การประชุมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด #ExtremeLeadership

Sleeping in Meeting

การทำงานในองค์กร หรือ การทำงานเป็นทีมในทุกวัตถุประสงค์ สิ่งที่ต้องทำร่วมกันในทีมหรือองค์กรอย่างชัดเจนก็คือการเข้าประชุม โดยเฉพาะการประชุมที่มีคนรับค่าจ้าง และหรือ เงินเดือนสูงๆ และต้องรับผิดชอบมากมาย ต้องเข้าไปนั่งรวมกันอยู่ในห้องประชุม… ซึ่งสถิติมากมายระบุตรงกันว่า มีการประชุมไม่มากที่คุ้มค่าและผลักดันกำไร หรือ โอกาสให้เพิ่มขึ้น… เกินผลรวมเงินเดือนค่าจ้างรายชั่วโมงของทุกคนที่ “เสียเวลา” มาเข้าประชุมพร้อมกัน

นั่นแปลว่า… ไม่ใช่การประชุมทุกวาระที่มีประโยชน์ แถมในการประชุมบางวาระ… นอกจากจะไร้ประโยชน์แบบเสียเปล่าทุกอย่างที่เสียแน่ๆ อยู่แล้ว ยังทำลายโอกาสมากมายที่ควรจะได้ มาเปิดประชุมเพื่อทำหน้าที่ “กลั่นกรอง” เอาโอกาสทิ้งโดยไม่รู้เรื่องรู้ราวก็มีในหลายกรณี

คำถามคือ… การประชุมแบบไหนที่ไม่ทำลายโอกาส?

ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่า… การประชุมมีหลายบริบทและวัตถุประสงค์ที่ต้องมาประชุมร่วมกัน แต่ทั้งหมดที่ต้องประชุมร่วมกันก็เพื่อ “สื่อสารข้อมูลตามวัตถุประสงค์” ระหว่างกัน เพื่อนำไปสู่การดำเนินการ หรือ Action ในลำดับถัดไป… 

  • การประชุมเพื่อแจ้งทราบ… ทราบแล้ว “ให้คนที่เข้าประชุมไปทำอะไรต่อ?”
  • การประชุมเพื่อพิจารณา… ทราบข้อเท็จจริงหรือข้อมูลแล้ว “ตัดสินให้ทำอะไรต่อ?”
  • ประชุมเพื่อระดมสมอง… ได้แนวคิดและข้อสรุปแล้ว “เสนอให้ทำอะไรต่อ?”

และไม่ว่าจะประชุมเพื่ออะไร… ถ้าคนอำนวยการประชุมชัดเจนว่าต้องการให้ที่ประชุม “ร่วมขับเคลื่อนอะไรต่อ” วัตถุประสงค์ในการจัดให้มีการประชุมก็จะชัดเจนไปในทิศทางตามวัตถุประสงค์นั้น

แต่ปัญหาใหญ่ก็คือ… คนสำคัญในองค์กร หรือ ทีม ที่เป็นศูนย์กลางการตัดสินใจให้ไปทำอะไรต่อ มักจะต้อง “แบกรับการพิจารณา” วาระการประชุมมากมายและหลากหลายวัตถุประสงค์ต่อเนื่องกันในแต่ละวัน จนผู้นำหลายองค์กรวิ่งเข้าออกห้องประชุมอย่างเดียวก็หมดวันจนค่ำมืดก็มี

ประเด็นก็คือ… ถ้ามีใครสักคนต้องประชุมเป็นร้อยเรื่องในหนึ่งสัปดาห์ที่มีเวลาเพียง 168 ชั่วโมงเท่านั้นแล้วหล่ะก็ กลไกของทีมหรือองค์กรที่กำลังขับเคลื่อนอยู่น่าจะบกพร่องเรื่องประสิทธิภาพค่อนข้างชัดเจนแน่แล้ว… ยิ่งถ้าคนๆ นั้นเป็นผู้นำองค์กรที่ต้องรับผิดชอบมากมาย จนต้องใช้เวลาเป็นร้อยชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อประชุมให้ความรับผิดชอบมากมายในมือไม่หลุดรอดไปไหนได้… ประสิทธิภาพขององค์กรก็คงอยู่ตรงผู้นำนั่นเองที่ต่ำด้อยน้อยค่าลง จากการรอผู้นำมาเข้าประชุมเสียก่อน

ข้อเท็จจริงก็คือ… มีผู้นำจำนวนมากที่วุ่นวายยุ่งยากกับตารางการประชุม จนวาระการประชุมที่สำคัญๆ “ต้องเลื่อน และ รอ” ท่านว่างเข้าประชุมจน “โอกาสก็ถูกเลื่อน และ รอ” ไปด้วยอย่างน่าเสียดาย… มิหนำซ้ำ ผู้นำหลายคนเข้าร่วมประชุมแบบไม่รับผิดชอบ โดยมาหาข้อมูลหรือข้อเท็จจริงเอาในที่ประชุมทางเดียวและไม่กล้าตัดสินใจเพราะกลัวจะดูไม่ฉลาด และ ทำทีเป็นขอข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติม หรือ แม้แต่ขอเวลาไปคิดก่อนแล้วจะแจ้งทีหลังเอาดื้อๆ ก็มี

