การประชุมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด #ExtremeLeadership

Sleeping in Meeting

การทำงานในองค์กร หรือ การทำงานเป็นทีมในทุกวัตถุประสงค์ สิ่งที่ต้องทำร่วมกันในทีมหรือองค์กรอย่างชัดเจนก็คือการเข้าประชุม โดยเฉพาะการประชุมที่มีคนรับค่าจ้าง และหรือ เงินเดือนสูงๆ และต้องรับผิดชอบมากมาย ต้องเข้าไปนั่งรวมกันอยู่ในห้องประชุม… ซึ่งสถิติมากมายระบุตรงกันว่า มีการประชุมไม่มากที่คุ้มค่าและผลักดันกำไร หรือ โอกาสให้เพิ่มขึ้น… เกินผลรวมเงินเดือนค่าจ้างรายชั่วโมงของทุกคนที่ “เสียเวลา” มาเข้าประชุมพร้อมกัน

นั่นแปลว่า… ไม่ใช่การประชุมทุกวาระที่มีประโยชน์ แถมในการประชุมบางวาระ… นอกจากจะไร้ประโยชน์แบบเสียเปล่าทุกอย่างที่เสียแน่ๆ อยู่แล้ว ยังทำลายโอกาสมากมายที่ควรจะได้ มาเปิดประชุมเพื่อทำหน้าที่ “กลั่นกรอง” เอาโอกาสทิ้งโดยไม่รู้เรื่องรู้ราวก็มีในหลายกรณี

คำถามคือ… การประชุมแบบไหนที่ไม่ทำลายโอกาส?

ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่า… การประชุมมีหลายบริบทและวัตถุประสงค์ที่ต้องมาประชุมร่วมกัน แต่ทั้งหมดที่ต้องประชุมร่วมกันก็เพื่อ “สื่อสารข้อมูลตามวัตถุประสงค์” ระหว่างกัน เพื่อนำไปสู่การดำเนินการ หรือ Action ในลำดับถัดไป… 

  • การประชุมเพื่อแจ้งทราบ… ทราบแล้ว “ให้คนที่เข้าประชุมไปทำอะไรต่อ?”
  • การประชุมเพื่อพิจารณา… ทราบข้อเท็จจริงหรือข้อมูลแล้ว “ตัดสินให้ทำอะไรต่อ?”
  • ประชุมเพื่อระดมสมอง… ได้แนวคิดและข้อสรุปแล้ว “เสนอให้ทำอะไรต่อ?”

และไม่ว่าจะประชุมเพื่ออะไร… ถ้าคนอำนวยการประชุมชัดเจนว่าต้องการให้ที่ประชุม “ร่วมขับเคลื่อนอะไรต่อ” วัตถุประสงค์ในการจัดให้มีการประชุมก็จะชัดเจนไปในทิศทางตามวัตถุประสงค์นั้น

แต่ปัญหาใหญ่ก็คือ… คนสำคัญในองค์กร หรือ ทีม ที่เป็นศูนย์กลางการตัดสินใจให้ไปทำอะไรต่อ มักจะต้อง “แบกรับการพิจารณา” วาระการประชุมมากมายและหลากหลายวัตถุประสงค์ต่อเนื่องกันในแต่ละวัน จนผู้นำหลายองค์กรวิ่งเข้าออกห้องประชุมอย่างเดียวก็หมดวันจนค่ำมืดก็มี

ประเด็นก็คือ… ถ้ามีใครสักคนต้องประชุมเป็นร้อยเรื่องในหนึ่งสัปดาห์ที่มีเวลาเพียง 168 ชั่วโมงเท่านั้นแล้วหล่ะก็ กลไกของทีมหรือองค์กรที่กำลังขับเคลื่อนอยู่น่าจะบกพร่องเรื่องประสิทธิภาพค่อนข้างชัดเจนแน่แล้ว… ยิ่งถ้าคนๆ นั้นเป็นผู้นำองค์กรที่ต้องรับผิดชอบมากมาย จนต้องใช้เวลาเป็นร้อยชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อประชุมให้ความรับผิดชอบมากมายในมือไม่หลุดรอดไปไหนได้… ประสิทธิภาพขององค์กรก็คงอยู่ตรงผู้นำนั่นเองที่ต่ำด้อยน้อยค่าลง จากการรอผู้นำมาเข้าประชุมเสียก่อน

ข้อเท็จจริงก็คือ… มีผู้นำจำนวนมากที่วุ่นวายยุ่งยากกับตารางการประชุม จนวาระการประชุมที่สำคัญๆ “ต้องเลื่อน และ รอ” ท่านว่างเข้าประชุมจน “โอกาสก็ถูกเลื่อน และ รอ” ไปด้วยอย่างน่าเสียดาย… มิหนำซ้ำ ผู้นำหลายคนเข้าร่วมประชุมแบบไม่รับผิดชอบ โดยมาหาข้อมูลหรือข้อเท็จจริงเอาในที่ประชุมทางเดียวและไม่กล้าตัดสินใจเพราะกลัวจะดูไม่ฉลาด และ ทำทีเป็นขอข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติม หรือ แม้แต่ขอเวลาไปคิดก่อนแล้วจะแจ้งทีหลังเอาดื้อๆ ก็มี

