Deadline

Time Management…

เวลาคือความเสมอภาคเดียวที่ทุกชนชั้นวรรณะมีเท่ากัน… ผมหาหลักฐานอ้างอิงไม่ได้ว่าใครเป็นคนแรกที่กล่าวคำพูดประโยคนี้ไว้ แต่ผมเห็นด้วย… แม้ผมจะทราบและเชื่อว่า “เวลา” ในระดับอวกาศและเอกภพ เป็นคนละเรื่องกับเวลาที่เราพูดถึงกันบนโลกโดยมนุษย์โลก

ประเด็นก็คือ แต่ละคนสร้างมูลค่าเพิ่มต่อหน่วยเวลาได้ไม่เท่ากัน จนหลายกรณีกลายเป็นความเหลื่อมล้ำ เลยเถิดกลายเป็นปัญหาและข้อถกเถียงที่หาคำตอบไม่ได้มากมาย…

แต่ไม่ว่าจะอย่างไร… วงจรชีวิตเราท่านก็ต้องใช้เวลาไปกับการกินและการนอน เพื่อให้ร่างกายสามารถตื่นขึ้นมาใช้เวลาที่เหลืออยู่ สร้างคุณค่าบางอย่างที่เจ้าตัวให้ราคาและความสำคัญที่จะใช้เวลากับสิ่งที่ทำ จนกว่าจะหิวอีกรอบและง่วงนอนอีกครั้ง

ประเด็นเรื่องนอน… ซึ่งถือเป็นเรื่องการใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันที่มีเพียง 24 ชั่วโมง ไปกับการพักร่างกายด้วยการนอนหลับ เพื่อให้ร่างกายพร้อมใช้อีกครั้งในรอบวันถัดไปที่เหลือเวลาสำหรับทุกอย่างอยู่เพียง 16 ชั่วโมงเท่านั้น

รศ.นพ.ณัฐพงษ์ เจียมจริยธรรม หัวหน้าศูนย์ความเป็นเลิศทางการแพทย์ด้านความผิดปกติจากการนอนหลับ ศูนย์นิทราเวช โรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ กล่าวถึงเวลาการนอนที่มีคุณภาพว่า… เมื่อก่อนมีการศึกษาพบว่าเวลา 6-8 ชั่วโมงเป็นเวลานอนที่ดี แต่ตอนนี้มีการศึกษาและพบข้อมูลชุดใหม่ที่ออกมาโต้แย้งว่าการนอนที่ดีคือ 7-8 ชั่วโมงต่อวันต่างหาก และใครที่นอนน้อยกว่า 6 ชั่วโมงถือเป็นเรื่องไม่ปกติ ที่อาจส่งผลกระทบของการเจ็บป่วยในบางโรคที่ไม่ใช่ภาวะปกติของร่างกาย

การหักเวลานอน 8 ชั่วโมงต่อวันออกไปจึงสมเหตุผล… และเหลือเวลา 16 ชั่วโมงสำหรับทำกิจกรรมคุณค่าต่างๆ หรือ Value Activities… เด็กวัยเรียนถูกกำหนดให้ใช้ 8 ชั่วโมงไปกับสถานศึกษา… ผู้ใหญ่วัยทำงานก็ถูกกำหนดให้ใช้เวลา 8 ชั่วโมงไปกับการงานไม่ต่างกัน… โชคดีที่ใน 8 ชั่วโมงนี้มีเวลาอาหารกลางวันอยู่ 1 ชั่วโมง… ทำให้เวลาเรียนหรือเวลาทำงานจริงๆ เหลือ 7 ชั่วโมงต่อวัน

