การบริหารเวลาหรือ Time Management เป็นทักษะหนึ่งที่ระบุว่า คนในศตวรรษที่ 21 ต้องมีทักษะนี้เป็นคุณสมบัติ… เพราะหลายกรณีชี้ชัดว่า คนที่รู้จักบริหารเวลาและใช้เครื่องมือจัดการเวลาเป็น… มีดีมากมายซ่อนอยู่ในอุปนิสัยและทักษะเรื่องเวลา
ถ้าท่านนัดใครเก้าโมงเช้า และท่านตั้งใจไปตามนัดให้ทันเก้าโมงเช้า… บรรยากาศการนัดหมายคงจะราบรื่นทุกความสัมพันธ์… ถ้าท่านไปช้าซักห้านาทีก็คงไม่มีอะไรมาก แม้อีกฝ่ายจะมาตรงเวลาหรือก่อนหน้านั้นนิดหน่อย… แต่ถ้าท่านไปช้าครึ่งชั่วโมง ผมไม่คิดว่าคนรอจะปลื้มในทุกกรณีและความสัมพันธ์… โดยเฉพาะกับคนตรงเวลาที่จะมีนิสัยปรับตารางเวลาให้ตรงและลงตัวเสมอ… ซึ่งการไปสายระดับครึ่งชั่วโมงคือเวลาที่ต้องกระทบตารางถัดไปของเขาครึ่งชั่วโมง… หรืออย่างกรณีการปวดปัสสาวะตอนเก้าโมงแต่เป็นเวลานัดรับท่าน ก็เลยกลั้นปัสสาวะไว้ก่อน แต่ท่านมาช้าไปครึ่งชั่วโมงโดยให้คนปวดปัสสาวะที่มาตรงเวลารอนานขนาดนั้น…
แต่การตรงเวลาไม่ใช่การบริหารเวลา… การตรงเวลาเป็นเพียงผลจากการบริหารเวลาด้วย Mindset ที่รับผิดชอบและใส่ใจเท่านั้น… ที่ต้องเข้าใจก่อนอื่นก็คือ… เวลาเป็นทรัพยากรของคนที่ยังมีชีวิตอยู่ และแทรกอยู่กับทุกๆ กิจกรรมที่คนยังไม่ตายต้องใช้… ท่านต้องมีเวลานอน… เวลากิน… เวลาเดินทาง… เวลาทำงาน… เวลาพักผ่อน… เวลาเรียน… และอะไรอีกมากที่เป็นกิจกรรมในชีวิต ทั้งที่เป็นกิจวัตรที่ต้องทำประจำและเป็นกิจกรรมที่ความถี่และความสม่ำเสมอน้อยกว่ากิจวัตร
ประเด็นก็คือ… คนส่วนใหญ่ไม่เคยรู้จัก “รูปแบบกิจวัตรและกิจกรรม” ของตัวเองในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือนหรือแต่ละปีเท่าไหร่… หลายเรื่องเราปล่อยไปตามความคุ้นชินโดยไม่คิดว่าจะต้องเอามา Adjust หรือปรับแต่งใส่ “ตารางเวลา” ของตัวเองเลย เช่น เวลานอน เวลาออกกำลังกาย เวลาอ่านหนังสือ เวลาเล่นเฟซบุ๊ค เวลาตอบไลน์
หลายคนติดมือถือเพราะว่าต้องตอบไลน์ตลอดเวลา แถมตั้งเสียงเตือนไว้ให้ตัวเองเด้งมารับข้อความได้เร็วยิ่งกว่าพนักงานรับโทรศัพท์สมัยก่อนจะมีมือถือเสียอีก… ถ้าสมมุติว่าท่านกำลังเตรียม Power Point ไปรายงานที่ประชุมอยู่ และโทรศัพท์ของท่านเรียกให้รับข้อความจากคนนั้นคนนี้ทุกสิบนาที… Power Point ไฟล์นั้นแทนที่จะเสร็จภายในหนึ่งชั่วโมง ท่านอาจจะต้องใช้ถึงสองชั่วโมงก็ได้…
