Time Management…

Deadline

เวลาคือความเสมอภาคเดียวที่ทุกชนชั้นวรรณะมีเท่ากัน… ผมหาหลักฐานอ้างอิงไม่ได้ว่าใครเป็นคนแรกที่กล่าวคำพูดประโยคนี้ไว้ แต่ผมเห็นด้วย… แม้ผมจะทราบและเชื่อว่า “เวลา” ในระดับอวกาศและเอกภพ เป็นคนละเรื่องกับเวลาที่เราพูดถึงกันบนโลกโดยมนุษย์โลก

ประเด็นก็คือ แต่ละคนสร้างมูลค่าเพิ่มต่อหน่วยเวลาได้ไม่เท่ากัน จนหลายกรณีกลายเป็นความเหลื่อมล้ำ เลยเถิดกลายเป็นปัญหาและข้อถกเถียงที่หาคำตอบไม่ได้มากมาย…

แต่ไม่ว่าจะอย่างไร… วงจรชีวิตเราท่านก็ต้องใช้เวลาไปกับการกินและการนอน เพื่อให้ร่างกายสามารถตื่นขึ้นมาใช้เวลาที่เหลืออยู่ สร้างคุณค่าบางอย่างที่เจ้าตัวให้ราคาและความสำคัญที่จะใช้เวลากับสิ่งที่ทำ จนกว่าจะหิวอีกรอบและง่วงนอนอีกครั้ง

ประเด็นเรื่องนอน… ซึ่งถือเป็นเรื่องการใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันที่มีเพียง 24 ชั่วโมง ไปกับการพักร่างกายด้วยการนอนหลับ เพื่อให้ร่างกายพร้อมใช้อีกครั้งในรอบวันถัดไปที่เหลือเวลาสำหรับทุกอย่างอยู่เพียง 16 ชั่วโมงเท่านั้น

รศ.นพ.ณัฐพงษ์ เจียมจริยธรรม หัวหน้าศูนย์ความเป็นเลิศทางการแพทย์ด้านความผิดปกติจากการนอนหลับ ศูนย์นิทราเวช โรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ กล่าวถึงเวลาการนอนที่มีคุณภาพว่า… เมื่อก่อนมีการศึกษาพบว่าเวลา 6-8 ชั่วโมงเป็นเวลานอนที่ดี แต่ตอนนี้มีการศึกษาและพบข้อมูลชุดใหม่ที่ออกมาโต้แย้งว่าการนอนที่ดีคือ 7-8 ชั่วโมงต่อวันต่างหาก และใครที่นอนน้อยกว่า 6 ชั่วโมงถือเป็นเรื่องไม่ปกติ ที่อาจส่งผลกระทบของการเจ็บป่วยในบางโรคที่ไม่ใช่ภาวะปกติของร่างกาย

การหักเวลานอน 8 ชั่วโมงต่อวันออกไปจึงสมเหตุผล… และเหลือเวลา 16 ชั่วโมงสำหรับทำกิจกรรมคุณค่าต่างๆ หรือ Value Activities… เด็กวัยเรียนถูกกำหนดให้ใช้ 8 ชั่วโมงไปกับสถานศึกษา… ผู้ใหญ่วัยทำงานก็ถูกกำหนดให้ใช้เวลา 8 ชั่วโมงไปกับการงานไม่ต่างกัน… โชคดีที่ใน 8 ชั่วโมงนี้มีเวลาอาหารกลางวันอยู่ 1 ชั่วโมง… ทำให้เวลาเรียนหรือเวลาทำงานจริงๆ เหลือ 7 ชั่วโมงต่อวัน

และตอนนี้เราเหลือเวลาอีก เพียง 8 ชั่วโมง ซึ่งจำเป็นต้องยกเวลาให้อาหารมื้อเช้ากับอาหารมื้อเย็นอีกมื้อละ 1 ชั่วโมงรวมเป็น 2 ชั่วโมง… ทำให้เศษเวลาเหลือเพียง 6 ชั่วโมง ซึ่งก็ถือว่ายังมีเหลือไม่น้อยถ้าเทียบกับเวลาทำงานหรือเรียนที่ใช้เพียง 7 ชั่วโมง

แต่ 6 ชั่วโมงที่เหลือไม่ได้มากเลยถ้าต้องใช้ไปกับการเดินทาง ไป–กลับ และกิจกรรมส่วนตัวทั้งที่ทำเพื่อตัวเองและทำเพื่อคนอื่น

