องไม่เชิญคนใบ้เข้ามานั่งฟังเปล่าๆ ในประชุม… เชิญแต่คนที่พูดดี ออกความเห็นได้ และตัดสินใจเป็นเท่านั้น… เคยมีเรื่องเล่าว่า Elon Musk เคยถามคนเข้าประชุมกับเขาที่ไม่พูดอะไรเลยตลอดการประชุมว่า… “คุณเข้ามาทำอะไร?” และไล่คนนั้นออกแบบไม่เสียดายโปรไฟล์อีกต่างหาก
   
8. Run the Meeting Like a Clockwork หรือ ดำเนินการประชุมเหมือนกลไกเดินไปข้างหน้า… โดยเฉพาะผู้นำประชุม หรือประธานในที่ประชุม ต้องไม่พาการประชุมวกวนกับวาระและประเด็นไม่เสร็จสิ้น… โดยเฉพาะประเด็นที่มีคนในที่ประชุมไม่ยอมจบ ทั้งที่ลงมติหรือตัดสินใจกันไปแล้ว รวมทั้งผู้เข้าร่วมประชุมที่อยากได้เวลาพูดในที่ประชุม ไปเอ่ยอ้างนอกประเด็น
   
9. Take Away Action Points หรือ ดำเนินการตามการตัดสินใจทันที… ซึ่งการบริหารองค์กรสมัยใหม่ มักจะใช้เครื่องมือบริหารทีมและโครงการที่สามารถ “สั่งและมอบหมายงาน” ได้ทันที เช่น MicroSoft Team… Slack… Asana และอื่นๆ อีกมาก ซึ่งที่ประชุมควร “จ่ายงานออก” ถึงผู้ที่เกี่ยวข้องให้เสร็จสิ้นเมื่อการตัดสินใจจบลง แม้ว่าผู้ที่ไดรับมอบหมายงานจะไม่ได้เข้าร่วมประชุมก็ตาม
   
10. Allow Transit Time หรือ นัดประชุมเผื่อเวลาเดินทางให้ผู้เข้าร่วมด้วย… ซึ่งการคำนึงถึงการเดินทางของผู้เข้าร่วมประชุมว่าสามารถมาทันกำหนดการประชุมได้หรือไม่ ถือเป็นเรื่องแรกๆ ในการกำหนดเวลาและสถานที่ประชุม
    
11. Outline Outcomes and Plan for The Next Meeting หรือ สรุปผลลัพธ์และแผนสำหรับการประชุมครั้งต่อไป… เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุม รับทราบผลการประชุมที่ตรงกัน และประเด็นสืบเนื่องที่อาจจะต้องใช้ในการประชุมครั้งต่อไปด้วย… ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆ ผ่านช่องทางสื่อสารทางดิจิทัลต่างๆ
    
12. Encourage Meeting Skills Training หรือ ควรส่งเสริมการฝึกอบรมการประชุม… ซึ่งการประชุมเป็นทักษะ โดยเฉพาะการนำประชุมถือเป็นทักษะสำคัญที่ต้องเรียนรู้ฝึกฝน ไม่ต่างจากทักษะอื่นๆ ที่ใช้เพื่อการทำงาน… และทักษะการนำประชุม เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ขั้นเทพ ถือเป็นทักษะหนึ่งที่ประกอบอยู่ในภาวะผู้นำในศตวรรษที่ 21 ที่คนที่ต้องทำงานเป็นทีม “ต้องเป็นงาน” เท่านั้น

คร่าวๆ พอเป็นไอเดียประมาณนี้ครับ… ถึงแม้ว่า โดยธรรมชาติของบริบทการประชุมและการเข้าประชุมของแต่ละทีมในแต่ละองค์กร จะแตกต่างและมีลักษณะเฉพาะไม่เหมือนกัน… แต่แนวทางที่เอามาแบ่งปันวันนี้ส่วนใหญ่ เป็นเรื่องพื้นฐานเล็กๆ น้อย ซึ่งที่ประชุมส่วนใหญ่เจอะเจอสภาพใกล้เคียงกันนี้ได้ค่อนข้างบ่อย… และหวังว่าจะพอมีประโยชน์บ้างครับ!

Reference 

• https://www.lifehack.org