ในแนวคิดการนำและผู้นำสมัยใหม่ จึงมองการประชุมเป็นอุปสรรคมากกว่าจะมองว่าเป็นขบวนการทำงานเพื่อขัดเกลาโอกาส… ความจำเป็นแบบนักบริหารและผู้นำยุคเก่า ที่ข้อมูลข่าวสารและข้อเท็จจริงในอดีตอยู่กับคนและกลไกออฟไลน์ทั้งหมด จนต้องเรียกคนที่เกี่ยวข้องมานั่งรวมกัน “พูดคุย แลกเปลี่ยนและสื่อสารข้อมูลตามวัตถุประสงค์พร้อมกัน” จึงไม่จำเป็นอีก… เพราะข้อมูลสำหรับพูดคุย แลกเปลี่ยนและสื่อสารเพื่อการตัดสินใจใดๆ ในปัจจุบัน ล้วนเข้าถึงแบบออนไลน์ได้เกือบหมด จะมีก็แต่ข้อมูลภายในบางกรณีที่มีกลไกออฟไลน์สื่อสารกันเพื่ออะไรก็ตามแต่เท่านั้น ที่ต้องเดินมาเจอหน้าคุยกัน…

การออกแบบให้ทีมหรือองค์กรสามารถตัดสินใจโดยไม่ต้องประชุมพร่ำเพรื่อ จึงสำคัญมากในการสร้างองค์กรยุคใหม่… ที่ต้องให้คนในทีมและองค์กร เชื่อถือข้อมูลแทนเชื่อมั่นความเห็น และ ตัดสินใจอิงข้อมูลแทนยึดมั่นดุลพินิจ

การประชุมที่จำเป็นและเหลืออยู่จะมีประสิทธิภาพเองโดยไม่ต้องไปปรับแต่งอะไรเพิ่มเติมอีก… เพราะชุดความคิดขององค์กร หรือ Organizational Mindset ได้เข้าถึง Growth Mindset ไปอย่างสมบูรณ์แล้วตั้งแต่การใช้ข้อมูลนำการตัดสินใจทุกระดับไปแล้วนั่นเอง

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Add Reder's Line friends

เพิ่ม Reder เป็นเพื่อนทาง Line... เรามีเรื่องเล่าและแรงบันดาลใจส่งให้ท่านทุกวันคี่

Related Post

Line OA Plus

LINE OA Plus… New E-Commerce Platform

ช่วงต้นเดือนพฤศจิกายนที่ผ่านมา Line ประเทศไทย ได้จัดงานสัมมนาเจาะลึกกลุ่มธุรกิจเฉพาะสำหรับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ของ  LINE ในกลุ่มค้าปลีกและช้อปปิ้ง ที่ทาง LINE พร้อมเป็นกำลังสำคัญในการช่วยขับเคลื่อนให้กลุ่มธุรกิจดังกล่าวก้าวเข้าสู่ Digital Transformation ได้อย่างสมบูรณ์และครบวงจร

Reder Pitch Deck

6 Do/6 Don’t Presentation… 6 สิ่งควรทำและไม่ควรทำกับงานนำเสนอ

Pitch Deck เป็นการนำเสนอแบบสั้นกระชับ ด้วยสไลด์ที่ทำในโปรแกรม PowerPoint, Keynote หรือ Prezi ที่คนบรรยายกับสไลด์จะให้ข้อมูลที่กระชับ ชัดเจน และครบถ้วนเกี่ยวกับแผนธุรกิจ โดยใช้เวลาสรุปทั้งหมดราวๆ 7-10 นาทีเป็นอย่างมาก… นั่นแปลว่า สไลด์ที่เตรียมมากับวิธีการบรรยายหรือเล่าเรื่องต้อง “ครบครันสั้นกระชับ” แบบเนื้อๆ เน้นๆ อย่างมาก

Resources Sharing

Learning Resources Sharing… กรณีศึกษาที่หนึ่ง TES.COM

TES เป็นต้นแบบเรื่องการแบ่งปันทรัพยากรทางการศึกษา ที่คนทำงานด้านนโยบายการศึกษาชั้นนำ ต้องอ้างอิงโมเดลหลายๆ มิติที่ TES ทำไว้ทั้งถูกผิดและแนวทางแก้ไข

LX Design

Learning Experience Design… การออกแบบประสบการณ์การเรียนรู้

อย่างที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า… นับจากนี้ไปเราจะไม่สามารถหยุดเรียนรู้ได้แล้วอย่างชัดเจน และนอกจากหยุดไม่ได้แล้ว เรายังต้องเรียนรู้ให้มาก ใช้เวลาให้น้อยและประยุกต์ใช้ให้เป็น