และความจริงก็คือ… เวลาที่คนๆ หนึ่งใช้สร้างคุณค่าได้ในแต่ละวันมีไม่มาก ถ้านับเอา 7 ชั่วโมงทำงานหรือเรียน รวมกับ 6 ชั่วโมงที่อาจจะเหลือไม่มาก หรือไม่เหลือเวลาพอจะเอาไปนับรวมกับ 7 ชั่วโมงให้ครบ 10 ชั่วโมงต่อวันสำหรับสร้างคุณค่าให้บางสิ่ง… โดยเฉพาะตัวเองได้แล้ว… เวลาจึงเป็นทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดที่ควรค่าต่อการให้คุณค่าอย่างยิ่ง

ในทางธุรกิจและการจัดการ… เวลาเป็นทรัพยากรที่ต้องใช้ด้วยคุณค่าสูงสุด ไม่ต่างจากทุนและทรัพยากรอื่นๆ ในธุรกิจ… ในตำราการจัดการทุกมิติ จึงมีเครื่องมือบริหารเวลาให้ศึกษาเรียนรู้และนำไปใช้งานคู่กับองค์ความรู้ด้านการจัดการเสมอ… เอาแค่นิยามของการบริหารเวลา หรือ Time Management ที่ตีความหมายถึง ทักษะ เครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในการจัดการงาน… ทักษะ เครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในจัดการโครงการ หรือ ทักษะ เครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในการบรรลุเป้าหมายให้สำเร็จในเวลาที่กำหนด… รวมถึงการวางแผน การจัดสรร กำหนดเป้าหมาย วิเคราะห์การใช้เวลา การตรวจสอบเทียบกรอบเวลา การจัดการองค์กร การกำหนดตารางเวลา และการจัดลำดับความสำคัญ…

นอกจากนั้นในระยะหลังยังมีทฤษฎีองค์กรสมัยใหม่ ที่ยืนยันโดยนักธุรกิจและนักบริหารที่ประสบความสำเร็จ ในการใช้เครื่องมือบริหารเวลา มาใช้กับ “กิจกรรมส่วนบุคคลทั้งกับตนเองและทรัพยากรบุคคลในองค์กร” และให้ผลลัพธ์ที่ยืนยันด้วยความสำเร็จต่อเป้าหมายมากมาย… ซึ่งแปลว่า วิธีจัดการธุระผ่านการจัดการเวลามีเทคนิควิธีการให้เรียนรู้อยู่ไม่น้อย

กรณีปรัชญาการผลิตแบบทันเวลา หรือ Just In Time Production หรือ JIT ที่พัฒนาและนำใช้โดยผู้บริหาร TOYOTA จนกลายเป็นปรัชญาอุตสาหกรรมแห่งศตวรรษที่ 20 ก็ว่าได้นั้น… ล้วนพัฒนาระบบโดยคำนึงอ้างอิง “คาบเวลา” ในแต่ละกิจกรรมอย่างเข้มข้นจนกลายเป็นสูตรสำเร็จที่ยอมรับและนำใช้อย่างกว้างขวางทั่วโลก

แต่ชีวิตจริงกับขบวนการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรมนั้นแตกต่างกัน เครื่องมือและแนวคิดที่ใช้เพื่อจัดการเวลาจึงแตกต่างกัน ซึ่งโดยทั่วไปคนส่วนใหญ่จะจัดการเวลาตาม Priorities and Goals หรือลำดับความสำคัญและเป้าหมาย… ซึ่งหลายครั้งสำหรับหลายคนจะมี กิจวัตรและเป้าหมายที่มีความสำคัญจำนวนมากรอจัดการในเวลาที่จำกัด การวิเคราะห์เพื่อจัดลำดับความสำคัญ หรือ Priorities เพื่อให้เห็นลำดับความสำคัญจึงจำเป็น… โดยพื้นฐานเราจะใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า The Eisenhower Method หรือ กล่องไอเซนฮาวร์ เพื่อช่วยทำรายการหรือลำดับความสำคัญของธุระ

แต่หลายกรณีสำหรับบางคน… นอกจากจะมองกิจธุระผ่านกรอบ Eisenhower Method แล้ว… ยังมีการนำมาวิเคราะห์แบบ Pareto Principle หรือ 80/20 Rule หรือ กฏ 80/20 ของพาเรโต้ ซึ่งเป็นหลักการวิเคราะห์หา “กิจธุระทรงคุณค่า 20% ที่ให้ผลลัพธ์ครอบคลุม หรือให้คุณค่าได้อีก 80% หรือบางครั้งก็เรียกว่า หลักการทำน้อยได้มาก” 

