การทำงานในองค์กร หรือ การทำงานเป็นทีมในทุกวัตถุประสงค์ สิ่งที่ต้องทำร่วมกันในทีมหรือองค์กรอย่างชัดเจนก็คือการเข้าประชุม โดยเฉพาะการประชุมที่มีคนรับค่าจ้าง และหรือ เงินเดือนสูงๆ และต้องรับผิดชอบมากมาย ต้องเข้าไปนั่งรวมกันอยู่ในห้องประชุม… ซึ่งสถิติมากมายระบุตรงกันว่า มีการประชุมไม่มากที่คุ้มค่าและผลักดันกำไร หรือ โอกาสให้เพิ่มขึ้น… เกินผลรวมเงินเดือนค่าจ้างรายชั่วโมงของทุกคนที่ “เสียเวลา” มาเข้าประชุมพร้อมกัน
นั่นแปลว่า… ไม่ใช่การประชุมทุกวาระที่มีประโยชน์ แถมในการประชุมบางวาระ… นอกจากจะไร้ประโยชน์แบบเสียเปล่าทุกอย่างที่เสียแน่ๆ อยู่แล้ว ยังทำลายโอกาสมากมายที่ควรจะได้ มาเปิดประชุมเพื่อทำหน้าที่ “กลั่นกรอง” เอาโอกาสทิ้งโดยไม่รู้เรื่องรู้ราวก็มีในหลายกรณี
คำถามคือ… การประชุมแบบไหนที่ไม่ทำลายโอกาส?
ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่า… การประชุมมีหลายบริบทและวัตถุประสงค์ที่ต้องมาประชุมร่วมกัน แต่ทั้งหมดที่ต้องประชุมร่วมกันก็เพื่อ “สื่อสารข้อมูลตามวัตถุประสงค์” ระหว่างกัน เพื่อนำไปสู่การดำเนินการ หรือ Action ในลำดับถัดไป…
- การประชุมเพื่อแจ้งทราบ… ทราบแล้ว “ให้คนที่เข้าประชุมไปทำอะไรต่อ?”
- การประชุมเพื่อพิจารณา… ทราบข้อเท็จจริงหรือข้อมูลแล้ว “ตัดสินให้ทำอะไรต่อ?”
- ประชุมเพื่อระดมสมอง… ได้แนวคิดและข้อสรุปแล้ว “เสนอให้ทำอะไรต่อ?”
และไม่ว่าจะประชุมเพื่ออะไร… ถ้าคนอำนวยการประชุมชัดเจนว่าต้องการให้ที่ประชุม “ร่วมขับเคลื่อนอะไรต่อ” วัตถุประสงค์ในการจัดให้มีการประชุมก็จะชัดเจนไปในทิศทางตามวัตถุประสงค์นั้น
แต่ปัญหาใหญ่ก็คือ… คนสำคัญในองค์กร หรือ ทีม ที่เป็นศูนย์กลางการตัดสินใจให้ไปทำอะไรต่อ มักจะต้อง “แบกรับการพิจารณา” วาระการประชุมมากมายและหลากหลายวัตถุประสงค์ต่อเนื่องกันในแต่ละวัน จนผู้นำหลายองค์กรวิ่งเข้าออกห้องประชุมอย่างเดียวก็หมดวันจนค่ำมืดก็มี
ประเด็นก็คือ… ถ้ามีใครสักคนต้องประชุมเป็นร้อยเรื่องในหนึ่งสัปดาห์ที่มีเวลาเพียง 168 ชั่วโมงเท่านั้นแล้วหล่ะก็ กลไกของทีมหรือองค์กรที่กำลังขับเคลื่อนอยู่น่าจะบกพร่องเรื่องประสิทธิภาพค่อนข้างชัดเจนแน่แล้ว… ยิ่งถ้าคนๆ นั้นเป็นผู้นำองค์กรที่ต้องรับผิดชอบมากมาย จนต้องใช้เวลาเป็นร้อยชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อประชุมให้ความรับผิดชอบมากมายในมือไม่หลุดรอดไปไหนได้… ประสิทธิภาพขององค์กรก็คงอยู่ตรงผู้นำนั่นเองที่ต่ำด้อยน้อยค่าลง จากการรอผู้นำมาเข้าประชุมเสียก่อน
ข้อเท็จจริงก็คือ… มีผู้นำจำนวนมากที่วุ่นวายยุ่งยากกับตารางการประชุม จนวาระการประชุมที่สำคัญๆ “ต้องเลื่อน และ รอ” ท่านว่างเข้าประชุมจน “โอกาสก็ถูกเลื่อน และ รอ” ไปด้วยอย่างน่าเสียดาย… มิหนำซ้ำ ผู้นำหลายคนเข้าร่วมประชุมแบบไม่รับผิดชอบ โดยมาหาข้อมูลหรือข้อเท็จจริงเอาในที่ประชุมทางเดียวและไม่กล้าตัดสินใจเพราะกลัวจะดูไม่ฉลาด และ ทำทีเป็นขอข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติม หรือ แม้แต่ขอเวลาไปคิดก่อนแล้วจะแจ้งทีหลังเอาดื้อๆ ก็มี
ในแนวคิดการนำและผู้นำสมัยใหม่ จึงมองการประชุมเป็นอุปสรรคมากกว่าจะมองว่าเป็นขบวนการทำงานเพื่อขัดเกลาโอกาส… ความจำเป็นแบบนักบริหารและผู้นำยุคเก่า ที่ข้อมูลข่าวสารและข้อเท็จจริงในอดีตอยู่กับคนและกลไกออฟไลน์ทั้งหมด จนต้องเรียกคนที่เกี่ยวข้องมานั่งรวมกัน “พูดคุย แลกเปลี่ยนและสื่อสารข้อมูลตามวัตถุประสงค์พร้อมกัน” จึงไม่จำเป็นอีก… เพราะข้อมูลสำหรับพูดคุย แลกเปลี่ยนและสื่อสารเพื่อการตัดสินใจใดๆ ในปัจจุบัน ล้วนเข้าถึงแบบออนไลน์ได้เกือบหมด จะมีก็แต่ข้อมูลภายในบางกรณีที่มีกลไกออฟไลน์สื่อสารกันเพื่ออะไรก็ตามแต่เท่านั้น ที่ต้องเดินมาเจอหน้าคุยกัน…
การออกแบบให้ทีมหรือองค์กรสามารถตัดสินใจโดยไม่ต้องประชุมพร่ำเพรื่อ จึงสำคัญมากในการสร้างองค์กรยุคใหม่… ที่ต้องให้คนในทีมและองค์กร เชื่อถือข้อมูลแทนเชื่อมั่นความเห็น และ ตัดสินใจอิงข้อมูลแทนยึดมั่นดุลพินิจ
การประชุมที่จำเป็นและเหลืออยู่จะมีประสิทธิภาพเองโดยไม่ต้องไปปรับแต่งอะไรเพิ่มเติมอีก… เพราะชุดความคิดขององค์กร หรือ Organizational Mindset ได้เข้าถึง Growth Mindset ไปอย่างสมบูรณ์แล้วตั้งแต่การใช้ข้อมูลนำการตัดสินใจทุกระดับไปแล้วนั่นเอง