ถ้ามองในเชิงประสิทธิภาพ… การใช้เวลาสองชั่วโมงทำงานที่ทำแค่ชั่วโมงเดียวก็เสร็จ… ย่อมถือว่าประสิทธิภาพและความสามารถย่ำแย่กว่าที่ควรจะเป็นเท่าตัวเลยทีเดียว… ถึงตรงนี้ท่านจะเห็นว่า “เวลา” เป็นเครื่องมือเปรียบเทียบที่วัดแทบจะทุกอย่างในโลกใบนี้ได้หมด… รวมทั้งชีวิตเราท่านที่หมดเวลาตอนตายด้วย
ประเด็นก็คือ หากเราใส่ใจกิจกรรมและกิจวัตรโดยลงมาดูรายละเอียดเรื่องเวลาในตารางที่เราทุกคนมีจำกัดเพียงวันละ 24 ชั่วโมงให้ดี… หลายครั้งเราจะเห็นเศษเวลาที่ถูกทิ้งอย่างไร้ค่า แทรกอยู่มากมายในแต่ละวัน… ซึ่งเศษเวลาเหล่านี้เมื่อกระจัดกระจายอยู่ก็อาจจะดูไร้ค่า ต่อเมื่อท่านขยับตารางเวลาให้แต่ละ “บล๊อคกิจกรรม” ลงตัวมากขึ้น เหลือเศษเวลาอย่างเช่น การรอ การคร่าเวลา และการทำอะไรไม่ต้องรีบก็ได้เพราะยังไม่ถึงเวลา… ให้ไปรวมกันเป็น “บล๊อค” ขนาดครึ่งชั่วโมงหรือหนึ่งชั่วโมงขึ้นไปได้… ท่านก็น่าจะหาประโยชน์จากเวลาขนาดนั้นได้เช่นกัน
ปัจจุบันบล๊อคเวลา หรือ Time Blocking จึงเป็นเรื่องใหญ่สำหรับคนที่เห็นคุณค่าของเวลา นำมาปรับใช้กับทุกอย่างรอบตัวตั้งแต่ชีวิตประจำวันจนถึงวางแผนลงทุนและธุรกิจ… ถ้าท่านสังเกตุก็จะทราบว่า ปัจจุบันมีซอฟแวร์มากมายที่ให้บริการเครื่องมือ Time Blocking เพื่อบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น Google Calendar, Office 365 Calendar, Salesforce Calendar และอีกมากมายที่ตัวซอฟท์แวร์เหล่านี้ สามารถแบ่งปันข้อมูลกับคนอื่นได้ด้วย… ซึ่งธุรกิจระดับองค์กรต่างก็ใช้ Time Blocking Tools เหล่านี้กันในองค์กรทั้งสิ้น แม้แต่ SME บางส่วนก็นำไปใช้กันแล้วเช่นกัน
แต่ไม่ว่าจะอย่างไร… การบริหารเวลา หรือ Time Management ก็ยังเป็น Mindset ของคนๆ หนึ่งเสมอ… ไม่ว่าจะบริหารเวลาของตัวเองหรือบริหารเวลาบนกิจกรรมที่ต้องใช้เวลาร่วมกับคนอื่น… สุดท้ายก็ยังต้องกลับมาดูเรื่อง “ใส่ใจ” กับเวลาแค่ไหน
โดยส่วนตัวผมเป็นคนตรงเวลามานานจนคนรอบตัวและที่รู้จักคุ้นเคยทราบดีว่า… พวกเขาเชื่อใจเรื่องตรงเวลาของผมได้ทุกกรณีเสมอ… แน่นอนว่าบ่อยครั้งผมจะกลายเป็นคนรอและนั่งหายใจคร่าเวลาอยู่บ้าง… แต่ผมก็ไม่เคยคิดจะเปลี่ยนตัวเองไปเป็นคนมาสายและไม่ใส่ใจเรื่องเวลากับใคร เพราะผมตรงเวลากับตัวเองและเคารพ Time Blocking ของตัวเองอยู่
จบก่อนน๊ะครับ… หมดเวลาเขียนบทความพอดี!