ประเด็นเป็นแบบนี้ครับ… เมื่อท่านใช้เวลาไปกับสิ่งใดแล้วก็ตาม เวลาจะหมดไปเท่าที่ใช้ไปนั้น คนส่วนใหญ่จึงนับเวลาเทียบกับกิจกรรมที่ใช้เวลาไป และหาคุณค่าของกิจกรรมที่ช่วยใช้เวลานั้น… คนส่วนใหญ่จะใช้เวลาไปกับเรื่องที่สำคัญ หรือ Important ที่เร่งด่วน หรือ Urgent ซึ่งเป็นกล่อง ซ้ายบนของกล่องไอเซนฮาวร์… แต่นักบริหารหลายท่านเรียกธุระในกล่องซ้ายบนว่า “งานดับเพลิง” ซึ่งมักจะเป็นเรื่องไฟลนก้นต้องหาทางดับให้ไว… นักบริหารหลายท่านจึงมักจะมีความเห็นและหาทางทำ “ธุระจำเป็นที่ไม่เร่งด่วน หรือ Important/Not Urgent ในรายการขวาบนของกล่องไอเซนฮาวร์” เพื่อป้องกันงาน “จำเป็นเร่งด่วน” ที่รบกวนและถึงขั้นหลอกหลอนใครหลายๆ คนไปชั่วชีวิตก็มี… พ่อแม่ที่ใส่ใจและให้เวลาลูกตอนช่วงวัยที่ต้องการพ่อแม่อย่างวัยเด็ก ซึ่งจำเป็นแต่ไม่เร่งด่วน… 15–20 ปีต่อมาก็จะได้ลูกที่ไม่สร้างเรื่องจำเป็นเร่งด่วนเป็นภาระพ่อแม่ ซึ่งมีสถิติชัดเจนจากหลายมิติยืนยัน

โดยส่วนตัวผมมีปัญหาเรื่องการออกกำลังกายและนอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอ ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นแต่ไม่เร่งด่วน และรู้อยู่เต็มอกว่าจะลดธุระจำเป็นเร่งด่วนอย่างหาหมอกินยาได้พอสมควร หรืออย่างน้อยก็ยืดเวลาออกไปได้… 

ท่านหล่ะครับ… มีธุระจำเป็นแต่ไม่เร่งด่วนให้คิดอยากทำบ้างมั๊ย หรือ สนุกท้าทายกว่าตอนมันเร่งด่วนแบบ… ก้นไหม้หัวไฟลุกสนุกดี!!!

อ้างอิง

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Add Reder's Line friends

เพิ่ม Reder เป็นเพื่อนทาง Line... เรามีเรื่องเล่าและแรงบันดาลใจส่งให้ท่านทุกวันคี่

Related Post

Standing Meeting

Super Productive Meeting… ประชุมให้ได้เรื่องได้ราวสูงสุด

การประชุมเป็นได้ทั้งกลไกการขับเคลื่อนผลักดัน และอุปสรรคขวางกั้นหลายๆ อย่างที่จะเกิดขึ้นหลังประชุม… ถ้าทีมหรือองค์กรไหนโชคดีที่การประชุมทุกครั้งสร้างการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีได้ ส่วนใหญ่จะก้าวหน้าเติบโตชัดเจน… ส่วนทีมหรือองค์กรไหนที่การประชุมเป็นเพียงการพบปะเพื่อกลับไปทำงานเดิมๆ ให้ลุล่วง หรือย่ำแย่ถึงขั้น “ไม่มีข้อสรุปสร้างสรรค์จากที่ประชุม…” ส่วนใหญ่ก็จะน่าเบื่อและวนเวียนอยู่กับที่ และไม่มีอะไรน่าสนใจให้ตื่นเต้น… และอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรแบบแตงเถาตายรอวันเน่าไปเท่านั้น

Mental Exercises… วิธีเปลี่ยน Mindset

ทุกท่านทราบดีอยู่แล้วว่า Growth Mindset เป็นเรื่องสำคัญที่เปลี่ยนท่านไปเป็นอะไรก็ได้ที่ท่านปราถนา… และก็เป็นที่ทราบกันดีแหละว่า… Fixed Mindset ก็เป็นอุปสรรคที่คอยตรึงท่านเอาไว้กับ Comfort Zone ด้วยความกลัวและหวาดระแวงหลายอย่าง… เหมือนตัวขาวกับตัวดำในสมองของเราที่ขัดแย้งกันจนสุดท้าย… เสียเวลาไปอย่างน่าเสียดาย

Ozone Depletion เมื่อชั้นโอโซนบางลง กลายเป็นหลุมและรูรั่ว #FridaysForFuture

โอโซน หรือ O3 เป็นก๊าซซึ่งประกอบด้วยธาตุออกซิเจนจำนวน 3 โมเลกุล มีอยู่เพียง 0.0008% ในบรรยากาศ แต่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นเกาะป้องกันรังสีอุลตราไวโอเล็ต หรือ UV ซึ่งเป็นอันตรายต่อสิ่งมีชีวิตบนโลก