ในแนวคิดการนำและผู้นำสมัยใหม่ จึงมองการประชุมเป็นอุปสรรคมากกว่าจะมองว่าเป็นขบวนการทำงานเพื่อขัดเกลาโอกาส… ความจำเป็นแบบนักบริหารและผู้นำยุคเก่า ที่ข้อมูลข่าวสารและข้อเท็จจริงในอดีตอยู่กับคนและกลไกออฟไลน์ทั้งหมด จนต้องเรียกคนที่เกี่ยวข้องมานั่งรวมกัน “พูดคุย แลกเปลี่ยนและสื่อสารข้อมูลตามวัตถุประสงค์พร้อมกัน” จึงไม่จำเป็นอีก… เพราะข้อมูลสำหรับพูดคุย แลกเปลี่ยนและสื่อสารเพื่อการตัดสินใจใดๆ ในปัจจุบัน ล้วนเข้าถึงแบบออนไลน์ได้เกือบหมด จะมีก็แต่ข้อมูลภายในบางกรณีที่มีกลไกออฟไลน์สื่อสารกันเพื่ออะไรก็ตามแต่เท่านั้น ที่ต้องเดินมาเจอหน้าคุยกัน…

การออกแบบให้ทีมหรือองค์กรสามารถตัดสินใจโดยไม่ต้องประชุมพร่ำเพรื่อ จึงสำคัญมากในการสร้างองค์กรยุคใหม่… ที่ต้องให้คนในทีมและองค์กร เชื่อถือข้อมูลแทนเชื่อมั่นความเห็น และ ตัดสินใจอิงข้อมูลแทนยึดมั่นดุลพินิจ

การประชุมที่จำเป็นและเหลืออยู่จะมีประสิทธิภาพเองโดยไม่ต้องไปปรับแต่งอะไรเพิ่มเติมอีก… เพราะชุดความคิดขององค์กร หรือ Organizational Mindset ได้เข้าถึง Growth Mindset ไปอย่างสมบูรณ์แล้วตั้งแต่การใช้ข้อมูลนำการตัดสินใจทุกระดับไปแล้วนั่นเอง

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Add Reder's Line friends

เพิ่ม Reder เป็นเพื่อนทาง Line... เรามีเรื่องเล่าและแรงบันดาลใจส่งถึงท่านบน Timeline ทุกวัน และ รบกวนท่านผ่านข้อความ Chat เท่าที่จำเป็น

Related Post

Wifi Phishing

WIFI Phishing และคำแนะนำเรื่องความปลอดภัยในการใช้ WIFI สาธารณะ

ช่วงเทศกาลปีใหม่หลายท่านคงได้หยุดยาวและเดินทาง และที่ขาดไม่ได้ทุกคนคงมีมือถือติดตัวอย่างน้อย 1 เครื่อง และหลายสิ่งหลายอย่างในมือถือ ก็น่าจะมีความสำคัญกับเจ้าของเครื่องไม่น้อย

Endless Love

Endless Love #เพลงดังยังจำ

Lionel Brockman Richie, Jr. หรือ Lionel Richie นักร้องนักแต่งเพลงผิวสี ที่สร้างชื่อและโด่งดังตั้งแต่ยุค 70 และโลดแล่นอยู่ในวงการเสียงเพลงนับแต่นั้นจนปัจจุบัน… ผลงานทั้งหมดของชายคนนี้มากมายเล่าไม่หมด เขียนเป็นนิยายก็คงเล่มหนามาก หรือถ้าทำเป็นหนังก็คงยาวและยิ่งใหญ่ไม่ใช่น้อย

Emotional Intelligence and Social Intelligence

หลายวันก่อนผมจำเป็นต้องเข้าไปค้นฐานข้อมูลงานวิจัยที่ Researchgate แล้วก็ไปเจองานวิจัยของ Dr.Reuven Bar-On จาก University of Texas Medical Branch หัวข้อ Emotional and social intelligence: Insights from the Emotional Quotient Inventory ซึ่งผมกำลังสนใจเรื่อง Social Intelligence

Problem Solving

Creative Thinking… คิดอย่างไรให้สร้างสรรค์

ความคิดสร้างสรรค์ที่ผลักดันพูดคุยส่งเสริมกันส่วนใหญ่จะพูดถึง สร้าง หรือ สร้างสรรค์สิ่งใหม่ ซึ่งคำว่า “สิ่งใหม่” ในนิยามการคิดสร้างสรรค์นี่เอง ได้กลายเป็นประเด็นที่ขึ้นอยู่กับการตีความของ “เจ้าของความคิดสร้างสรรค์ รวมทั้งสังคมและผู้คนที่เกี่ยวข้องกับ “สิ่งใหม่” ที่เกิดขึ้น…