และตอนนี้เราเหลือเวลาอีก เพียง 8 ชั่วโมง ซึ่งจำเป็นต้องยกเวลาให้อาหารมื้อเช้ากับอาหารมื้อเย็นอีกมื้อละ 1 ชั่วโมงรวมเป็น 2 ชั่วโมง… ทำให้เศษเวลาเหลือเพียง 6 ชั่วโมง ซึ่งก็ถือว่ายังมีเหลือไม่น้อยถ้าเทียบกับเวลาทำงานหรือเรียนที่ใช้เพียง 7 ชั่วโมง

แต่ 6 ชั่วโมงที่เหลือไม่ได้มากเลยถ้าต้องใช้ไปกับการเดินทาง ไป–กลับ และกิจกรรมส่วนตัวทั้งที่ทำเพื่อตัวเองและทำเพื่อคนอื่น

และความจริงก็คือ… เวลาที่คนๆ หนึ่งใช้สร้างคุณค่าได้ในแต่ละวันมีไม่มาก ถ้านับเอา 7 ชั่วโมงทำงานหรือเรียน รวมกับ 6 ชั่วโมงที่อาจจะเหลือไม่มาก หรือไม่เหลือเวลาพอจะเอาไปนับรวมกับ 7 ชั่วโมงให้ครบ 10 ชั่วโมงต่อวันสำหรับสร้างคุณค่าให้บางสิ่ง… โดยเฉพาะตัวเองได้แล้ว… เวลาจึงเป็นทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดที่ควรค่าต่อการให้คุณค่าอย่างยิ่ง

ในทางธุรกิจและการจัดการ… เวลาเป็นทรัพยากรที่ต้องใช้ด้วยคุณค่าสูงสุด ไม่ต่างจากทุนและทรัพยากรอื่นๆ ในธุรกิจ… ในตำราการจัดการทุกมิติ จึงมีเครื่องมือบริหารเวลาให้ศึกษาเรียนรู้และนำไปใช้งานคู่กับองค์ความรู้ด้านการจัดการเสมอ… เอาแค่นิยามของการบริหารเวลา หรือ Time Management ที่ตีความหมายถึง ทักษะ เครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในการจัดการงาน… ทักษะ เครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในจัดการโครงการ หรือ ทักษะ เครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในการบรรลุเป้าหมายให้สำเร็จในเวลาที่กำหนด… รวมถึงการวางแผน การจัดสรร กำหนดเป้าหมาย วิเคราะห์การใช้เวลา การตรวจสอบเทียบกรอบเวลา การจัดการองค์กร การกำหนดตารางเวลา และการจัดลำดับความสำคัญ…

นอกจากนั้นในระยะหลังยังมีทฤษฎีองค์กรสมัยใหม่ ที่ยืนยันโดยนักธุรกิจและนักบริหารที่ประสบความสำเร็จ ในการใช้เครื่องมือบริหารเวลา มาใช้กับ “กิจกรรมส่วนบุคคลทั้งกับตนเองและทรัพยากรบุคคลในองค์กร” และให้ผลลัพธ์ที่ยืนยันด้วยความสำเร็จต่อเป้าหมายมากมาย… ซึ่งแปลว่า วิธีจัดการธุระผ่านการจัดการเวลามีเทคนิควิธีการให้เรียนรู้อยู่ไม่น้อย

กรณีปรัชญาการผลิตแบบทันเวลา หรือ Just In Time Production หรือ JIT ที่พัฒนาและนำใช้โดยผู้บริหาร TOYOTA จนกลายเป็นปรัชญาอุตสาหกรรมแห่งศตวรรษที่ 20 ก็ว่าได้นั้น… ล้วนพัฒนาระบบโดยคำนึงอ้างอิง “คาบเวลา” ในแต่ละกิจกรรมอย่างเข้มข้นจนกลายเป็นสูตรสำเร็จที่ยอมรับและนำใช้อย่างกว้างขวางทั่วโลก

แต่ชีวิตจริงกับขบวนการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรมนั้นแตกต่างกัน เครื่องมือและแนวคิดที่ใช้เพื่อจัดการเวลาจึงแตกต่างกัน ซึ่งโดยทั่วไปคนส่วนใหญ่จะจัดการเวลาตาม Priorities and Goals หรือลำดับความสำคัญและเป้าหมาย… ซึ่งหลายครั้งสำหรับหลายคนจะมี กิจวัตรและเป้าหมายที่มีความสำคัญจำนวนมากรอจัดการในเวลาที่จำกัด การวิเคราะห์เพื่อจัดลำดับความสำคัญ หรือ Priorities เพื่อให้เห็นลำดับความสำคัญจึงจำเป็น… โดยพื้นฐานเราจะใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า The Eisenhower Method หรือ กล่องไอเซนฮาวร์ เพื่อช่วยทำรายการหรือลำดับความสำคัญของธุระ

แต่หลายกรณีสำหรับบางคน… นอกจากจะมองกิจธุระผ่านกรอบ Eisenhower Method แล้ว… ยังมีการนำมาวิเคราะห์แบบ Pareto Principle หรือ 80/20 Rule หรือ กฏ 80/20 ของพาเรโต้ ซึ่งเป็นหลักการวิเคราะห์หา “กิจธุระทรงคุณค่า 20% ที่ให้ผลลัพธ์ครอบคลุม หรือให้คุณค่าได้อีก 80% หรือบางครั้งก็เรียกว่า หลักการทำน้อยได้มาก” 

ประเด็นเป็นแบบนี้ครับ… เมื่อท่านใช้เวลาไปกับสิ่งใดแล้วก็ตาม เวลาจะหมดไปเท่าที่ใช้ไปนั้น คนส่วนใหญ่จึงนับเวลาเทียบกับกิจกรรมที่ใช้เวลาไป และหาคุณค่าของกิจกรรมที่ช่วยใช้เวลานั้น… คนส่วนใหญ่จะใช้เวลาไปกับเรื่องที่สำคัญ หรือ Important ที่เร่งด่วน หรือ Urgent ซึ่งเป็นกล่อง ซ้ายบนของกล่องไอเซนฮาวร์… แต่นักบริหารหลายท่านเรียกธุระในกล่องซ้ายบนว่า “งานดับเพลิง” ซึ่งมักจะเป็นเรื่องไฟลนก้นต้องหาทางดับให้ไว… นักบริหารหลายท่านจึงมักจะมีความเห็นและหาทางทำ “ธุระจำเป็นที่ไม่เร่งด่วน หรือ Important/Not Urgent ในรายการขวาบนของกล่องไอเซนฮาวร์” เพื่อป้องกันงาน “จำเป็นเร่งด่วน” ที่รบกวนและถึงขั้นหลอกหลอนใครหลายๆ คนไปชั่วชีวิตก็มี… พ่อแม่ที่ใส่ใจและให้เวลาลูกตอนช่วงวัยที่ต้องการพ่อแม่อย่างวัยเด็ก ซึ่งจำเป็นแต่ไม่เร่งด่วน… 15–20 ปีต่อมาก็จะได้ลูกที่ไม่สร้างเรื่องจำเป็นเร่งด่วนเป็นภาระพ่อแม่ ซึ่งมีสถิติชัดเจนจากหลายมิติยืนยัน

โดยส่วนตัวผมมีปัญหาเรื่องการออกกำลังกายและนอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอ ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นแต่ไม่เร่งด่วน และรู้อยู่เต็มอกว่าจะลดธุระจำเป็นเร่งด่วนอย่างหาหมอกินยาได้พอสมควร หรืออย่างน้อยก็ยืดเวลาออกไปได้… 

ท่านหล่ะครับ… มีธุระจำเป็นแต่ไม่เร่งด่วนให้คิดอยากทำบ้างมั๊ย หรือ สนุกท้าทายกว่าตอนมันเร่งด่วนแบบ… ก้นไหม้หัวไฟลุกสนุกดี!!!

อ้างอิง

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Tumblr

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Recent Posts